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文档编写标准及模板编写要求使用指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类组织内部文档的标准化编写与管理，主要面向以下人员及场景：

适用人员：项目组文档编写专员、产品经理、技术工程师、行政管理人员、跨部门协作成员等需产出规范文档的岗位。

应用场景：

新项目启动时，需输出项目计划、需求规格说明书等核心文档；

跨部门协作流程中，需统一接口文档、会议纪要等格式；

产品迭代或制度修订时，需更新用户手册、操作规范等文件；

合规审计或知识沉淀时，需保证文档内容完整、版本可追溯。

二、标准操作流程

1.需求分析与目标明确

步骤说明：

1.1明确文档编写目的：确定文档是用于指导操作、汇报进度、规范流程还是存档备查；

1.2梳理核心内容：列出文档必须包含的关键模块（如背景、目标、流程、职责、附录等）；

1.3确定受众：根据读者角色（如技术人员、管理层、执行层）调整内容深度与表述方式。

2.模板选择与适配

步骤说明：

2.1匹配文档类型：根据文档用途（如技术文档、管理文档、事务文档）选择对应基础模板（见“三、模板结构与填写规范”）；

2.2调整模板模块：若基础模板与需求存在差异，可在核心模块基础上增删子模块（如技术文档可增加“架构图”“接口说明”，管理文档可增加“考核指标”）；

2.3确认格式规范：锁定模板字体（标题黑体三号、宋体五号）、行距（1.5倍）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm）等基础格式。

3.内容编写与填充

步骤说明：

3.1按模块逐项编写：根据梳理的核心内容，对照模板章节依次填充，保证逻辑连贯（如“背景-目标-流程-结果”的递进关系）；

3.2规范表述要求：

使用简洁、客观的语言，避免口语化、模糊化表述（如“尽快完成”改为“3个工作日内完成”）；

术语统一：同一概念全文使用相同术语（如“用户端”不混用“客户端”“使用者端”）；

数据准确：引用数据需标注来源（如“根据2023年Q4部门统计，准确率为98%”）。

3.3辅助元素完善：插入必要的图表（流程图、架构图、数据表等），图表需编号（如图1、表1）并注明标题，保证图表与内容对应。

4.审核与修订

步骤说明：

4.1自查：编写者对照模板检查内容完整性、格式规范性、数据准确性；

4.2交叉审核：邀请相关领域同事（如技术文档需技术负责人审核，流程文档需执行部门审核）确认内容可行性；

4.3终审：由部门负责人或指定审核人确认文档是否符合组织标准，审核通过后签字（电子文档需填写审核人姓名及日期）。

5.发布与归档

步骤说明：

5.1版本控制：发布时标注版本号（如V1.0、V1.1），修订时需更新版本号并记录修订内容（如“V1.1：更新第3章流程说明，增加异常处理步骤”）；

5.2发布渠道：通过组织指定平台（如OA系统、共享文档库）发布，保证受众可便捷查阅；

5.3归档管理：将最终版文档（含审核记录）按“文档类型-年份-月份”分类存储，保存期限根据文档类型确定（如制度类文档保存5年以上，项目类文档保存至项目结束后3年）。

三、模板结构与填写规范

示例：项目计划书模板（核心模块与字段说明）

模块名称

核心字段

填写规范

文档基本信息

文档编号

格式为“部门代码-项目类型-年份-序号”（如“PM-NEW-2024-001”）

文档名称

明确项目名称+文档类型（如“系统开发项目计划书”）

版本号

初始版本为V1.0，每修订一次主版本号递增（如V1.1、V2.0），微修订更新次版本号（如V1.0.1）

编制人/审核人/批准人

填写姓名（*号代替，如“”“”），日期格式为“YYYY-MM-DD”

项目背景与目标

项目背景

简述项目发起原因、当前待解决问题（如“为提升用户数据处理效率，需开发系统”）

项目目标

可量化、可达成（如“3个月内完成系统开发，上线后数据处理耗时缩短50%”）

项目范围与分工

项目范围

列出包含/不包含的工作内容（如“包含用户模块开发，不包含硬件采购”）

团队分工

明确角色（如项目经理、开发工程师、测试工程师）及职责（如“：负责需求调研”）

项目进度计划

关键里程碑

列出各阶段起止时间及交付物（如“2024-03-01需求规格说明书完成”）

依赖资源

说明所需人力、设备、预算等（如“需开发工程师3名，预算20万元”）

风险与应对措施

潜在风险

列出可能影响项目的问题（如“需求变更频繁”）

应对策略

针对风险制定解决方案（如“建立需求变更评审机制，每周固定时间受理变更”）

附录

参考资料

列出引用的文档、数据来源（如《用户调研报告2023》）

术语说明

解释文档中专业术语（如“API：应用程序接口”）

其他类型模板补充说明

技术文档（如接口说明）：需增加“接口参数表”（字段：参数名、类型、必填、说明、示例）、“请求/响应示例”；