行政文件归档管理模板文件分类与存储方案版.docVIP

行政文件归档管理模板文件分类与存储方案版

一、适用范围与场景描述

本方案适用于各类企事业单位、机关及其他组织（以下简称“单位”）的行政文件归档管理工作，覆盖日常行政管理、项目运作、会议决策、人事变动、财务报销（非涉密票据类）等环节产生的各类纸质及电子文件。具体场景包括：年度文件集中归档、部门文件定期移交、专项活动资料整理、历史文件梳理与数字化转换等，旨在通过标准化分类与存储，实现文件管理的规范化、系统化，提升文件查找效率与安全保障能力。

二、标准化操作流程详解

（一）文件收集与初步筛选

明确收集范围：根据单位职能与管理需求，确定需归档的行政文件类型，包括但不限于：

管理制度类：章程、规定、办法、通知等；

会议类：会议纪要、议程、发言材料、决议等；

人事类：任免文件、劳动合同、考核记录、培训资料等；

项目类：立项报告、实施方案、验收报告、总结材料等；

合同类：各类协议、合同、补充协议等（需注明“归档”字样）；

事务类：请示、批复、函件、工作总结、计划等。

注：涉密文件、临时性草稿、重复文件（无最终定稿标记）不纳入归档范围。

收集责任分工：由各部门指定专人（如部门文员*）负责本部门文件的日常收集，保证文件完整、准确；行政管理部门每季度对各部门文件收集情况进行督促检查。

初步筛选与审核：收集的文件需经部门负责人*审核，确认文件内容有效、格式规范（如正式文件需加盖公章、签批手续齐全），剔除无效文件后，移交至行政档案管理部门。

（二）文件分类编码

分类依据：遵循《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）及单位内部管理需求，采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法，结合“—”符号进行层级划分。

分类细则：

一级分类（年度）：以文件形成年度作为一级分类，如“2024”；跨年度文件（如项目周期跨越多年度）归入项目结束年度。

二级分类（机构/问题）：按文件形成机构（如“综合管理部”“财务部”）或问题类型（如“人事管理”“会议管理”）划分，机构类优先，如“2024—综合管理部”；若文件涉及多个机构，按主要责任机构归类。

三级分类（保管期限）：根据文件价值分为“永久”“30年”“10年”三类，具体参照《文书档案保管期限表》及单位规定执行，如“2024—综合管理部—永久”。

编码规则：在分类基础上赋予唯一文件编号，格式为“分类代码—流水号”，如“2024—综合管理部—永久—001”；流水号按年度从001开始连续编制，不得重复、空号。

（三）文件登记造册

登记内容：对归档文件逐一登记，建立《行政文件归档登记总表》（见模板1），登记信息包括：文件编号、文件标题、形成日期、形成部门/机构、页数（纸质文件）/大小（电子文件）、保管期限、存放位置（物理柜号/电子路径）、备注等。

登记要求：纸质文件使用黑色签字笔或钢笔登记，字迹清晰；电子文件采用Excel表格登记，保证信息准确无误，登记完成后由档案管理员与移交人共同签字确认。

（四）文件存储管理

物理文件存储：

装订要求：纸质文件以“件”为单位进行左侧装订（超过50页可装订成册），去除金属夹、回形针等易锈蚀材料，保证文件平整。

存放容器：使用无酸档案盒存放，档案盒标注“分类代码—文件标题—保管期限”，如“2024—综合管理部—永久—会议纪要”；档案盒按分类顺序竖放于档案柜中，避免挤压，每层柜体放置标签标注类别。

存储环境：档案库房保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，定期通风（每季度1次），远离强光、有害气体。

电子文件存储：

存储介质：刻录一次性光盘（CD-R/DVD-R）或存储于专用服务器/云存储平台（需加密管理），禁止使用临时存储介质（如U盘）长期保存。

文件夹结构：按“年度—机构—保管期限”建立层级文件夹，如“2024/综合管理部/永久/”，电子文件以“文件编号—文件标题”命名（如“2024—综合管理部—永久—001—会议纪要”）。

备份要求：电子文件实行“一式三份”备份，其中一份异地存放，每半年进行一次备份有效性检测。

（五）定期检查与维护

日常检查：档案管理员*每周对物理档案柜进行一次巡查，查看档案盒是否完好、存放顺序是否混乱；每季度对电子文件存储路径进行抽查，确认文件可正常打开、无损坏。

定期清点：每年12月开展年度文件清点工作，核对《行政文件归档登记总表》与实际存储情况，保证账实相符，形成《年度文件清点报告》由行政负责人*审批。

维护措施：对破损纸质文件及时修复（如裱糊、更换档案盒）；对损坏的电子文件立即从备份中恢复，并分析原因采取补救措施；对超过保管期限的文件，按规定程序销毁（见第六步）。

（六）文件鉴定与销毁

鉴定组织：由行政管理部门牵头，邀请档案管理专家、法务人员及相关业务部门负责人*组成鉴定小组，对到期文件进行价值鉴定。

销毁流程：

经鉴定无