行政文件归档管理指南.docVIP

行政文件归档管理通用指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企事业单位、社会团体等组织在日常行政活动中形成的各类文件的归档管理工作，涵盖但不限于以下场景：

日常办公文件：如通知、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复等；

人事管理文件：如员工入职登记表、劳动合同、岗位调整通知、培训记录等；

资产管理文件：如设备采购合同、资产登记台账、维护保养记录等；

合同协议文件：如业务合作合同、服务协议、补充协议等（不含涉密或需单独保管的合同）；

资质证照文件：如组织机构代码证、营业执照、许可证等复印件及年检记录；

专项工作文件：如项目立项材料、验收报告、审计报告等。

通过规范归档，保证文件完整、安全、可追溯，为日常查阅、审计检查、历史追溯等提供支持。

二、行政文件归档全流程操作步骤

（一）文件收集：明确责任，保证全面覆盖

收集范围界定：根据文件价值，确定需归档的文件类型（参考“适用范围”），避免遗漏重要文件或归档无关材料。

收集责任分工：

各部门负责人为部门文件归档第一责任人，需指定专人（如部门文员*）负责本部门文件收集；

行政部门统筹全局，定期（如每月末）对各部门收集情况进行督促检查。

收集时间要求：

日常文件：在文件办理完毕后3个工作日内完成收集；

专项工作文件：在项目结束后5个工作日内完成收集；

年度文件：次年1月10日前完成上一年度所有文件的集中收集。

（二）文件分类：科学分类，便于系统管理

一级分类（按部门）：根据文件形成部门划分，如“行政部”“人事部”“财务部”“业务部”等（部门名称与组织架构一致）。

二级分类（按文件类型）：在一级分类下，按文件性质进一步细分，如：

行政部：“综合管理”“会议管理”“后勤保障”；

人事部：“招聘录用”“培训发展”“薪酬福利”“绩效考核”；

业务部：“合同协议”“项目资料”“客户资料”。

三级分类（按时间或年度）：在二级分类下，按文件形成年度或季度排列，如“2024年度”“2024年Q1”等。

（三）文件整理：规范整理，保障文件质量

检查文件完整性：核对文件是否包含、附件、审批手续（如签字、盖章），保证无缺页、漏项。

去除无关材料：剔除文件中的草稿、重复件、无用的便签等，仅保留最终有效版本。

修复破损文件：对撕裂、字迹模糊的文件进行修补、复印，保证内容清晰可读。

统一装订方式：

纸质文件：使用不锈钢夹或胶装装订，避免使用金属订书钉（易氧化）；

超过50页的文件：需加装封面（含文件标题、部门、日期、页数）和封底，三孔左侧装订。

（四）文件编号：唯一标识，实现精准检索

编号规则：采用“部门代号-年度-分类代号-流水号”格式，示例：

行政部2024年综合管理类第1号文件：“XZ-2024-ZH-001”；

人事部2024年招聘录用类第5号文件：“RS-2024-ZP-005”。

编号标注：将编号打印或手写于文件封面右上角，每份文件唯一编号，不得重复。

（五）文件编目：建立索引，提升查找效率

编制纸质目录：按部门分类，逐份登记《行政文件归档目录表》（见模板1），内容包括文件编号、标题、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息。

录入电子系统：将目录信息同步录入组织内部的文档管理系统或Excel表格，支持关键词检索（如文件标题、部门、日期等）。

（六）文件归档：有序存放，保证安全保管

选择存储工具：

纸质文件：使用统一规格的档案盒（如长310mm×宽220mm），档案盒外侧面标注“部门-分类-年度-起止编号”（如“行政部-综合管理-2024-XZ-2024-ZH-001至020”）；

电子文件：存储于指定服务器或加密云盘，定期备份（每月1次），防止数据丢失。

排列上架：

纸质档案盒按“部门-分类-年度-流水号”顺序垂直排列于档案柜中，标签朝外，便于查找；

电子文件按相同规则建立文件夹层级，如“行政部-综合管理-2024-文件编号+文件名”。

（七）借阅管理：规范流程，防止文件流失

借阅申请：借阅人需填写《行政文件借阅登记表》（见模板2），注明文件编号、标题、借阅原因、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人签字后报行政部门审批。

借阅交接：

行政部门核对文件无误后，与借阅人当面清点文件数量及完整性，双方签字确认；

涉密或重要文件需经分管领导*审批，且借阅时需有部门人员陪同。

归还检查：借阅人需在到期前归还文件，行政部门检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后销毁借阅记录。

（八）保管期限与销毁：分类处置，合规管理

确定保管期限：根据文件价值划分保管期限，参考标准：

永久保存：如组织章程、重要合同、资质证照等；

长期保存（10-30年）：如年度工作总结、会议纪要、项目资料等；

短期保存（3-5年）：如日常通知、临时请示、一般报表等。

到期销毁流程：

行政部门每半年对到期文件进行清点，编制《行政