行政管理文档存档与管理制度文档.docVIP

行政管理文档存档与管理制度工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政管理场景，主要用于规范各类行政类文档的收集、分类、存储、查阅及销毁全流程管理。典型应用场景包括：

日常行政管理文档处理：如公司红头文件、通知公告、会议纪要、内部管理制度等文档的归档管理；

专项工作文档留存：如项目申报材料、审计检查资料、合同协议副本、固定资产登记文件等系统性文档的整理存档；

历史文档梳理与合规管理：对过往年度形成的行政文档进行分类归集，保证符合档案管理法规要求，同时为后续查阅或审计提供支持；

员工入职/离职材料管理：如员工手册签署记录、岗位职责说明书、培训考核材料等人事行政类文档的标准化存档；

跨部门协作文档跟进：涉及多部门联合办理的公文、请示批复等文档的统一登记与分发记录。

二、文档存档管理全流程操作指南

（一）文档分类与编码规则制定

一级分类划分：根据行政文档性质，划分为6个一级类别，具体为：

综合管理类（包含公司章程、内部管理制度、红头文件等）；

人事行政类（包含岗位职责、招聘录用、培训记录、劳动合同等）；

财务资产类（包含预算报表、费用报销制度、固定资产台账等）；

会议纪要类（包含各类会议记录、决议事项、行动项跟踪表等）；

合同协议类（包含行政类合同、服务协议、采购合同等）；

审计检查类（包含内外部审计报告、整改记录、合规自查材料等）。

二级分类细化：每个一级类别下根据文档用途设置二级分类（示例）：

综合管理类下分为“制度文件”“通知公告”“流程规范”“证照资质”；

人事行政类下分为“招聘录用”“员工档案”“绩效考核”“培训发展”。

文章样式规则：采用“部门代码-一级分类代码-年份-流水号”格式，具体规则

部门代码：用两位大写字母表示（如“XZ”代表行政部，“HR”代表人力资源部）；

一级分类代码：用一位大写字母表示（如“Z”代表综合管理类，“R”代表人事行政类）；

年份：用4位数字表示（如“2024”）；

流水号：用3位数字表示，从“001”开始按顺序递增。

示例：行政部2024年发布的第3份综合管理类制度文件，编码为“XZ-Z-2024-003”。

（二）文档收集与初步整理

文档收集责任划分：

各部门负责人为本部门行政文档收集的第一责任人，需指定专人（如部门文员）负责日常文档的初步整理；

档案管理员（通常由行政部人员兼任）负责定期（每月末）向各部门收集需归档的文档，并对接收文档进行统一登记。

收集内容与要求：

仅收集正式生效的文档（如已签批的文件、盖章的合同、最终版会议纪要）；

电子文档需为PDF格式（防止格式篡改），纸质文档需字迹清晰、无缺页漏页；

涉及敏感信息（如未公开的人事调整、财务数据）的文档需单独标注“内部保密”字样。

（三）文档归档登记与存储

归档登记流程：

档案管理员收到各部门提交的文档后，1个工作日内完成《文档归档登记表》（见模板1）的填写，内容包括文档名称、编码、形成日期、页数、密级、存放位置、移交人、接收人等；

登记完成后，将文章样式标注于文档右上角，并将登记表同步更新至电子台账（如Excel或档案管理系统）。

存储管理规范：

纸质文档：按编码顺序存入专用档案柜，档案柜外贴标签注明一级分类及年份（如“2024年综合管理类”），柜内按编码顺序排列，每类之间使用隔板分隔；

电子文档：在服务器/云盘建立“行政管理文档”总文件夹，按一级分类子文件夹存放，子文件夹内按年份建立二级文件夹，文件名需与文章样式一致（如“XZ-Z-2024-003_公司考勤管理制度.pdf”）；

涉密文档：纸质文档存入带锁保密柜，电子文档加密存储，访问权限仅限部门负责人及档案管理员。

（四）文档查阅与借阅管理

查阅权限划分：

普通文档：公司全体员工可因工作需要查阅；

内部保密文档：需经本部门负责人审批；

涉密文档：需经行政总监及以上领导审批。

查阅流程：

内部查阅：员工填写《文档查阅申请表》（见模板2），注明查阅文档名称、编码、用途，经部门负责人审批后提交档案管理员，档案管理员核对权限后提供查阅（纸质文档可在阅览室现场查阅，电子文档可提供临时访问）；

外部查阅：如需向外部机构（如审计部门、合作单位）提供文档，需经行政总监审批，并由档案管理员复印/导出，复印件/导出件需加盖“档案专用章”并注明“与原件一致”。

借阅规则：

纸质文档原则上不外借，确因工作需要借阅的，借阅期限不超过3个工作日，到期需及时归还；

借阅期间需妥善保管文档，不得涂改、转借、复制（经批准的除外），如损坏或丢失，需按公司规定承担责任。

（五）文档定期清理与销毁

定期清理周期：每年12月由档案管理员牵头，组织各部门对当年归档文档进行梳理，核对台账与实物/电子文件的一致性，对重复、无效、超保存期的文档提出清理建议。

销毁流程：

档案管理员