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企业文件档案管理规范及工具表

一、适用范围与应用场景

本规范及工具表适用于企业各类文件档案的全生命周期管理，涵盖行政、人事、财务、项目、合同、研发等各部门在运营过程中产生的具有保存价值的纸质及电子文件。具体应用场景包括：

日常办公文件（如通知、会议纪要、报告）的系统化归档；

项目全流程档案（如立项材料、过程文件、验收报告）的标准化管理；

合同类文件（如采购合同、销售合同、服务协议）的合规化留存；

员工人事档案（如入职材料、异动记录、离职文件）的规范化整理；

审计、合规检查时的档案快速调取与追溯；

企业历史资料、知识产权文件（如专利证书、技术图纸）的长期保存。

二、文件档案管理全流程操作指引

（一）文件分类与编号

文件分类标准

按部门+类型+年度三级分类，例如：“行政-制度-2024”“人事-招聘-2024”“项目-项目-2024”。具体类型包括：

行政类：管理制度、会议纪要、内部通知等；

人事类：劳动合同、简历、绩效考核、培训记录等；

财务类：凭证、报表、预算、审计报告等；

项目类：立项书、进度计划、验收报告、成果交付物等；

合同类：各类业务合同、补充协议、审批单等；

其他：研发文档、客户资料、资质证书等。

文件编号规则

格式为“部门简称-文件类型代码-年度-流水号”，例如：“XZ-ZD-2024-001”（行政-制度-2024-001）。部门简称及文件类型代码需提前统一制定（如“人事”简称“RS”，“合同”类型代码“HT”），保证全公司一致。

（二）文件收集与整理

收集责任

各部门指定专人（如部门助理或档案对接人*）为文件收集第一责任人，负责本部门日常文件、项目文件、合同文件等的定期收集；

项目文件需在项目各阶段（立项、执行、验收）完成后3个工作日内收集；

年度档案需在次年1月10日前完成上年度所有文件的汇总收集。

整理要求

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，按时间顺序或逻辑关系排序，检查完整性（如签字、盖章是否齐全），缺失部分需及时补充；

电子文件：命名规范与编号规则一致，格式为PDF/Word/Excel等通用格式（特殊情况需注明），重要电子文件需同时刻录光盘备份；

文件整理后需填写《文件归档登记表》（详见第三部分工具表单），注明文件名称、编号、份数、页数、责任人及归档日期。

（三）文件归档与存储

归档时间

日常文件：每月最后一个工作日完成当月文件归档；

项目文件：项目验收通过后5个工作日内完成归档；

年度档案：次年1月15日前完成归档并移交至档案室。

存储要求

纸质档案：使用统一规格的档案盒（长宽高符合国家标准），标签清晰标注“部门-类型-年度-流水号”，按编号顺序存入档案柜，柜外张贴目录索引；

电子档案：存储于企业指定的服务器或云盘，设置加密权限，定期（每季度）检查文件完整性，防止丢失或损坏；

特殊档案：涉密文件需单独存放，由行政部专人管理，非经授权不得查阅；重要合同、资质证书等需扫描存档原件，电子备份与纸质备份同步管理。

（四）文件借阅与使用

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日），部门负责人签字确认后提交至档案管理员*；

档案管理员审核文件状态（如是否为涉密、是否可外借），同意后登记借阅信息，借阅人签字领取；

涉密文件需经总经理或分管副总审批，借阅时需在指定区域查阅，不得带出档案室。

使用规范

借阅人需妥善保管文件，不得涂改、撕毁、转借或复制（复制需经审批）；

借阅期限届满需及时归还，如需续借需提前1天申请，续借不超过2个工作日；

归还时档案管理员需检查文件完整性，如有损坏或丢失，按公司规定处理。

（五）档案保管期限与销毁

保管期限划分

永久保存：公司章程、股东会决议、年度审计报告、重要合同、知识产权文件等；

长期保存（10-30年）：项目档案、财务凭证、人事档案（劳动合同、离职证明）等；

短期保存（1-10年）：日常通知、会议纪要、非重要报告等，到期可销毁。

销毁流程

档案管理员每年12月对到期档案进行鉴定，填写《档案销毁清单》，注明文件编号、名称、保管期限、销毁原因，经部门负责人、行政部负责人、分管副总审批后，方可销毁；

销毁时需由2人以上监销（档案管理员+行政部代表），销毁后在清单上签字确认，销毁清单需永久保存；

涉密文件销毁需使用专用粉碎机，保证信息无法复原，销毁过程全程记录。

三、常用管理工具表单模板

（一）文件分类目录表

部门简称

文件类型

类型代码

保管期限

示例编号

XZ

制度

ZD

长期

XZ-ZD-2024-001

RS

招聘

ZP

10年

RS-ZP-2024-005

CW

凭证

PZ

30年

CW-PZ-2024-120

XM

项目

XM

长期

XM-项目-2024-008

HT

合同

HT

永久

HT-采购-2024