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标准化办公用品申请与采购流程模板

一、适用范围与常见应用场景

日常办公需求：如纸张、笔、文件夹等易耗品的补充；

新增岗位配置：新入职员工所需的办公文具、基础设备（如键盘、鼠标）；

专项任务支持：项目开展所需的特定物料（如会议用品、展示材料）；

设备维护替换：已损坏办公设备（如打印机硒鼓、办公椅配件）的更换。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请

申请人确认需求：申请人根据实际工作需要，明确所需办公用品的名称、规格型号、数量及用途，保证需求合理且必要。

填写《办公用品申请表》：通过OA系统、纸质表单或指定平台提交申请，填写内容需完整（详见“三、配套模板表格清单”），注明“紧急”或“常规”标识（紧急需求需说明原因，如会议当天需用）。

提交申请：将填写完整的申请表提交至直接部门负责人进行初审。

（二）部门审核与汇总

部门负责人初审：部门负责人审核申请的合理性，重点确认是否符合部门工作计划、是否属于重复申领（如上月刚申领的同类物品是否仍有库存），并在申请表上签署意见。

行政/综合管理部门复核：部门审核通过后，申请表流转至行政/综合管理部门，该部门需核查现有库存（通过库存台账或管理系统），判断是否可内部调拨满足需求；若库存不足，则进入采购流程。

（三）采购实施与执行

采购计划制定：行政/综合管理部门根据汇总的申请需求，结合库存情况，制定采购计划，明确采购物品清单、数量、预算及时间要求。

供应商选择：

常规物品（如A4纸、签字笔）：优先与长期合作的定点供应商对接，按协议价采购；

非常规或高价值物品（如办公设备、专业工具）：需通过询价比价（至少2家供应商）或公开招标方式确定供应商，保证性价比最优。

下单与跟进：采购专员根据确定的供应商信息，下达采购订单，明确交货时间、地点及质量标准，并实时跟进物流进度，保证按时到货。

（四）入库验收与登记

到货核对：物品送达后，行政/综合管理部门组织验收，对照采购订单核对物品名称、规格型号、数量、外观质量等是否一致，保证无破损、无错发。

入库登记：验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（详见模板），更新库存台账（电子或纸质），标注入库日期、存放位置及负责人；若验收不合格，需及时联系供应商退换货。

（五）领用发放与记录

领用申请：申请人凭审批通过的《办公用品申请表》至行政/综合管理部门领用，或通过线上系统提交领用申请（需关联原申请编号）。

物品发放：管理员核对申请表与库存信息，发放对应物品，要求领用人当面清点数量并签字确认。

领用记录更新：在《办公用品领用记录表》（详见模板）中登记领用人、领用时间、物品名称及数量，保证账实一致。

（六）费用结算与归档

票据审核：供应商开具合规采购凭证（需注明物品明细、金额、供应商信息），由采购专员提交至财务部门审核。

费用支付：财务部门审核无误后，按公司财务制度办理支付手续（如转账、公对公付款）。

资料归档：将《办公用品申请表》《采购订单》《入库登记表》《领用记录表》及相关票据整理归档，保存期限不少于2年，便于后续查账与审计。

三、配套模板表格清单

表1：办公用品申请表

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

物品名称

规格型号

单位

申请数量

部门负责人审批意见：

签字：日期：年月日

行政/综合管理部门意见：

签字：日期：年月日

备注：

表2：办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格型号

单位

入库数量

单价（元）

供应商

存放位置

验收人

表3：办公用品领用记录表

领用日期

物品名称

规格型号

单位

领用数量

领用人

领用部门

审批人

四、使用过程中的关键提示

需求合理性：申请人需按“按需申领、杜绝浪费”原则提交申请，避免过度囤积；部门负责人需严格审核，控制非必要支出。

库存管理：行政/综合管理部门每月末盘点库存，更新《办公用品库存清单》，对临近保质期（如胶水、墨水）或易损耗物品提前预警，保证库存周转合理。

采购规范：严格执行采购审批权限，单次采购金额超过规定限额（如5000元）需经分管领导审批；禁止化整为零规避审批流程。

领用登记：领用人需亲自签字确认，不得代签；行政/综合管理部门定期核对领用记录与库存差异，及时发觉并处理异常情况（如遗失、损坏）。

信息保密：申请表、采购记录等资料涉及部门需求及成本信息，需妥善保管，不得随意泄露给无关人员。