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项目管理会议策划与执行模板

适用会议类型与项目阶段

项目启动会：项目立项后，明确目标、范围、分工及计划的首次会议，适用于项目启动阶段。

项目周例会：定期跟踪项目进度、解决日常问题、协调资源的常规会议，适用于项目执行阶段。

阶段评审会：在项目关键节点（如需求确认、开发完成、测试上线前）对阶段性成果进行验收的会议，适用于项目监控阶段。

风险沟通会：针对项目突发风险（如需求变更、资源短缺、技术难题）进行专项讨论的会议，适用于项目全周期。

项目复盘会：项目结束后总结经验教训、优化流程的会议，适用于项目收尾阶段。

会议策划与执行全流程操作指南

一、会前准备：明确目标与资源保障

步骤1：定义会议核心目标

基于项目当前阶段需求，明确会议需解决的核心问题（如“确认需求范围”“评审开发成果”“制定风险应对方案”），目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）。

示例：项目周例会目标为“同步本周进度，解决接口对接延迟问题，明确下周任务优先级”。

步骤2：确定参会人员与分工

核心参会人员：项目经理（主导）、相关模块负责人（如产品经理、技术负责人、测试负责人）、关键执行成员（如开发工程师、设计师）。

可选参会人员：根据议题需要邀请（如客户代表、法务顾问）。

明确分工：主持人（控制节奏）、记录人（整理纪要）、材料负责人（提前分发资料）。

步骤3：制定会议议程与时间分配

按议题重要性排序，明确每个议题的讨论内容和时长（总会议时长建议控制在60-90分钟，避免超时）。

示例议程：

时间

议题

主讲人

09:00-09:05

开场与目标重申

项目经理*

09:05-09:25

本周进度汇报（各模块负责人）

产品经理*等

09:25-09:45

接口延迟问题分析与方案讨论

技术负责人*

09:45-10:00

下周任务分配与风险确认

全体

步骤4：准备会议材料与场地

材料清单：项目进度表、风险清单、议题相关文档（如需求文档、测试报告）、数据报表（如燃尽图、缺陷统计）。

材料分发：提前24小时通过项目管理系统（如钉钉、飞书）发送给参会人员，预留阅读时间。

场地与设备：预订会议室（保证容纳人数），提前测试投影仪、麦克风、视频会议软件（若有远程参会者），准备白板、马克笔、便签纸等工具。

二、会中执行：聚焦议题与高效决策

步骤1：开场与目标对齐（5分钟）

主持人开场，重申会议目标、议程及时长要求，提醒参会人员专注议题，避免无关讨论。

确认参会人员到齐情况，记录人同步签到。

步骤2：议题讨论与问题解决（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，主讲人简明扼要汇报（重点讲“现状-问题-需求”），避免冗长描述。

针对问题组织讨论：主持人引导参会人员发言，鼓励提出不同意见，避免一言堂；对争议点及时梳理，聚焦解决方案而非责任划分。

示例：讨论“接口延迟”时，技术负责人*需说明延迟原因（如第三方系统对接问题）、当前影响范围（影响3个功能模块），团队共同提出解决方案（如协调第三方加急、临时调整开发优先级）。

步骤3：决策确认与任务明确

对每个议题的结论或决策进行口头确认，避免模糊表述（如“下周完成开发”需明确“下周五前完成模块开发，提交测试”）。

记录人同步记录“决策事项”“责任人”“截止时间”，形成初步任务清单。

步骤4：会议总结与收尾（5分钟）

主持人总结会议成果（已解决问题、待办事项、下一步计划），明确后续跟进方式（如“任务完成情况在周报中同步，紧急问题通过即时沟通工具反馈”）。

感谢参会人员，准时结束会议。

三、会后跟进：闭环管理与成果落地

步骤1：整理会议纪要（24小时内完成）

纪要内容：会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心目标、各议题讨论要点、决策事项、任务清单（含责任人、截止时间）、后续行动计划。

格式要求：条理清晰，重点突出，避免口语化；任务清单需单独列出，方便跟踪。

示例任务清单：

任务描述

责任人

截止时间

优先级

完成第三方系统接口对接方案

技术负责人*

下周三前

高

调整模块开发优先级

开发工程师*

下周一前

中

同步客户需求变更确认结果

产品经理*

下周二前

高

步骤2：分发纪要与任务确认

会议纪要通过项目管理工具发送给所有参会人员及相关干系人，抄送项目上级领导*。

责任人需在24小时内确认任务，若有异议及时反馈，避免任务遗漏或理解偏差。

步骤3：跟踪任务进度与闭环

项目经理*通过项目管理系统（如Jira、Teambition）跟踪任务完成情况，每日更新进度；对逾期任务及时预警，协调资源解决。

任务完成后，责任人提交成果物（如文档、代码、测试报告），记录人在会议纪要中标注“已完成”。

步骤4：资料归档

将会议纪要、任务清单、演示材料、签到表等资料统一归档至项目共享文件夹，按“会议日期-会议类型”命名（如项目周例会”），便