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财务审批流程标准作业手册简化操作版

一、适用情形

本手册适用于公司各类常规财务支出的审批管理，涵盖日常费用报销（如办公耗材、差旅交通、业务招待等）、采购付款（如物资采购、服务外包等）、项目资金申请（如研发投入、活动执行等）需通过财务系统或纸质流程完成的审批场景。适用于全体员工及涉及资金支付的各部门、项目负责人。

二、操作流程详解

（一）申请发起：准备材料与填写申请

确认申请类型：根据支出性质明确申请类别（如“日常费用报销”“采购付款申请”“项目资金拨付”等），保证支出符合公司预算及管理制度。

准备支撑材料：

日常费用报销：需提供费用明细清单、消费凭证（如合规票据、行程单、验收单等）、相关说明（如出差事由、招待对象及目的等）；

采购付款：需提供采购合同/订单、供应商资质文件、验收报告（如适用）、前期付款记录（如为分期付款）；

项目资金：需提供项目立项批复、预算明细表、阶段性成果证明（如适用）。

填写审批单：通过财务系统或纸质表单填写《财务审批单》，信息需完整准确，包括：申请人姓名/部门、申请日期、支出事项、金额（大写+小写）、预算科目、收款方信息（如供应商名称、账号）、附件清单及简要说明。

（二）部门初审：审核合规性与预算

提交至部门负责人：申请人将填写完整的审批单及支撑材料提交至直接部门负责人（如部门经理/项目负责人）。

部门负责人审核：

核查支出事项是否属于部门职责范围，是否符合业务实际需求；

确认预算额度是否充足（如为项目资金，需核对项目剩余预算）；

检查附件材料是否齐全、合规（如票据抬头、金额是否与申请一致）。

通过或驳回：审核通过后，部门负责人在审批单“部门审核”栏签字确认，并注明“同意”及审核日期；若不通过，需注明驳回原因并退回申请人补充修改。

（三）财务复核：核查单据与制度符合性

流转至财务部门：部门审核通过后，审批单及材料流转至财务部门（对接人：*会计）。

财务人员复核内容：

单据填写规范性：金额、科目、收款方信息等是否完整无误；

附件合规性：票据是否在有效期内，抬头、税号是否与公司名称一致，是否有涂改痕迹；

支出标准符合性：对照公司《费用管理办法》核查差旅标准、招待额度等是否超标；

预算执行情况：确认支出已纳入对应预算，避免超预算或预算外支出。

反馈复核结果：复核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字，并同步至下一审批环节；若发觉问题，联系申请人补充材料或说明情况，必要时退回部门重新审核。

（四）领导审批：按权限最终确认

确定审批层级：根据金额及事项类型，由不同层级领导审批（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+财务审核即可；

5000元＜金额≤20000元：需分管领导（*副总）审批；

金额＞20000元或重大项目支出：需总经理（*总）审批。

领导审阅确认：重点核查支出的必要性、合理性及是否符合公司战略目标，确认无误后在“领导审批”栏签字，注明“同意”及审批日期。

（五）支付执行：资金拨付与记录

财务部门制单：审批完成后，财务人员根据审批单信息付款指令（如银行转账、备用金支付等），核对收款方账号、户名等信息无误后提交出纳。

出纳付款：出纳核对付款指令与审批单一致性，通过银行系统或现金方式完成支付，并在“支付状态”栏标注“已支付”及支付日期。

支付结果反馈：支付完成后，财务人员在1个工作日内通过系统或邮件向申请人反馈支付结果（如“款项已支付至账户，请注意查收”）。

（六）资料归档：留存与备查

整理归档材料：申请人将审批单原件、所有附件凭证（如票据、合同、验收单等）整理齐全，交至财务部门档案管理员（*档案员）。

电子与纸质存档：财务部门将审批单及材料扫描存档至财务系统，纸质材料按月份分类装订，保存期限不少于5年，保证后续审计或查询可追溯。

三、审批单模板示例

财务审批单

申请信息

内容

申请人姓名/部门

*/市场部

申请日期

2023年10月25日

申请事项

参加行业展会差旅费用报销

支出金额（大写）

人民币叁仟伍佰元整

支出金额（小写）

￥3,500.00

预算科目

市场推广费-展会差旅

收款方信息

（个人报销无需填写，供应商填写：公司，账号X）

附件清单

1.展会邀请函；2.机票行程单；3.住宿发票；4.展会费用明细单

审批流程

意见

部门负责人审核

同意，符合部门年度推广计划

财务审核

票据合规，预算充足

分管领导审批

事项合理，金额在审批权限内

支付状态

已支付（2023.10.28银行转账）

四、关键提示与常见问题

（一）预算与时效要求

预算优先：所有支出必须提前纳入部门预算，未纳入预算的支出需提交《预算外申请表》经总经理审批后方可发起流程；

时效管理：日常费用报销需在支出发生后15个工作日内提交申请，逾期未提交需说明原因，逾期超过30天的需部门负责人额外签字确认。

（二）材料规范与完整性

票据要