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文档归档与管理制度文件管理规范

一、适用范围与应用场景

本规范适用于企业内部各类正式文件、非正式文件及历史档案的管理工作，涵盖行政、项目、人事、财务、合同等各业务领域。具体应用场景包括：日常办公文件的全生命周期管理、项目启动至验收阶段的过程文件管控、年度审计/合规检查的档案准备、企业历史档案的追溯与调用、员工离职/岗位变动时的文件交接等。通过标准化管理，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，支撑企业高效运营与合规决策。

二、文档归档管理的标准化操作流程

（一）文件收集与整理

明确收集范围：根据文件类型（如制度类、报告类、合同类、凭证类）及业务需求，确定需收集的文件清单，保证涵盖关键业务节点（如项目立项、合同签订、费用报销、会议决策等）。

责任分工：各业务部门指定专人（如部门文秘*）负责本部门文件收集，行政部统筹协调跨部门文件汇总。

整理要求：对收集的文件进行初步筛选，剔除重复、无效文件；检查文件完整性（如合同需含双方签字盖章页、报告需含审批签字页），保证内容清晰、无缺页损毁；电子文件需统一格式（如Word、PDF），纸质文件需去除夹带物（如回形针、便利贴）。

（二）文件分类与编号

分类标准：采用“年度-业务类别-子类-流水号”四级分类法，例如：

行政类：制度文件（XZ）、会议文件（HY）、通知文件（TZ）

项目类：立项文件（LX）、过程文件（GC）、验收文件（YS）

人事类：招聘文件（ZP）、合同文件（HT）、培训文件（PX）

编号规则：

纸质文件：年份（后2位）+业务类别代码（2位）+子类代码（2位）+流水号（3位），例如：2024-XZ-ZD-001（2024年行政类制度文件第1号）。

电子文件：在纸质编号基础上增加“D”标识，例如：2024-XZ-ZD-001D。

标签标注：纸质文件在文件首页右上角粘贴分类标签，标注编号、密级（如公开、内部、秘密）；电子文件在文件名中体现编号，并存储于对应分类文件夹。

（三）文件审核与归档

审核流程：

部门内审：由文件形成部门负责人*审核文件内容准确性、完整性，签字确认后提交归档。

跨部门会签：涉及多部门业务的文件（如项目合同），需由相关部门负责人*会签，保证无争议。

最终审批：行政部对文件分类、编号合规性进行复核，重要文件（如公司级制度、重大合同）需报请分管领导*审批。

归档方式：

纸质文件：审核通过后，按编号顺序装入标准档案盒，盒面标注“编号-文件名称-年度-保管期限”，移交至档案室存放。

电子文件：审核通过后，至企业指定文档管理系统（如OA系统），填写文件元数据（如形成部门、归档人、归档日期），保证与纸质文件一一对应。

（四）文件保管与维护

保管环境：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、档案柜），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子文件存储服务器需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放。

定期检查：档案管理员*每季度对纸质文件进行检查，查看是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等问题，发觉问题及时处理；每半年对电子文件进行备份有效性验证，保证数据可恢复。

保管期限：根据文件价值及法规要求设定保管期限（如会计凭证30年、项目验收文件10年、公司制度文件长期），到期前3个月启动鉴定流程。

（五）文件借阅与使用

借阅申请：借阅人填写《文件借阅申请表》，说明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限，经部门负责人审批后提交档案室；涉密文件需经分管领导审批。

借阅流程：

纸质文件：档案管理员*核对申请表与文件信息，登记《文件借阅登记表》（包括借阅人、借阅日期、预计归还日期），借阅人签字后方可取用；借阅期间不得涂改、抽取、增删文件，需妥善保管，避免遗失或损坏。

电子文件：借阅人通过文档管理系统在线申请，审批通过后可在线预览或，系统自动记录访问日志。

归还与续借：借阅期满后，借阅人需在3个工作日内归还文件，档案管理员*检查文件完整性后注销借阅记录；如需续借，需提前1天提交续借申请，续借期限不超过原期限。

（六）文件鉴定与销毁

鉴定组织：保管期限届满的文件，由行政部牵头，组织业务部门负责人、档案管理员组成鉴定小组，评估文件是否有继续保存价值（如涉及历史纠纷、重要决策依据等）。

销毁审批：对无保存价值的文件，鉴定小组出具《文件销毁鉴定意见表》，报请分管领导审批；涉密文件销毁需报请总经理审批。

销毁执行：

纸质文件：由2名以上人员（含档案管理员*）监销，使用碎纸机销毁或送至指定保密销毁机构，监销人签字确认《文件销毁记录表》。

电子文件：由信息技术部*彻底删除存储数据（低级格式化），保证无法恢复，并记录销毁日志。

三、标准化文件管理表单模板

（一）文件归档登记表

文件编号

文件名称

形成部门

归档日期

密级

保管期限

存放位置（档案盒号）

整理人

审核人

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