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行政办公文书写作指南

一、引言

行政办公文书作为各级各类组织在日常行政管理和公务活动中形成并使用的具有规范体式和法定效力的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、决策质量乃至组织形象。本指南旨在结合实践经验，系统阐述行政办公文书的写作规范、要领及常见问题，以期为提升相关从业人员的文书处理能力提供有益参考。

二、行政办公文书写作的基本原则

（一）准确规范是生命线

行政办公文书首要追求的是内容的准确性与表达的规范性。这要求在遣词造句时必须字斟句酌，确保所涉及的政策、数据、事实、人名、地名、时间等要素准确无误，避免因模糊不清或歧义而导致误解或工作失误。同时，文书的格式、称谓、落款、印章等均需遵循既定规范，体现严肃性和权威性。

（二）简明扼要是效率要求

在快节奏的办公环境中，简明扼要的文风至关重要。应摒弃冗余修饰和不必要的客套，用最精炼的语言清晰表达核心意图和主要内容。避免空话、套话，力求每一句话都有实质意义，让阅读者能够迅速抓住重点，提高信息传递和处理效率。

（三）逻辑清晰是思维体现

一篇优质的行政办公文书，其内在逻辑必须严谨清晰。无论是阐述事由、分析问题，还是提出方案、部署工作，都应层次分明，条理清楚。段落之间、句子之间的衔接要自然流畅，因果关系、递进关系、并列关系等要明确，确保行文思路的顺畅和表达的连贯性。

（四）得体庄重是职业素养

行政办公文书的语言风格应符合其应用场景和行文目的，做到得体庄重。根据行文对象的级别、关系以及事项的性质，选择恰当的语气和表达方式。对内沟通可适当灵活，但对外或涉及正式事项时，必须保持严肃、专业的口吻，体现组织的职业素养和公信力。

三、常用行政办公文书写作要点

（一）通知

通知是行政工作中使用最为广泛的文种之一，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。

*特点：广泛性、周知性、执行性。

*结构要素：

*标题：通常由发文机关、事由和文种构成，如“XX公司关于召开年度工作会议的通知”。

*主送机关：明确通知的接收单位或人员范围。

*正文：一般包括发文缘由（为何发此通知）、具体事项（通知的核心内容，需条理清晰，明确具体要求、时间、地点、责任人等）、执行要求（对受文单位的期望或约束）。

*落款：发文机关名称和成文日期，加盖公章。

*写作注意事项：事项明确具体，避免含糊不清；语气根据事项性质可适当调整，发布规章或重要指令时应严肃；涉及多个事项时，可分条列项，使条理更清晰。

（二）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

*特点：陈述性、单向性（不需上级批复，如需批复则用请示）。

*结构要素：

*标题：简明扼要概括报告内容，如“XX部门关于XX项目进展情况的报告”。

*主送机关：通常为直接上级机关。

*正文：开头可简要说明报告的目的或依据；主体部分详细阐述工作进展、取得成效、存在问题、经验教训、下一步计划等；结尾常用“以上报告，请审阅”或“特此报告”。

*落款：发文机关名称和成文日期，加盖公章。

*写作注意事项：内容真实客观，不夸大成绩，不回避问题；重点突出，详略得当，避免流水账；报告中不得夹带请示事项。

（三）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

*特点：请求性、期复性（必须得到上级批复）、单一性（一文一事）。

*结构要素：

*标题：明确请示的事项，如“XX公司关于申请XX经费的请示”。

*主送机关：一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。

*正文：开头阐述请示的缘由（背景、必要性、依据等，需充分合理，以说服上级）；接着提出具体的请示事项（清晰、明确地说明希望上级批准什么或指示什么）；最后可提出自己的建议方案或请求上级指示的具体内容，结尾用“妥否，请批示”或“以上请示，请予批准”。

*落款：发文机关名称和成文日期，加盖公章。

*写作注意事项：严格遵循“一文一事”原则；理由充分，说服力强；态度谦逊，语气得体；逐级请示，一般不得越级请示。

（四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

*特点：灵活性、广泛性、平行性（也可用于不相隶属的上下级之间）。

*结构要素：

*标题：通常为“关于XX（事项）的函”或“关于商洽XX（事项）的函”。

*主送机关：与本单位不相隶属的机关。

*正文：根据函的种类（商洽函、询问函、答复函、请批函等）有所侧重。商洽函要说明事由和具体建议；询问函要明确提出需询问的问题；答复函要针对来函内容逐一明确答复；请批函则