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行政文书写作范例与格式规范

行政文书作为各级各类组织在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、决策水平和组织形象。因此，掌握行政文书的写作范例与格式规范，是每一位行政管理人员及相关从业人员的基本素养。本文将从行政文书的基本原则、通用格式规范以及常见文种的撰写要点与范例入手，系统阐述行政文书写作的核心要素。

一、行政文书写作的基本原则

行政文书的写作并非随意为之，它需要遵循一系列基本原则，以确保其严肃性、准确性和有效性。

1.准确规范原则：这是行政文书写作的生命线。内容必须真实可靠，数据务必精确无误，观点应明确清晰。遣词造句要符合汉语语法规范，使用标准的书面语，避免口语化、模糊不清或易产生歧义的表述。涉及政策法规、专业术语时，必须准确引用，不容有失。

2.简明扼要原则：行政工作讲究效率，文书写作亦应如此。在准确表达核心意思的前提下，力求文字简练，篇幅精短，避免冗余信息和不必要的客套。要开门见山，直奔主题，让读者能够快速抓住重点。

3.庄重得体原则：行政文书代表着组织的意志和权威，其语言风格应庄重、严肃、客观。根据行文对象和内容的不同，选择恰当的语气和表达方式，既要体现政策的严肃性，又要注意行文的礼貌和分寸。

4.逻辑清晰原则：文书的结构布局应合理有序，层次分明，论点、论据、结论之间要有严密的逻辑关系。无论是阐述问题、分析原因，还是提出措施、部署工作，都应条理清晰，让人一目了然。

5.时效观念原则：行政工作往往具有较强的时效性，相关文书的起草、传递和执行都应及时高效，避免延误工作。

二、行政文书的通用格式规范

尽管行政文书种类繁多，但其格式具有一定的通用性和规范性。以下是构成行政文书的基本要素及其规范要求：

1.页面设置：

*纸张：一般采用A4型纸张（210mm×297mm）。

*页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（可根据单位内部规定微调，但应保持美观和规范）。

*字体字号：正文通常使用三号或四号仿宋GB2312字体；标题一般使用二号小标宋或宋体加粗；一级标题可用三号黑体，二级标题可用三号楷体加粗，三级标题可用三号仿宋加粗。

*行距：一般采用固定值28-30磅，或单倍行距。

2.标题：

*标题应准确概括文书的主要内容，力求简洁明了。

*通常由“发文机关+事由+文种”三部分组成，如《XX公司关于加强安全生产管理的通知》。有时可省略发文机关，如《关于举办员工技能培训的请示》。

*标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3.主送机关：

*指文书的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

*顶格写在标题下方，正文上方，其后加冒号。

*如主送机关较多，可按其性质、级别或惯例依次排列。

4.正文：

*是文书的核心部分，用来阐述具体内容、阐明观点、提出要求等。

*开头部分：通常简明扼要地说明发文的依据、目的、原因或背景。

*主体部分：是正文的核心，应层次分明、逻辑清晰地表述具体事项、意见、办法、措施等。内容复杂时，可分条列项，但应避免过度琐碎。

*结尾部分：根据文种特点，常用“特此通知”、“妥否，请批示”、“以上报告，请审阅”等习惯用语。

5.附件说明：

*如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的顺序和名称。

*格式为：“附件：1.XXXXX”，“2.XXXXX”。

6.发文机关署名和成文日期：

*发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文（或附件说明）的右下方。

*成文日期即文书的签发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

*联合行文时，发文机关署名和成文日期的编排依照相关规定。

7.印章：

*公开发布的行政文书，必须加盖发文机关印章，印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

8.主题词/关键词（部分单位仍在使用）：

*是为了便于文书检索而从正文中选取的核心词汇。

*位于成文日期下方，顶格写“主题词：”，后接相关词汇，词间用分号隔开，最后一词后无标点。

9.抄送机关：

*指除主送机关外需要执行或知晓文书内容的其他机关。

*位于主题词下方，左空一字用“抄送：”标识，后接机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

三、常见行政文书范例与撰写要点

（一）通知

定义：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

特点：使用范围广，种类多（如指示性通知、告知性通知、会议通知等），时效性强。