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合同管理流程及文档归档标准模板

一、适用范围与典型应用场景

采购与销售合同管理（如原材料采购、产品销售服务协议）；

合作协议管理（如项目合作、联营协议）；

劳动合同管理（员工录用、岗位协议）；

服务外包合同管理（如IT运维、咨询服务）；

资产处置合同管理（如设备转让、房产租赁）。

通过标准化流程，保证合同合规、权责清晰，降低法律风险，提升管理效率。

二、合同全流程操作指引

（一）合同发起与准备

需求提出

业务部门根据项目或业务需求，明确合同标的、数量、金额、履行期限等核心要素，填写《合同立项申请表》（见表1），部门负责人*审批后提交至合同管理部门。

关键动作：确认合作方主体资格（如营业执照、资质证书等），避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。

合同起草

业务部门联合法务/合规部门（或外部法律顾问）起草合同文本，优先使用单位制式的标准合同模板；无模板时，需明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。

输出成果：《合同（草案）》《合作方主体资格审查表》（见表2）。

（二）合同审核

部门审核

业务部门负责人*审核合同内容的业务合理性（如需求匹配度、价格公允性），签署审核意见。

财务部门*审核合同条款的财务合规性（如付款方式、税费承担、发票类型），保证符合单位财务制度。

法务审核

法务部门*（或授权合规专员）审核合同的法律风险，重点检查：

主体资格是否合法有效；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否清晰。

审核结果：通过、需修改、不通过（需书面说明理由，退回发起部门）。

会签（如需）

涉及重大事项（如金额超限、跨境合作）的合同，需提交分管领导、总经理（或决策机构）会签，最终审批权限按单位《合同管理办法》执行。

（三）合同签署

用印申请

审核通过后，合同管理部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本及审批文件，提交至授权用印人*审批。

注意：合同文本需与审核版本一致，未经允许不得擅自修改条款。

签署与交付

双方法定代表人/授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）；授权代表签署的，需提供《授权委托书》（见表3）。

签署完成后，正本合同至少一式两份（单位留存一份，合作方留存一份），电子版同步存档。

（四）合同执行与监控

履行跟踪

业务部门作为合同执行主体，建立《合同执行跟踪表》（见表4），定期记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对异常情况（如延迟履行、质量争议）及时上报并处理。

验收与结算

合同义务完成后，业务部门组织验收（可邀请技术、质量部门参与），形成《验收报告》；财务部门凭验收报告、发票等资料办理结算。

（五）合同变更与解除

变更流程

需变更合同时双方协商一致并签订《合同变更协议》，按原审批流程审核、签署；变更协议作为原合同补充，与原合同具有同等法律效力。

解除流程

单方解除合同的，需书面通知对方并说明理由（符合法定或约定解除条件）；双方协商解除的，签订《合同解除协议》，明确责任划分及后续处理事宜。

（六）合同归档

归档范围

合同全生命周期文件：立项申请、审批文件、合同文本（含附件）、签署页、变更/解除协议、验收报告、付款凭证、沟通函件等。

归档流程

合同履行完毕或终止后30个工作日内，业务部门将合同文件整理成册（纸质版需编写页码、装订，电子版需命名规范），移交至档案管理部门*，填写《合同归档清单》（见表5），双方签字确认。

三、核心工具表格模板

表1：合同立项申请表

项目名称

合同编号

合作方名称

申请部门

申请人*

合同标的

涉及金额（万元）

履行期限

预计签署日期

需求说明（可附页）

部门负责人意见

签字：*

日期：

合同管理部门意见

签字：*

日期：

表2：合作方主体资格审查表

合作方名称

统一社会信用代码

法定代表人*

注册地址

联系方式

经营范围

营业执照有效期

资质证书名称及编号

有效期

审查结论（可附页）

□通过□不通过□补充材料

审查人：*

日期：

表3：授权委托书（模板）

致：[合作方名称]

本人/本单位（姓名/名称：，证件号码号/统一社会信用代码：）系[单位名称]的法定代表人/授权代表，现授权（证件号码号：）作为我方授权代表，就[合同名称]（合同编号：*）事宜，代为办理签署合同、变更、解除及履行相关文件等事宜。授权期限自年月日至年月日。

授权人（签字/盖章）：*

被授权人（签字）：*

日期：年月日

表4：合同执行跟踪表

合同编号

合同名称

合作方

计划节点

实际节点

履行情况（正常/延迟/异常）

责任部门

责任人*

处理措施

表5：合同归档清单

档案编号

合同名称

合同编号

归档部门

归档人*

归档日期

存放位置（柜号/文件夹）

保管期限

移交部门确认

签字：*

日期：

档案部