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行政公文写作格式与范例汇编

行政公文作为机关、团体、企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、处理公务的重要工具。其写作的规范性、准确性直接关系到工作效率与决策质量。本文旨在梳理行政公文的通用写作格式，并辅以常见文种的范例，为相关从业人员提供实用参考。

一、行政公文的基本格式规范

行政公文的格式是公文严肃性和规范性的具体体现，各类公文虽因用途不同略有差异，但基本结构要素一致。

（一）标题

标题应准确概括公文的主要内容并标明文种，一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成。例如：“XX市人民政府关于加强城市绿化管理工作的通知”。标题应置于公文首页红色分隔线之上居中位置，字体通常选用方正小标宋简体，字号略大于正文。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（二）主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（三）正文

正文是公文的核心部分，用来表述公文的内容。通常位于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（四）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。印章是公文生效的标志。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（六）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

二、常用公文文种及范例

（一）通知

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其特点是应用广泛，形式灵活，时效性强。

范例：关于召开年度工作部署会议的通知

各科室、直属单位：

为总结上一年度工作经验，明确新一年度工作目标和任务，经研究决定，召开年度工作部署会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：X月X日（星期X）上午X时

二、会议地点：机关X楼会议室

三、参会人员：各科室、直属单位主要负责人

四、会议内容：

（一）传达上级有关会议精神；

（二）总结上一年度工作情况；

（三）部署新一年度重点工作任务。

五、有关要求：

（一）请参会人员提前安排好工作，准时参会，原则上不得请假。如确需请假，须书面报请单位主要领导批准。

（二）请准备好本部门上一年度工作总结（简明扼要，突出重点），会议上将进行简要交流。

特此通知。

XX单位办公室（印章）

XXXX年X月X日

（二）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告具有单向性，不需要上级机关批复。

范例：关于XX项目进展情况的报告

[上级机关名称]：

根据您单位X月X日《关于XX项目立项的批复》（X发〔XXXX〕X号）要求，我单位负责组织实施的XX项目目前进展顺利。现将有关情况报告如下：

一、项目概况

XX项目主要致力于解决XX领域的XX问题，项目总投资XX，计划工期为XX个月。项目自XXXX年X月启动以来，各项工作稳步推进。

二、主要进展情况

（一）已完成项目前期调研、方案设计及专家评审工作，形成了《XX项目实施方案》。

（二）项目所需主要设备已完成招标采购，部分设备已到位并开始安装调试。

（三）项目团队已组建完成，并开展了专项培训。

三、存在问题与下一步计划

目前项目实施过程中主要存在XX方面的协调问题，我单位正积极与相关部门沟通解决。下一步，我们将重点推进XX工作，确保项目按计划于XXXX年X月底前完成。

特此报告。

XX单位（印章）

XXXX年X月X日

（三）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要上级机关及时批复。

范例：关于申请追加XX经费的请示

[上级机关名称]：

我单位目前正在开展的XX工作，因[简述原因，如：工作任务增加、原材料价格上涨等]，