供应链采购与供应商管理模板.docVIP

供应链采购与供应商管理模板工具说明

一、模板应用场景

本工具适用于企业采购部门开展日常供应商管理全流程工作，具体包括但不限于以下场景：

新供应商引入：企业首次合作供应商的资质审核、评估与准入；

现有供应商年度评估：对合作中供应商的履约能力、服务质量、成本控制等维度进行综合考核；

采购需求落地执行：从需求提报、询比价、合同签订到订单交付的全流程标准化管理；

供应商分级分类管理：基于绩效结果对供应商进行分级（如战略供应商、核心供应商、普通供应商），实施差异化合作策略；

跨部门协作采购：需求部门、采购部门、质量部门、财务部门等多角色协同参与的采购项目。

二、标准化操作流程

1.采购需求确认

需求部门发起：需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额、技术质量要求等关键信息，部门负责人签字确认。

采购部门审核：采购部门对接需求部门，确认需求的合理性、必要性与预算匹配度，重点核查技术参数是否清晰、交付周期是否可行，审核通过后进入供应商寻源环节。

2.供应商寻源

渠道筛选：通过企业合格供应商名录、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集潜在供应商信息，优先选择已有合作基础或行业口碑良好的供应商。

初步沟通：向潜在供应商发出《合作意向函》，简要说明采购需求、合作要求及后续流程，收集供应商初步反馈（如产能、合作意愿等）。

3.供应商资质审核

资料提交：供应商需提供《供应商资质信息表》及附件，包括：营业执照（加盖公章）、相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、过往合作案例（合同关键页复印件）、法定代表人证件号码明等。

审核评估：采购部门联合质量、法务部门对资质文件进行合规性审核，重点核查：

主体资格是否合法（是否在有效期内、有无经营异常记录）；

资质等级是否满足采购需求（如特种设备生产资质需符合行业标准）；

财务状况是否稳定（可要求提供近期财务报表或银行资信证明）。

审核通过后，供应商进入候选名单；未通过则书面反馈原因，终止合作。

4.询比价与商务谈判

询价文件发出：向候选供应商发出《询价单》，明确报价要求（含税价/不含税价、报价有效期）、交付细节（运输方式、包装标准）、付款条件、质量验收标准等。

报价收集与分析：供应商在规定时间内提交《报价单》，采购部门汇总报价信息，从价格、交期、付款条件、服务能力等维度进行比价分析，形成《询比价评估报告》，推荐1-3家优选供应商。

商务谈判：与优选供应商就价格、履约条款、违约责任等进行谈判，达成一致后拟定《采购合同（草案）》。

5.合同签订与订单下达

合同审核：法务部门对《采购合同》条款进行合规性审核，重点核查标的物描述、双方权利义务、验收标准、争议解决方式等；采购部门确认商务条款无误后，提交双方授权代表签字盖章。

订单创建：采购部门根据合同信息，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送供应商，明确订单编号、物料编码、数量、单价、交付日期、收货地址等信息，并抄送仓库、质量部门。

6.订单执行与交付跟踪

生产/备货跟踪：供应商根据订单要求组织生产或备货，采购部门定期与供应商对接进度，保证按期交付；如遇延期风险，要求供应商提供应急预案，并及时同步需求部门。

到货验收：仓库部门对照订单核对到货物料/服务的数量、外观；质量部门按《质量检验标准》进行抽样或全检，检验合格后签署《到货验收单》；不合格物料则启动退货或换货流程，记录《不合格品处理报告》。

7.供应商绩效评估

评估周期：季度/年度评估，新供应商合作满3个月后首次评估，后续按周期开展。

评估维度与数据收集：

交货准时率：（按时交付批次数/总交付批次数）×100%，数据由仓库提供；

质量合格率：（检验合格批次数/总检验批次数）×100%，数据由质量部门提供；

价格竞争力：对比市场平均价格或历史采购价格，评估成本控制能力；

服务响应速度：针对投诉、咨询等需求的处理及时性（24小时内响应、48小时内解决），数据由采购部门记录；

合作配合度：配合度评分（1-5分），由采购部门、需求部门共同打分。

评估结果应用：根据综合评分将供应商分为四级（优秀≥90分、合格70-89分、待改进60-69分、不合格＜60分），结果纳入《供应商绩效评估档案》：

优秀供应商：增加合作份额、优先参与新项目评选；

合格供应商：维持现有合作；

待改进供应商：发出《改进通知函》，30日内提交整改计划；

不合格供应商：终止合作，从合格名录中移除。

8.供应商关系维护

定期沟通：每季度与核心供应商召开业务沟通会，反馈合作问题、优化合作模式；

信息共享：向供应商提供企业年度采购计划、产能预测等信息，推动供应链协同；

激励机制：对年度表现突出的供应商授予“年度优秀供应商”称号，给予一定政策倾斜（如缩短付款周期）。

三、核心