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企业采购管理审批与采购制度工具模板

一、适用范围与典型场景

本工具模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的采购管理全流程，涵盖日常办公物资、生产原材料、设备购置、服务外包等采购场景。典型应用场景包括：

常规采购：如办公文具、低值易耗品等定期、小额采购；

项目采购：如固定资产（机器设备、办公家具）、工程项目所需材料等一次性、大额采购；

紧急采购：因生产经营突发需求（如设备故障急需更换配件）导致的临时采购；

战略采购：如年度框架协议下的供应商合作、大宗原材料集中采购等。

二、标准化操作流程

采购管理需遵循“需求导向、预算管控、合规审批、阳光采购”原则，流程分为以下六个阶段：

阶段一：采购需求发起与初审

需求提报

申请人（部门负责人或指定人员）根据业务需求，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息，并附相关依据（如部门年度预算计划、项目立项批复、技术参数说明等）。

示例：生产部因新增生产线需采购A型号设备10台，需附《项目可行性报告》及设备技术参数表。

部门初审

部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认是否符合部门年度预算及业务规划，签署“同意”意见后提交至采购部门。若需求不合规，需注明理由并退回申请人调整。

阶段二：采购预算与可行性复核

预算核查

采购部门对接财务部门，核查采购申请是否在预算额度内，重点审核“预估单价×数量”是否超预算，或是否有预算调剂依据（如跨部门预算调整审批单）。

结果处理：

预算内且需求合规：进入下一阶段；

超预算：需申请人补充《预算调整申请表》，经分管领导审批后流转；

无预算或需求不必要：退回申请人并说明原因。

可行性分析（仅限大额/复杂采购）

对单笔采购金额超过[企业设定标准，如10万元]的项目，采购部门需组织技术、财务、使用部门联合开展可行性分析，评估供应商市场供应情况、价格波动趋势、采购风险（如质量、交期），形成《采购可行性报告》。

阶段三：供应商选择与比价

供应商寻源

采购部门通过公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式筛选供应商，优先从《合格供应商名录》中选择；名录内无合适供应商的，需开展新供应商资质审核（营业执照、生产许可证、相关资质证书、过往合作业绩等）。

比价议价

根据采购金额及类型选择比价方式：

小额采购（如＜5万元）：获取至少3家供应商报价，填写《询价记录表》，对比价格、质量、服务后推荐候选供应商；

大额采购（如≥5万元）：组织招标或竞争性谈判，成立评标小组（含采购、技术、财务、使用部门代表），按“价格（40%）、质量（30%）、交付（20%）、服务（10%）”权重评分，形成《供应商评审报告》。

供应商确定

采购部门将比价结果及推荐意见提交至审批人，按权限审批后确定最终供应商。

阶段四：采购订单下达与合同签订

订单

采购部门根据确定的供应商及谈判结果，制作《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、物品/服务明细、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款，经采购负责人审核后盖章发出。

合同签订（仅限大额/长期采购）

单笔采购金额超过[企业设定标准，如20万元]或合作期限超过3个月的，需签订正式《采购合同》，合同文本需经法务部门审核，保证条款合规、权责清晰，双方法定代表人或授权代表签字盖章后生效。

阶段五：交付验收与入库

到货确认

供应商按订单约定交付物品后，采购部门通知使用部门、仓储部门共同到货验收，核对物品名称、规格、数量、外观质量是否与订单一致，填写《到货登记表》。

质量验收

技术部门或专业检测人员对物品功能、参数进行检测，出具《质量验收报告》；服务类采购需由使用部门验收服务成果（如项目交付物、服务完成情况），填写《服务验收确认单》。

异常处理：验收不合格的，采购部门需及时与供应商沟通，办理退换货或索赔手续，并记录《不合格品处理报告》。

入库管理

验收合格后，仓储部门办理入库手续，填写《入库单》，注明入库日期、物品信息、数量、验收人等信息，同步更新库存台账，财务部门根据《入库单》确认资产或成本。

阶段六：付款结算与档案归档

付款申请

采购部门根据合同约定或验收情况，填写《付款申请单》，附《采购订单》《验收合格报告》《发票》（若已到票）等凭证，按审批权限提交至财务部门及分管领导审批。

款项支付

财务部门审核无误后，通过银行转账或承兑汇款等方式支付款项，付款后更新应付账款台账，并在《付款申请单》标注“已支付”及支付日期。

档案归档

采购部门全程收集采购过程中的单据（申请单、订单、合同、验收报告、发票等），按“一单一档”原则整理归档，保存期限不少于[企业规定年限，如5年]，以备审计或查询。

三、核心表单模板

表1：采购申请单

申请部门

申请人

申请日期

采购编号

采购物品/服务