企业行政办公设备维修申请单标准化操作流程版.docVIP

办公设备维修申请标准化操作指南

一、适用场景与发起时机

在企业日常行政办公中，当办公设备（如打印机、复印机、电脑、空调、投影仪、办公家具等）出现故障或损坏，影响正常工作效率时，需通过标准化流程提交维修申请。常见触发场景包括：设备无法启动、功能异常（如打印卡纸、屏幕黑屏）、部件损坏（如键盘按键失灵、空调制冷效果差）、设备异响或安全隐患等。使用人需在发觉故障后，第一时间发起申请，避免因设备停机造成工作延误。

二、标准化操作流程详解

步骤1：故障排查与信息登记

操作人：设备使用人

操作内容：

初步判断故障类型（如硬件故障、软件故障、操作失误等），尝试自行简单排查（如重启设备、检查电源连接、确认耗材余量），若无法解决则启动申请流程。

填写《办公设备维修申请单》（详见模板表格），准确填写设备名称、型号、编号（如设备资产标签号）、所在位置、故障现象描述（需具体，如“打印机开机后显示‘E05’错误，无法进纸”）、故障发生时间、是否影响正常工作等关键信息。

注意事项：故障描述需客观真实，避免模糊表述（如“设备坏了”），以便行政部快速判断维修优先级。

步骤2：提交申请至行政部

操作人：设备使用人

操作内容：

将填写完整的《办公设备维修申请单》提交至行政部（可通过OA系统、邮件或纸质版递交，具体方式以企业规定为准）。

若设备故障严重影响工作（如服务器宕机、会议室投影仪无法使用），需同步电话告知行政部负责人（联系人：经理），说明紧急情况，保证优先处理。

注意事项：提交前需检查申请单信息完整性，避免漏填设备编号或故障现象，导致维修延误。

步骤3：行政部审核与评估

操作人：行政部专员*

操作内容：

收到申请后1个工作日内，核对设备信息（是否在企业资产清单内）、故障描述合理性，评估维修必要性（如是否为老化损坏、是否需更换新设备）。

对于需维修的设备，根据故障类型选择维修渠道（如官方售后、第三方维修机构、内部技术人员），并明确维修预算（如单次维修费用是否超过2000元，超需报备部门负责人）。

审核通过后，将申请单流转至维修负责人；若需补充信息或驳回（如非办公设备、人为损坏且无维修价值），需在1个工作日内反馈给申请人并说明原因。

注意事项：对于人为损坏设备，需根据企业制度明确责任划分（如使用人需承担部分维修费用），并在审核环节注明。

步骤4：维修安排与进度跟进

操作人：行政部专员*、维修方

操作内容：

行政部联系维修方，提供设备故障详情及申请单信息，约定上门维修时间（常规故障2个工作日内响应，紧急故障24小时内响应）。

维修方到达现场后，行政部安排人员配合（如提供设备电源、钥匙等），维修人员现场检测故障原因，向行政部反馈维修方案（如更换配件、维修耗时、预估费用）。

维修过程中，行政部专员需全程跟进进度，若遇维修方案变更（如发觉隐性故障需增加费用），需及时与申请人及部门负责人沟通确认。

注意事项：维修方需具备相关资质（如品牌授权维修证书），行政部需留存维修方联系方式及维修记录备查。

步骤5：维修验收与确认

操作人：设备使用人、行政部专员*、维修方

操作内容：

设备维修完成后，使用人需现场测试设备功能（如打印机打印测试页、电脑开机运行软件），确认故障是否彻底解决，设备运行是否正常。

若功能恢复正常，使用人在《办公设备维修申请单》“验收确认”栏签字确认；若仍有问题，需当场向维修方提出，要求重新维修。

行政部专员收集签字确认的申请单，更新设备维修记录（包括维修日期、维修内容、更换配件、费用明细等），并在资产管理系统中标注设备状态为“正常使用”。

注意事项：验收环节必须由使用人参与，保证设备符合工作需求，避免“维修完成但实际仍无法使用”的情况。

步骤6：费用结算与归档

操作人：行政部专员*、财务部

操作内容：

维修方提供正规维修费用清单（含配件明细、工时费、税额等），行政部核对维修内容与申请单、验收记录是否一致，确认无误后提交财务部。

财务部根据企业报销流程完成费用结算，行政部将维修申请单、费用清单、验收记录等资料整理归档（保存期限不少于3年），以备后续资产盘点或维修追溯。

注意事项：费用结算需严格遵守企业财务制度，禁止现金交易，保证票据合规。

三、办公设备维修申请单模板

基本信息

申请人姓名

*

所在部门

行政部/市场部/财务部等

联系方式

（内部办公电话/分机号）

申请日期

年月日

设备信息

设备名称

（如：联想M7205打印机/HPEliteBook840G7笔记本/格力空调KFR-35GW）

设备型号

（如：M7205/840G7/KFR-35GW）

设备编号（资产标签号）

（如：ZC-2023-001/IT-2022-158）

设备所在位置

（如：3楼301会议室/市场部办公区2工位）

故障描述

故障现象

（具体描述，如：“打印机复印时出现黑条，