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采购及供应商管理制度

为规范企业采购活动的全流程管理，强化供应商合作的有效性与稳定性，保障物资/服务的质量、成本及交付效率，结合企业实际运营需求，明确各环节的责任边界与操作标准，特制定本制度。本制度覆盖企业所有物资（含原材料、办公物品、生产设备）及服务（含运维、咨询、物流）的采购活动，以及与之相关的供应商合作全流程管理。

一、采购需求的提报与审核

采购活动的起点为需求的明确与确认，需确保需求的合理性、必要性与可执行性：

1.需求提报：需求部门需根据业务计划（如生产排期、项目进度、日常运营需求），提前5-10个工作日提交书面采购需求。需求内容需包含：标的名称（如原材料X、办公设备X）、规格参数（需明确尺寸、材质、技术标准等可量化指标）、数量（含最低/最高储备量）、交付时间（具体到周/日）、质量要求（如合格率≥98%、符合X标准）及特殊需求（如定制化功能、包装要求）。

2.部门审核：需求部门负责人需在1个工作日内审核需求的真实性与匹配性——确认需求是否与业务目标一致、是否存在超额采购或非必要采购。审核通过后，提交至采购部门。

3.采购复核：采购部门收到需求后，2个工作日内完成复核，重点核查三点：①必要性：是否有现存物资可替代（如办公物品中的签字笔，若库存仍有50支，则需调整采购数量）；②合理性：是否与其他部门需求重复（如两个项目组同时提报打印机采购，需合并需求以降低成本）；③可行性：是否存在市场供应风险（如稀缺原材料需提前确认供应商产能）。复核不通过的，返回需求部门调整；通过的，进入供应商匹配环节。

二、供应商的筛选与准入管理

供应商是采购质量与效率的核心保障，需建立“资质合规、能力匹配、动态调整”的准入机制：

1.基本资质要求：供应商需提供以下资料（均需在有效期内）：①主体资格证明（如营业执照，经营范围需包含采购标的）；②专项资质（如生产许可证X、服务资质X，若采购的是食品则需食品经营许可证X）；③能力证明（如生产型供应商需提供设备清单、产能报告；服务型供应商需提供人员资质、过往项目案例）；④合规记录：近3年无重大质量事故、违约记录或法律纠纷。

2.筛选流程：

-资料初审：采购部门收齐供应商资料后，3个工作日内完成合规性审核——核对资质文件的真实性（如通过X系统查询营业执照有效性）、完整性（是否缺少关键资料）。

-实地评估（可选）：对于核心物资（如占采购成本30%以上的原材料）或服务（如长期运维服务），需由采购部门、需求部门及质量部门组成评估小组，进行实地考察。考察内容包括：生产/服务场地的规模、设备的先进性、质量控制流程（如QC检测点设置）、人员操作熟练度及库存管理情况（如原材料周转率、成品合格率）。

-综合评分：评估小组按“资质合规（20分）、产能/服务能力（30分）、质量控制（25分）、成本优势（15分）、过往业绩（10分）”的维度打分，总分≥80分方可进入准入环节。

3.准入与名录管理：

-审核通过的供应商，录入《合格供应商名录》，并按合作优先级分为三级：①核心供应商（占采购份额≥50%，满足关键需求，如独家供应稀缺原材料）；②一般供应商（占采购份额20%-50%，满足常规需求）；③备用供应商（占采购份额≤20%，用于应对核心供应商的突发状况，如产能不足、交付延误）。

-名录需每季度更新一次，移除不符合要求的供应商（如资质过期、绩效不达标），补充新的合格供应商。

三、采购执行流程

采购执行需兼顾成本控制与流程规范，确保“公平、透明、高效”：

1.询价与比价：

-采购部门根据需求与供应商名录，向至少3家同等级供应商发出询价函（核心供应商必须参与）。询价函内容需统一——包含标的规格、数量、交付期、付款条件（如预付款X%、到货款X%、质保金X%）及质保要求（如质保期1年），避免因信息不对称导致比价结果偏差。

-供应商需在2个工作日内反馈报价，采购部门整理报价单，对比以下维度：①单价：核心物资需精确到小数点后两位；②总成本：包含运费、包装费、税费等；③交付期：是否满足需求时间；④附加服务：如免费安装、售后支持、退换货政策。

2.议价与定标：

-针对比价结果，采购部门与供应商进行议价——重点协商成本（如批量采购可争取5%-10%的折扣）、交付（如提前1周交付可降低库存成本）及质量（如提高合格率至99%需增加的成本）。

-定标原则：选择“总成本最低、风险最小”的供应商，而非单纯单价最低。例如：供应商A单价10元，但交付期需15天（超过需求的10天）；供应商B单价11元，但交付期7天，且提供免费售后——此时优先选择供应商B。