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企业合同审核审批管理流程工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类合同的规范化管理，覆盖但不限于以下场景：

日常业务合作：如采购合同、销售合同、服务外包合同等，需明确双方权利义务、交付标准及付款条件。

战略合作协议：与供应商、客户或合作伙伴签订的长期框架协议，涉及合作范围、资源投入及争议解决机制。

内部协作文件：跨部门项目合作协议、资源使用约定等，需明确责任分工与成果归属。

合规性审查：劳动合同、保密协议、知识产权协议等，保证符合法律法规及企业内部制度要求。

合同变更与终止：对已生效合同的条款调整、续签或提前终止，需履行重新审批流程。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与资料准备

责任主体：业务部门负责人/项目负责人

操作说明：

明确合同需求：根据业务目标确定合同类型、合作方基本信息、核心条款（如金额、履行期限、交付标准）。

收集基础材料：

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）；

业务背景说明（如项目立项批复、需求调研报告）；

拟定的合同文本（需包含标的、数量、质量、价款、违约责任等核心要素）。

填写《合同发起申请表》：注明合同名称、编号、预算金额、预计签订日期、涉及部门及审批需求。

（二）法务部门初审

责任主体：法务专员/法务部门负责人

审核时限：收到完整材料后1-2个工作日

审核要点：

主体合法性：审查合作方是否具备签约资格（如营业执照有效期、经营范围、相关资质证书）。

条款合规性：检查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在显失公平、无效条款。

风险识别：重点关注违约责任、争议解决方式、知识产权归属、保密条款等法律风险点。

输出结果：

审核通过：出具《法务审核意见表》，标注“同意”及修改建议（如非必要条款可优化）；

审核不通过：书面反馈具体问题，要求业务部门修改后重新提交。

（三）业务部门协同审核

责任主体：业务部门负责人、财务部门、相关技术/运营部门

审核时限：法务初审通过后1个工作日

审核要点：

业务部门：确认合同内容与业务需求一致，交付标准、验收流程可执行；

财务部门：审查付款方式、发票类型、税务处理是否符合财务制度，预算是否在可控范围内；

技术/运营部门：涉及技术交付的，需审核技术参数、服务周期、售后支持等可行性。

输出结果：各部门在《合同协同审核表》中签署意见，无异议后进入下一环节；存在争议的，由业务部门牵头协调达成一致。

（四）分级审批决策

责任主体：根据合同金额/类型划分审批权限

审批权限标准（示例）：

合同类型

金额范围

审批人

日常采购/销售合同

≤10万元

部门负责人

10万-50万元

分管副总经理

＞50万元

总经理/总经理办公会

战略合作协议

不限

董事会/股东会

操作说明：

审批人根据审核意见及业务价值，在《合同审批表》中签署“同意”“补充说明”或“否决”意见；

“否决”需注明理由，业务部门根据意见调整后重新发起流程；

涉及重大事项（如对外担保、资产转让），需启动专项审批程序。

（五）合同签署与用印

责任主体：行政部（用印管理）、授权签约人

操作说明：

文本定稿：审批通过后，业务部门根据最终意见修订合同文本，保证各方版本一致；

用印申请：填写《合同用印申请表》，附审批完成的《合同审批表》及最终合同文本，提交行政部；

用印管理：行政部核对审批手续完备性，在合同指定位置加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；

签署交付：授权签约人（需法定代表人书面授权）与合作方签字盖章，原件至少一式两份（企业留存一份，合作方持一份）。

（六）合同归档与履约跟踪

责任主体：档案管理员、业务部门

操作说明：

归档登记：合同签署后3个工作日内，由档案管理员将合同原件、审批材料、补充协议等统一归档，录入《合同台账》（编号、名称、签约方、金额、履行期限、归档日期）；

履约跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，定期更新《合同履约情况表》，记录交付、验收、付款等关键节点；

风险预警：对即将到期或存在履约风险的合同（如逾期未付款、质量争议），及时上报分管负责人并启动应对措施。

三、标准化模板工具

（一）《合同基本信息登记表》

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按规则编制（如“年份-类型-序号”）

2024-采-001

合同名称

与文本标题一致

办公设备采购合同

甲方（我方）

全称、统一社会信用代码

科技有限公司

乙方（合作方）

全称、统一社会信用代码

商贸有限公司

合同类型

采购/销售/服务/战略等

采购合同

合同金额

大小写一致（含币种）

人民币伍万元整（￥50,000）

签订日期

年月日

2024年3月15日

履行期限

起止时间

2024年4月1日-2024年6月30日

项目负责人

姓名、联系方式（内部）

（分机8001）

归档状态

未归档/已归档

已归档

（二）《合同审核意