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文档撰写统一格式及风格模板

一、引言

为规范企业内部及对外正式文档的格式与风格，保证信息传递的准确性、一致性和专业性，提升文档可读性与管理效率，特制定本模板。本模板适用于各类需长期保存、跨部门协作或对外发布的正式文档，旨在统一文档结构、语言表达及视觉呈现，减少沟通成本，强化品牌形象。

二、适用范围

内部管理类：管理制度、工作流程、会议纪要、年度/季度工作报告、项目计划书、总结汇报等；

业务协作类：跨部门项目方案、需求说明书、合作协议（框架）、验收标准等；

对外沟通类：产品说明书、服务介绍函、客户答疑手册、官方声明函等；

知识沉淀类：培训教材、操作手册、技术白皮书、案例复盘等。

注：非正式便签、临时沟通类文档（如即时消息、简单事项提醒）可不适用本模板。

三、文档撰写操作流程

（一）前期准备：明确文档核心要素

定位文档目的：清晰界定文档是“告知决策”“规范操作”还是“解决问题”，例如《2024年Q3市场推广方案》目的是明确推广策略与资源分配，《员工考勤管理制度》目的是规范考勤流程与责任划分。

识别目标受众：根据受众身份（内部员工、管理层、客户、合作伙伴等）调整语言风格与内容深度，例如面向技术团队的《系统接口文档》需侧重技术细节，面向客户的《产品使用指南》需侧重操作步骤与直观说明。

梳理核心内容框架：基于文档目的与受众，列出关键章节，例如项目方案需包含“背景目标、范围规划、实施步骤、资源需求、风险控制”等模块，保证逻辑闭环。

（二）内容填充：按模板结构规范撰写

文档基本信息：按照“标准模板结构表”（见第四部分）填写文档编号、版本号、密级等基础信息，保证可追溯。

章节撰写：

标题层级：采用“一、→（一）→1.→（1）”的层级格式，同级标题字体、字号、对齐方式统一（如一级标题黑体三号加粗，二级标题楷体GB2312四号加粗）；

内容逻辑：每章节聚焦单一主题，段落间用过渡句衔接，避免跳跃式叙述；例如“背景目标”章节需说明“现状是什么”“要解决什么问题”“期望达成什么结果”，形成“问题-目标”闭环。

数据与案例：涉及数据需注明来源（如“据2024年Q2内部数据统计”），案例需具体（如“参照项目成功经验，可提升效率15%”），避免模糊表述（如“大概可能”“若干”）。

图表与附件：图表需有编号（如图1、表2）和标题，标题位于图表上方，编号与标题居中；图表内容需与关联，并在中明确提示（如“如表1所示，用户满意度达92%”）；附件（如数据报表、调研问卷）需在末尾列出清单，注明附件名称及页码。

（三）格式调整：统一视觉呈现

页面设置：采用A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码位于页面底端居中，从开始编号（封面、目录不编号）。

字体与段落：统一用宋体小四，行距1.5倍，首行缩进2字符；重点内容可用加粗或下划线标注，但避免全篇过度使用；英文、数字用TimesNewRoman字体。

目录：自动三级目录（章节标题→一级标题→二级标题），目录页单独编排页码，与页码连续。

（四）交叉检查与修订

内容校验：检查逻辑是否自洽、数据是否准确、术语是否统一（如同一概念避免出现“用户”与“客户”混用），重点核对章节标题与内容是否一致，避免“文不对题”。

格式校验：逐项检查字体、字号、行距、页码、图表编号等是否符合模板规范，保证全篇格式统一。

试读反馈：邀请1-2名目标受众（如非相关业务同事）试读，确认是否存在表述晦涩、结构混乱等问题，根据反馈优化内容。

（五）审核与定稿

分级审核：根据文档密级与重要性，提交相关负责人审核，例如：

普通内部文档：由部门经理*审核；

跨部门协作文档：由牵头部门负责人及协作部门负责人联合审核；

对外或密级文档：由分管副总*及法务部（如需）审核。

修订与确认：根据审核意见修改文档，修订处需用红色标记（定稿后删除），最终由审核人签字确认版本号（如V2.0），正式发布。

四、标准模板结构表

模块

要素

内容要求

示例

文档封面

文档标题

简洁明确，不超过20字，居中黑体二号加粗

《2024年度员工培训计划》

文档编号

格式：部门代码-年份-流水号（如HR-2024-001）

HR-2024-001

版本号

初始版本为V1.0，修订后递增（如V1.1→V2.0）

V1.0

密级

划分为“内部公开”“内部秘密”“机密”（根据信息重要性）

内部秘密

撰写部门/人

部门全称+撰写人姓名（用*代替）

人力资源部*

日期

发布日期，格式：YYYY-MM-DD

2024-03-15

目录

自动目录

包含一级至三级标题及对应页码

（自动，示例见下文）

一、引言/背景

说明文档撰写目的、适用范围及核心背景

为提升员工专业技能，保障年度业务目标达成…

二、核心内容/主体章节

分模块阐述关键信息（如“目标设定”“实施步骤”“责任分工”），层级清晰

（一