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供应商信息资料收集与评估工具

一、适用场景与触发条件

本工具适用于企业供应链管理中需要系统性梳理、筛选及优化供应商资源的各类场景，具体包括：

新供应商准入：首次合作的供应商需通过全面信息收集与评估，保证其资质与业务需求匹配；

现有供应商年度复评：定期对合作中的供应商进行绩效与能力评估，动态调整合作策略；

项目专项评估：针对特定项目（如新品开发、大宗采购）的供应商，进行专项资质与履约能力审核；

风险预警评估：当供应商出现经营异常、舆情风险或质量问题时，启动深度评估以应对潜在风险。

二、详细操作流程

（一）前期准备阶段

明确评估目标：根据业务需求确定评估核心维度（如资质合规性、质量保障能力、交付及时性、成本竞争力等），避免评估方向偏离实际需求。

组建评估小组：跨部门协作（采购、质量、法务、技术等），明确各角色职责（如采购部主导商务条款，质量部审核质量体系，法务部核查合规性）。

制定资料清单：结合评估目标，列出需供应商提供的资料清单（见“工具模板清单”），保证信息全面且关键指标无遗漏。

（二）信息收集阶段

资料发放与回收：通过邮件、供应商管理系统或线下渠道向供应商发送《供应商基础信息登记表》及《供应商资质文件清单》，明确提交截止日期（建议≥7个工作日）及资料要求（如复印件需加盖公章、扫描件需清晰可辨）。

初步审核：收到资料后1-2个工作日内完成形式审核，检查资料完整性（如是否缺营业执照、行业资质证书）、有效性（如是否在有效期内）及规范性（如签字盖章是否齐全），对缺失或存疑资料及时联系供应商补充，并记录沟通情况（联系人：*经理，沟通时间：YYYY年MM月DD日）。

关键信息核实：对核心信息（如统一社会信用代码、生产规模、主要客户案例）进行第三方验证（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业注册信息，或向其合作客户进行侧面核实），保证信息真实可靠。

（三）信息整理与分类

建立供应商档案：将收集到的资料按“基础信息-资质文件-合作能力-风险信息”四大类归档，电子资料备份至供应商管理系统，纸质资料编号存档（如“供应商-2024-001”）。

信息标准化处理：将非结构化信息（如供应商描述的生产能力）转化为标准化数据（如“日产能≥1000件”），便于后续量化评估。

（四）综合评估阶段

制定评估指标体系：根据业务优先级设定指标权重（如新供应商准入：资质合规性30%、质量保障能力25%、交付能力20%、成本竞争力15%、服务响应10%），保证指标可量化、可对比。

量化打分：评估小组依据《供应商合作能力评估打分表》独立打分，满分100分，评分标准需明确（如“质量体系认证：ISO9001得10分，未认证0分”）。

定性分析：结合供应商行业口碑、合作意愿、应急处理能力等非量化因素，形成补充评价（如“供应商曾主动解决原材料涨价问题，合作态度积极”）。

（五）结果输出与反馈

形成评估报告：汇总评分结果与定性分析，明确供应商等级（如A级：≥90分，推荐优先合作；B级：70-89分，可合作需改进；C级：70分，不建议合作），并提出改进建议（如“需提升交付准时率至98%以上”）。

反馈与沟通：向供应商反馈评估结果，对未达标项说明原因及改进要求，并记录供应商反馈意见（如“供应商承诺3个月内完成ISO14001认证”）。

结果应用与存档：将评估报告录入供应商管理系统，作为合作决策（如订单分配、付款周期调整）的依据；所有评估过程资料（含沟通记录、评分表、报告）存档保存，保存期限≥3年。

三、工具模板清单

表1：供应商基础信息登记表

序号

信息类别

具体内容（示例）

填写要求

1

企业基本信息

供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、成立时间、注册资本、法定代表人

?加盖公章

2

联系方式

采购联系人姓名（*经理）、职位、电话、邮箱，财务联系人信息

?填写有效信息

3

主营业务

核心产品/服务、主要产品规格、目标市场（如汽车零部件、消费电子）

?详细说明

4

生产与运营能力

厂房面积、主要生产设备、日产能/月产能、员工人数（技术/生产/管理人员占比）

提供设备清单复印件

5

合作历史

过往合作客户（至少3家，含客户名称、合作时长、合作金额）、合作项目案例

?提供合同复印件

表2：供应商资质文件清单及核查表

序号

资料名称

必备/选填

核查要点（示例）

核查结果（通过/不通过）

备注（如有效期到期时间）

1

营业执照

必备

是否在有效期内，经营范围是否包含合作业务

2

行业资质证书（如3C认证）

必备

证书类型与产品是否匹配，是否在有效期内

3

质量体系认证（ISO9001）

必备

认证范围是否覆盖合作产品，最近一次审核日期

4

环境/职业健康安全认证

选填

若客户有要求或涉及敏感产品（如食品、医疗器械），需提供有效证书

5

产品检测报告

必备

近1年内第三