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文档管理标准化流程及模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程及模板适用于各类组织（如企业、事业单位、项目团队等）的文档全生命周期管理，涵盖从文档创建到最终销毁的各个环节。典型应用场景包括：

项目文档管理：如项目立项报告、需求说明书、技术方案、测试报告、验收文档等；

行政文件管理：如会议纪要、通知公告、规章制度、工作计划等；

业务合同管理：如采购合同、服务协议、保密协议等；

技术资料管理：如产品设计图纸、操作手册、维护手册、研发记录等；

档案归集管理：如历史文件、审计资料、合规文档等。

二、文档管理标准化操作步骤

（一）文档创建与命名规范

创建内容要求

文档内容需真实、准确、完整，符合业务需求及相关法规要求；

涉及多方协作的文档，需明确责任主体（如主责人、审核人），保证内容一致性；

文档中不得包含涉密、违规及敏感信息，引用数据需注明来源。

命名规则

统一采用“部门代码-文档类型-年份-序号-版本号”格式，例如：“HR-制度-2024-001-V1.0”；

部门代码可自定义（如HR代表人力资源部，TECH代表技术部）；

文档类型用中文简写（如“制度”“报告”“合同”“方案”等）；

序号按自然年度从001开始排序，版本号首次为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）。

（二）文档审核与审批

审核流程

主责人自审：文档创建后，由主责人*完成内容自查，保证格式规范、数据准确、逻辑清晰；

部门审核：部门负责人*对文档的业务合规性、内容完整性进行审核，签署审核意见；

跨部门会签：涉及多部门职责的文档，需发起会签流程（如技术方案需技术部、产品部、运营部*会签）；

最终审批：根据文档密级及重要性，由指定审批人*（如部门总监、分管领导）签署审批意见。

审核要点

内容是否符合法律法规、公司制度及业务需求；

数据、图表、引用是否准确无误；

格式是否统一（字体、字号、页边距、编号规则等）；

责任主体、日期等关键信息是否完整。

（三）文档分类与存储

分类标准

按业务属性分为：管理类、业务类、技术类、档案类等；

按密级分为：公开级（内部全员可阅）、内部级（部门内可阅）、保密级（仅限授权人员可阅）；

按载体分为：电子文档（Word、PDF、Excel等）、纸质文档（需同步扫描存档）。

存储要求

电子文档：存储于指定服务器或云盘（如公司OA系统、共享文件夹），建立层级目录（如“2024年/人力资源部/制度文件/”）；

纸质文档：使用统一规格文件夹（如A4竖排文件夹），标注文档名称、编号、日期、密级，存放于文件柜中并张贴索引标签；

权限管理：通过系统设置访问权限，保证保密级文档仅授权人员可读/改，公开级文档可自由查阅；

备份机制：电子文档每月进行本地及云端双备份，重要文档实时备份。

（四）文档借阅与传阅

借阅流程

借阅人*填写《文档借阅登记表》（见模板三），注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限；

部门负责人审批（保密级文档需额外经分管领导审批）；

管理员*核对文档信息，确认无误后交付，电子文档通过系统授权，纸质文档签字领取。

传阅管理

传阅文档需附《文档传阅单》，明确传阅顺序及每位传阅人的停留时间（一般不超过2个工作日）；

传阅人需在传阅单上签字确认，并注明传阅日期及意见；

传阅完成后，由管理员*收回文档，保证无遗漏、无损坏。

（五）文档版本控制

版本更新触发条件

内容发生实质性修改（如业务流程调整、数据变更、政策更新等）；

文档存在错误或遗漏，需更正补充；

审批流程或格式要求变化，需同步调整。

版本管理规范

版本号更新规则：小版本修订（如V1.0→V1.1，仅修改内容，不调整框架），大版本修订（如V1.0→V2.0，框架或核心内容变更）；

每次版本更新需填写《文档版本变更记录表》（见模板四），注明变更内容、变更人、变更日期、审批人；

历史版本需保留（至少保留3个最新版本），并在文件名中标注版本号，避免混淆；

最新版本文档需在系统目录中置顶，并更新文档状态为“当前有效”。

（六）文档归档与销毁

归档条件

文档所属项目已结项、业务流程已完结或文档达到归档期限（如年度总结类文档次年Q1归档）；

文档已完成所有审批流程，内容最终确认无误；

电子文档已备份，纸质文档已整理成册（加装封面、目录、页码）。

归档流程

主责人将待归档文档提交至档案管理员，填写《文档归档登记表》（见模板五）；

档案管理员*核对文档完整性、规范性，分类编号后存入档案库（电子档案存入归档专区，纸质档案存入档案柜）；

归档后，档案管理员*在系统中更新文档状态为“已归档”，并归档编号（如“DA2024-001”）。

销毁管理

对已过保存期限、无留存价值的文档，由档案管理员*编制《文档销毁清单》，注明文档名称、编号、销毁原因、销毁日期；

经部门负责人及分管领导审批后，由2名以上人员共同监销