企业办公行政文档归档模板.docVIP

企业办公行政文档归档模板使用指南

一、适用范围与典型应用场景

二、文档归档操作流程

（一）文档收集与初步整理

收集范围：明确需归档的行政文档类型，包括但不限于：

制度类：企业内部管理制度、流程规范、岗位职责说明书等；

会议类：各类会议通知、议程、签到表、纪要、决议事项跟踪表等；

通知类：公司层面发布的正式通知、公告、红头文件等；

报告类：行政工作总结、月度/季度工作报告、专项汇报材料等；

合同类：行政类服务合同（如保洁、采购、维修等，不含业务合同）；

其他：重要往来函件、印章使用申请单、固定资产登记文件等。

整理要求：

清理重复件、草稿件（除非有特殊留存价值），保留最终正式版本；

对破损文档进行修复，字迹模糊的需重新誊写并注明“重新誊写件”；

电子文档需确认格式统一（如Word、PDF），避免使用过期或不兼容格式。

（二）文档分类与编号

分类标准：采用“年度-大类-子类”三级分类法，保证逻辑清晰。例如：

2024年度|会议类|总经理办公会；

2024年度|制度类|人事管理制度；

2023年度|合同类|办公设备采购合同。

编号规则：格式为“YY-ML-ZL-X”，具体含义：

YY：文档形成年份后两位（如2024年为“24”）；

ML：大类代码（会议类=HY、制度类=ZD、通知类=TZ、报告类=BG、合同类=HT、其他=QT）；

ZL：子类代码（可自定义，如“总经理办公会=ZJLB”、“人事管理制度=RSGL”）；

X：流水号，按年度从“001”开始顺序编制，不得跳号或重号。

示例：2024年总经理办公会第3次会议纪可编号为“24-HY-ZJLB-003”。

（三）填写归档登记表

将整理并分类编号后的文档录入《行政文档归档登记表》（见第三部分），保证以下信息完整准确：

文档编号：按上述编号规则填写；

文档名称：与文件标题完全一致，无简称或歧义；

文档类型：对应分类的大类（如会议类、制度类）；

形成部门：填写文件签发或主要编制部门（如行政部、总经理办公室）；

形成日期：文件签发或最终定稿日期（精确到日）；

密级：根据内容敏感度标注“公开”“内部”或“秘密”（一般行政文档多为“内部”）；

存放位置：物理文档填写档案柜编号及层位（如“A栋3楼档案柜-02层-03格”），电子文档填写服务器路径或云盘文件夹（如“//服务器/行政档案/2024/会议类/”）；

责任人：填写文档经办人（如经理、专员）；

备注：可填写文档关联项目、特殊保存要求等（如“需保存10年”“附审批原件”）。

（四）物理与电子存储

物理存储：

使用统一规格的档案盒（长310mm×宽220mm×厚30mm），盒面标注“年度-大类-子类-起止编号”（如“2024-会议类-总经理办公会-001-005”）；

文档按编号顺序垂直放入档案盒，避免折叠，重要文件可使用纸质文件袋单独封装；

档案盒内附《档案盒内文件清单》，注明盒内所有文档名称及编号，便于快速核对。

电子存储：

电子文档按分类建立文件夹层级（如“2024→会议类→总经理办公会”），文件名与物理文档编号一致（如“24-HY-ZJLB-003_总经理办公会会议纪要.pdf”）；

电子档案存储于企业专用服务器或加密云盘，设置访问权限（如“内部”级文档仅行政部及相关部门主管可查阅）；

定期对电子档案进行备份（建议每月1次），备份介质需标注备份日期及责任人，异地存放至少1份备份。

（五）归档后管理

借阅与归还：

员工因工作需要借阅文档时，需填写《行政文档借阅申请表》，经部门负责人及行政部审批后，由档案管理员办理借阅手续；

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请；

秘密级文档原则上仅限查阅，不得带离办公区域，确需借出需经分管副总经理审批。

更新与销毁：

制度类、流程类文档更新后，原版本需标注“已废止”并单独存放，新版本重新归档编号；

对超过保存期限的文档（如一般通知保存5年、会议纪要保存10年），由行政部编制《档案销毁清单》，经法务部及分管领导审核后，由2人以上共同监销，并记录销毁过程（销毁日期、监销人、销毁方式）。

三、行政文档归档登记表模板

文档编号

文档名称

文档类型

形成部门

形成日期

密级

存放位置（物理/电子）

责任人

备注

24-ZD-RSGL-001

《员工考勤管理制度》2024版

制度类

行政部

2024-01-15

内部

A栋3楼档案柜-01层-01格/服务器/行政档案/2024/制度类/

*经理

附审批原件

24-HY-ZJLB-003

2024年第一次总经理办公会会议纪要

会议类

总经理办公室

2024-02-20

内部

A栋3楼档案柜-02层-03格/服务器/行政档案/2024/会议类/

*专员

决议事项3项

23-HT-OBPC-015

办公室保洁服