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项目管理文档编写与提交指南

适用工作情境

本指南适用于公司内各类项目（如产品研发、市场活动、系统建设、内部优化等）全生命周期的文档管理工作，具体场景包括：

项目启动阶段：需编写《项目章程》《需求规格说明书》等立项文件，明确项目目标与范围；

项目执行阶段：需定期输出《周/月度进度报告》《风险跟踪表》，同步项目状态与问题；

项目阶段评审：需准备《阶段成果报告》《验收测试报告》，支撑阶段性决策；

项目结项阶段：需提交《结项总结报告》《项目复盘报告》，沉淀经验与成果。

标准化操作流程

第一步：明确文档类型与核心目标

根据项目阶段与需求，确定文档类型及核心目标，避免内容冗余或缺失。常见文档类型及目标

项目阶段

文档类型

核心目标

启动阶段

《项目章程》

明确项目边界、负责人、核心目标及资源需求，获得立项授权。

需求分析阶段

《需求规格说明书》

细化业务需求、功能需求与非功能需求，作为设计与开发依据。

执行阶段

《周/月度进度报告》

同步任务完成情况、资源消耗、风险状态，保证项目按计划推进。

测试与验收阶段

《验收测试报告》

记录测试过程、结果及问题修复情况，确认项目成果是否达标。

结项阶段

《结项总结报告》

总结项目成果、成本、周期及经验教训，完成项目闭环。

第二步：收集项目基础素材

围绕文档类型，系统收集与整合项目相关信息，保证内容真实、完整。素材来源包括：

项目背景：项目发起原因、市场需求、战略目标等（来自《项目立项申请表》《市场调研报告》）；

需求信息：业务方需求文档、用户访谈记录、功能清单等（来自需求调研阶段输出）；

执行数据：任务计划、进度跟踪表、资源分配表、会议纪要等（来自项目管理工具或日常记录）；

风险与问题：风险登记册、问题跟踪表、解决方案记录等（来自风险管理与问题处理过程）；

成果交付物：设计方案、测试报告、用户手册、系统上线记录等（来自各阶段产出）。

第三步：编写文档核心内容

按“逻辑清晰、重点突出、数据支撑”原则编写文档，核心模块及编写要点

1.项目基本信息

项目名称、编号、所属部门、负责人、起止时间、文档版本、编写人/日期；

若为阶段性文档，需注明当前阶段（如“需求分析阶段”“测试阶段”）。

2.背景与目标

背景：简述项目发起原因（如“为提升系统用户留存率，需优化功能体验”）；

目标：明确可量化的核心目标（如“3个月内用户留存率提升15%”“功能上线前通过UAT测试”）。

3.范围与边界

范围：包含的核心功能、模块、交付物（如“本次迭代包含用户登录、个人中心、订单查询3个核心功能”）；

边界：明确不包含的内容（如“本次不涉及支付接口开发，仅对接测试环境”）。

4.执行情况（仅阶段/结项报告）

进度：任务完成率（如“计划20个任务，已完成15个，完成率75%”）、关键里程碑达成情况；

资源：人力（如“开发团队5人，测试团队2人”）、成本（如“已发生费用元，占预算%”）；

问题与风险：当前未解决问题（如“第三方数据接口延迟，影响联调进度”）、风险应对措施。

5.成果与交付物

列出已完成的交付物（如《UI设计稿V2.0》《测试用例库》《用户操作手册》）；

附关键成果截图、数据图表（如“系统首页加载速度从3s优化至1.5s，提升50%”）。

6.后续计划（仅阶段报告）

下一阶段任务清单、时间节点、责任人（如“下阶段完成支付接口开发，负责人*，截止日期X月X日”）。

7.经验与总结（仅结项报告）

成功经验（如“通过每日站会有效拉通团队，沟通效率提升30%”）；

不足与改进（如“需求变更未走正式流程，导致返工2人日，后续需建立变更评审机制”）。

第四步：多级审核与修订

文档编写完成后，需经三级审核，保证内容准确性与合规性：

一级审核（编写人自审）：检查逻辑连贯性、数据一致性、格式规范性，无错别字或表述歧义；

二级审核（负责人审核）：确认内容是否符合项目目标、范围是否清晰、问题与风险是否真实可追溯；

三级审核（相关方审核）：涉及跨部门协作的文档，需发送至需求方、技术负责人等，确认需求理解一致、技术方案可行。

审核通过后，由项目负责人*签字确认，方可进入提交流程。

第五步：格式规范与统一

为保证文档可读性与归档管理，需统一格式要求：

字体与字号：标题（黑体，三号，加粗），（宋体，小四），表格内文字（宋体，五号）；

标题层级：一、（一级标题，黑体，三号）、（一）（二级标题，黑体，四号）、1.（三级标题，宋体，小四，加粗）；

页眉页脚：页眉包含“项目名称-文档类型”（如“项目-需求规格说明书”），页脚包含页码（居中）；

图表规范：图表需编号（如图1、表1）并注明标题，编号按章节连续编排（如图1-1为第一章第一个图）。

第六步：正式提交与归档

提交渠道：通过公司项目管理平台（如OA系统、Confluence）提交电子版，