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日常行政管理标准模板库

一、部门周例会管理模板

适用情境

适用于企业各部门定期召开的工作例会，用于同步进度、协调资源、部署任务，保证团队目标对齐和工作高效推进。

操作流程详解

会前筹备（会议召开前1个工作日完成）

会议组织人（通常为部门助理助理）根据部门工作计划，明确会议主题、时间（建议固定为每周下午点）、地点（会议室或线上会议平台），并提前*小时通知参会人员。

参会人员需提前准备本周工作总结（含完成情况、未完成原因及需协调事项）、下周工作计划及需会议讨论的议题，填写《部门周例会议题提报表》（见模板1）。

会议组织人收集议题后，梳理会议议程（按“工作汇报-议题讨论-任务部署”顺序），并提前*小时分发议程及议题材料。

会中记录（会议进行中）

会议主持人（通常为部门经理经理）按议程主持会议，控制各环节时间（每项议题讨论不超过分钟）。

记录人（指定为*助理）实时记录关键内容，包括：各岗位工作进展、需解决的问题、达成的共识、明确的责任人及完成时限，重点标注“需跨部门协作事项”。

会后跟进（会议结束后*个工作日内完成）

记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论结果、决议事项（含任务描述、负责人、完成时限），经主持人审核后分发至参会人员及相关部门。

任务负责人需在系统中更新任务状态，记录人每周跟进任务进展，对逾期未完成事项及时提醒。

标准化表格模板

模板1：部门周例会议题提报表

提交人

所属部门

提交日期

*工

*部

年月*日

序号

本周工作总结（含未完成原因）

下周工作计划

需讨论议题

需协调资源/部门

1

完成项目需求分析，因原因延后

启动开发阶段

开发资源调配

技术部*经理

2

协调市场部完成*活动方案

提交方案终版

预算审批流程

财务部*主管

关键提示

会议时长建议控制在*小时内，避免冗长；

议题需提前提交，避免临时讨论无关事项；

会议纪要需在*小时内发出，保证决议清晰可追溯；

跨部门协作事项需抄送至相关部门负责人。

二、文件借阅与归还管理模板

适用情境

适用于企业内部文件（如合同、制度、项目资料等）的临时借阅，保证文件安全流转、防止丢失或损坏，同时明确借阅责任。

操作流程详解

借阅申请（借阅前提交）

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明文件名称、编号、借阅用途、预计归还时间，经部门负责人经理审批后提交至行政部专员。

文件交接（借阅时）

行政部*专员核对申请表信息，确认文件状态（无破损、缺页），与借阅人当面清点文件数量及页码，双方签字确认后，将文件交予借阅人。

涉密文件需额外经分管领导*总审批，并限定借阅场所（仅可在档案室查阅）。

归还与登记（归还时）

借阅人需在预计归还时间前将文件交还至行政部，*专员检查文件完整性（无涂改、损坏、缺页），确认无误后在《文件借阅登记表》（见模板3）中登记归还时间及经手人。

若需续借，需提前个工作日提交续借申请，经原审批人同意后方可延长，续借不超过次。

标准化表格模板

模板2：文件借阅申请表

申请人

部门

联系方式

申请日期

*工

*部

分机

年月*日

文件名称

文件编号

借阅用途

预计归还时间

部门负责人审批

*项目合同

HT-2023-*

项目评审

年月*日

*经理签字

A公司制度

ZD-2021-*

新员工培训

年月*日

*经理签字

模板3：文件借阅登记表

文件名称

文件编号

借阅人

借阅时间

预计归还时间

实际归还时间

经手人

备注

*项目合同

HT-2023-*

*工

年月日时

年月*日

年月日时

*专员

无

A公司制度

ZD-2021-*

*工

年月日时

年月*日

年月日时

*专员

续借*天

关键提示

涉密文件严禁带离办公区域，电子文件需通过加密系统传输；

借阅期限一般不超过*个工作日，逾期未还将暂停借阅权限；

文件损坏或丢失需按公司规定赔偿，具体标准参照《文件管理制度》；

年末行政部需对借阅文件进行清查，保证全部归还。

三、办公用品申领与发放管理模板

适用情境

适用于企业员工日常办公用品（如笔、本、文件夹等）的申领与行政部统一发放，规范物资管理，避免浪费。

操作流程详解

月度需求提报（每月*日前完成）

各部门助理*助理统计本月部门办公用品需求，填写《办公用品月度需求表》（见模板4），注明物品名称、规格、预估数量及用途，经部门负责人审核后提交至行政部。

采购与入库（每月日-日完成）

行政部*专员汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，按采购流程审批后进行采购（优先选择定点供应商）。

货物送达后，*专员与采购员共同验收，核对物品数量、质量及规格，填写《办公用品入库登记表》（见模板5），入库后分类存放于指定仓库。

日常申领与发放（工作日时-时）

员工通过OA系统或线下填写《办公用品申领单》（见模板6），注明申领人、部门、物品名称及数量，部门负责