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企业行政文书审批与存档标准化工具

一、工具概述

企业行政文书是企业运营的重要载体，涵盖日常办公、人事管理、合同协议、项目管理等多个场景。为规范文书审批流程、提高管理效率、保证档案可追溯，特制定本标准化工具。本工具通过统一文书格式、明确审批节点、规范存档管理，助力企业实现行政文书全生命周期标准化，降低操作风险，提升跨部门协作效率。

二、适用文书类型与典型应用场景

本工具适用于企业各类需审批存档的行政文书，具体类型及典型场景

（一）日常办公类文书

场景示例：员工请假（事假、病假、年假）、办公费用报销（差旅费、办公用品采购费）、会议纪要（部门例会、项目推进会）、固定资产申领（电脑、办公家具）等。

特点：高频次、流程相对简单，需明确审批权限及时限。

（二）人事管理类文书

场景示例：新员工入职审批（岗位确认、薪资核定）、员工岗位调动申请（部门内/跨部门调整）、劳动合同变更（试用期转正、薪资调整）、离职手续办理（工作交接、物品归还）等。

特点：涉及员工权益，需合规性审核，档案保存期限较长。

（三）合同协议类文书

场景示例：采购合同（原材料、服务采购）、销售合同（产品销售、服务提供）、保密协议（核心岗位员工）、合作协议（外部机构联合项目）等。

特点：法律效力强，需法务部门审核，存档需完整且具备法律效力。

（四）项目管理类文书

场景示例：项目立项申请（预算、目标、周期）、项目阶段性成果汇报、项目预算调整申请、项目结项报告（成果、总结、费用决算）等。

特点：跨部门协作，需多层级审批，关联项目全周期档案。

三、标准化操作流程详解

（一）文书起草与要素核对

明确文书主题：根据业务需求确定文书类型（如“请假单”“采购合同”），标题需简洁清晰，包含核心事项（如“2024年春节假期请假申请”“项目采购合同”）。

填写核心要素：

申请人信息：姓名、所属部门、岗位、联系方式；

事项详情：具体内容（如请假时间、报销金额、合同标的）、附件清单（如发票、项目方案、身份证复印件）；

审批需求：明确需审批的岗位（如部门负责人→分管领导→总经理）及紧急程度（普通/紧急）。

格式规范：使用企业统一模板（见第四章“通用文书模板”），字体、字号、行距符合公司行政规范（如标题宋体二号加粗，宋体小四，1.5倍行距），关键信息（如金额、日期）需突出显示。

（二）发起审批与流程选择

选择审批渠道：

线上审批：通过企业OA系统、钉钉/企业审批模块，选择对应文书模板，填写信息后提交至第一审批人；

纸质审批：打印纸质文书（签字栏需完整），附附件材料，提交至第一审批人。

确认审批路径：根据公司权限矩阵，明确审批链路（例：报销单→部门负责人→财务部→分管领导→总经理），避免漏批或越级审批。

（三）多级审批与意见反馈

审批执行：

审批人需在收到文书后1个工作日内（紧急事项4小时内）完成审批，通过审批系统或纸质签字反馈意见；

审批意见需明确“同意”“驳回”（需说明原因）“修改后重审”（列出修改要求），禁止模糊表述（如“再看”“再说”）。

异议处理：若审批人对文书内容有异议，需与申请人沟通后提出修改意见，申请人调整后重新发起审批，原审批流程无需重复走（系统可勾选“原审批人确认”）。

（四）审批完成与用印管理

用印申请：审批通过后，申请人凭“审批完成确认单”（系统截图或纸质签字版）至行政部申请用印，提交文书原件及附件。

用印登记：行政部核对文书与审批一致性后，在《用印登记表》（见表4-3）中记录用印日期、文书编号、用印份数、申请人等信息，加盖企业公章或合同章（公章仅限企业正式文件，合同章仅限合同类文书）。

（五）文书存档与分类编号

存档分类：

纸质存档：按“年度+文书类型+部门”分类（如“2024年-日常办公-行政部”），使用档案盒存放，盒面标注“年度、类型、部门、档案编号、保管期限”；

电子存档：扫描纸质文书（PDF格式，含原件签字页），按“年度/类型/部门/文书编号”命名（如“2024/日常办公/行政部/XZBG2024001”），存储至企业服务器指定文件夹，每月备份至云端。

编号规则：文书编号统一为“部门简称+文书类型简称+年份+流水号”（例：行政部-请假单-2024-001，即“XZQJ2024001”），由行政部统一编制，避免重复。

（六）查阅与借阅管理

内部查阅：员工因工作需查阅文书，可登录OA系统电子档案库筛选关键词（如申请人、日期、文书类型），或至档案室申请查阅纸质档案（需出示工牌，填写《查阅登记表》）。

外部借阅：外部机构（如审计单位、合作方）借阅文书，需提交加盖公章的《借阅申请函》，经部门负责人及分管领导审批后，由行政部专人陪同查阅，借阅期限不超过3个工作日，原件不得带出企业。

四、通用文书模板与登记表

（一）行政文书基本信息表（模板）

文书编号

文书标题

文书类型

申请人

所属部