销售合同评审及签订流程标准化工具.docVIP

一、适用范围与核心目标

本工具适用于各类企业销售部门在处理销售合同全流程中的评审与签订环节，旨在通过标准化操作规范，保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，同时提升跨部门协作效率，保障企业业务顺利开展。适用于常规产品销售合同、定制化服务合同等类型，涉及销售经理、法务专员、财务负责人、业务部门负责人等多角色协同。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与资料准备

责任主体：销售经理

操作内容：

收集客户需求：明确客户采购标的、数量、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等核心条款，同步获取客户营业执照复印件（加盖公章）、法人授权委托书（如非法定代表人签署）等客户资质文件。

整理内部资料：汇总企业产品/服务报价单、技术规格说明书、质量承诺函、过往合作记录（如有）等文件，保证与客户需求一致。

填写《合同评审申请表》：标注合同基本信息（合同编号、客户名称、签约金额、合同期限等）、核心条款摘要及需重点评审的争议点（如特殊付款条件、定制化技术要求等）。

输出成果：《合同评审申请表》（含附件清单）、客户资质文件、内部报价及技术资料。

（二）多部门联合评审

责任主体：销售经理（发起）、法务专员、财务负责人、业务部门负责人（如产品/技术部门）

操作内容：

销售部门初审（1个工作日内）：

核查客户需求与企业产能、交付周期的匹配度，确认报价是否符合公司定价政策；

检查合同文本基本信息（签约主体、金额、期限等）与《合同评审申请表》是否一致，附件资料是否齐全。

法务部门评审（2个工作日内）：

审核合同条款合法性：重点审查签约主体资格（是否为法人或合法授权人）、权利义务对等性、违约责任条款是否明确、争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否符合企业利益；

识别法律风险点：如格式条款是否排除主要权利、知识产权归属、保密义务约定等，提出修改意见并标注法律依据。

财务部门评审（1个工作日内）：

审核财务条款：付款方式（预付款、进度款、尾款比例及节点）、开票信息（税率、开票时间）、成本利润测算、客户信用评估（如需）等；

关注资金风险：大额合同需核查客户付款能力，避免逾期坏账风险，提出财务建议（如调整付款周期、要求担保等）。

业务部门确认（1个工作日内，如涉及定制化产品/服务）：

核查技术条款：产品规格、服务标准、验收流程等是否符合企业技术能力及客户需求；

确认交付可行性：明确生产/服务周期、物流方式、验收标准及售后责任，保证业务可落地。

输出成果：各部门评审意见（书面/系统留痕），形成《合同评审意见表》。

（三）合同修订与二次确认

责任主体：销售经理、法务专员、财务负责人、业务部门负责人

操作内容：

销售经理汇总各部门评审意见，与客户沟通修订合同条款，保证修改内容满足各方需求；

法务专员对修订后的合同文本进行最终合规性复核，确认法律风险已消除；

财务及业务部门确认修订条款不影响财务安全及业务可行性，在《合同评审意见表》中签字确认。

输出成果：修订版合同文本（标注修订处）、《合同评审意见表》（各方签字版）。

（四）最终审批与授权

责任主体：根据合同金额及类型分级审批（示例）：

金额≤10万元：销售部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：销售部门负责人+分管副总审批；

金额＞50万元：销售部门负责人+分管副总+总经理审批。

操作内容：

销售经理将修订版合同文本及《合同评审意见表》提交至对应审批人；

审批人核查合同整体条款是否符合企业战略及经营目标，签署审批意见；

审批通过后，由销售部门获取《合同审批签批单》，确认签署权限及签署人（法定代表人或授权代表）。

输出成果：《合同审批签批单》、签署授权确认书（如需）。

（五）合同签署与交付

责任主体：销售经理、授权签署人

操作内容：

准备合同文本：根据审批通过版本打印合同（一式N份，根据签约方及存档需求确定份数），保证每份合同文本内容完全一致；

组织签署：

企业方：由授权签署人（法定代表人或持《授权委托书》的代表）签字并加盖企业公章（合同专用章）；

客户方：核对客户签署人身份及授权范围，确认签字盖章完整，收取客户方合同原件；

合同交付：将客户方签字盖章的合同原件交至财务部门（作为开票及收款依据）、法务部门（存档），同步更新合同台账。

输出成果：双方签署的合同原件、《合同台账》更新记录。

（六）合同归档与执行跟踪

责任主体：销售经理、行政/档案管理部门

操作内容：

归档：将合同审批文件、评审意见表、签署原件、客户资质等资料整理成册，按“一合同一档”原则编号归档，电子版同步存入企业合同管理系统；

执行跟踪：销售经理负责跟进合同履行进度（如生产、交付、验收），及时协调解决履约问题，财务部门根据合同条款跟进收款，法务部门监督违约条款执行情况。

输出成果：合同档案（纸质+电子）、《合同履行跟踪表》。

三、标准化工具模板

模板一：合同评审申