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办公室物品采购审批标准化表格模板使用指南

一、适用范围与场景

本标准化表格模板适用于企业、事业单位及各类组织内部日常办公物品的采购审批管理，具体场景包括但不限于：

办公耗材采购（如纸张、笔、文件夹等）；

办公设备采购（如电脑、打印机、办公家具等）；

部门专项物品采购（如会议用品、宣传物料等）；

预算内计划内采购及小额紧急采购（金额需符合单位财务制度规定）。

模板旨在统一采购流程规范，明确审批责任，保证采购行为合规、高效，同时便于财务部门对采购支出进行统计与管控。

二、标准化操作流程

1.需求提出与表单填写

发起人：各部门因工作需要采购物品时，由部门指定人员（如行政专员或需求申请人）填写《办公室物品采购审批表》。

填写要求：

准确填写申请部门、申请人姓名（*）、联系方式（内线或办公电话）、申请日期；

详细列出物品名称、规格型号（如尺寸、品牌、技术参数等，避免模糊描述）、单位、数量及预估单价，总价需为数量与预估单价的乘积；

明确物品用途（如“日常办公使用”“项目会议材料准备”等），并注明是否为紧急采购（紧急采购需标注“特急”及预计到货日期）。

2.部门负责人初审

审批人：申请人所在部门负责人（*）。

审批职责：

核查采购需求的必要性：确认物品是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案（如使用现有物品、内部调配等）；

审核采购预算：对照部门年度预算或月度采购计划，判断本次采购是否在预算范围内，超预算需说明额外资金来源；

审批通过后，在“部门负责人审核”栏签字并注明日期，若不通过需注明理由并退回申请人调整。

3.行政部（或后勤部）复核

复核人：行政部（或后勤部）指定负责人（*）。

复核内容：

物品规格与市场匹配度：根据常用采购目录或历史采购记录，核查物品规格型号是否合理，避免过高配置或不必要功能；

库存情况：通过库存管理系统或实物盘点，确认物品是否有库存，库存充足则建议直接领用，避免重复采购；

采购方式建议：根据物品金额及单位采购制度，建议采用“供应商直采”“电商平台采购”或“集中招标采购”等方式，并在表单中标注。

4.财务部预算核对

核对人：财务部指定人员（*）。

核对要点：

预算额度核对：确认本次采购总金额是否在部门剩余预算额度内，若涉及跨部门预算或追加预算，需附《预算调整申请表》；

价格合理性审核：对大额采购（如金额超过元，具体标准由单位自定），需参考近期市场价格或历史采购价，判断预估单价是否合理，存在异常时要求申请人提供询价记录。

5.分管领导审批

审批人：根据采购金额及单位层级规定，由对应分管领导（*）审批（如金额在元以下由部门副总审批，元以上由总经理审批）。

审批重点：

重大采购事项：对单价较高或批量采购（如办公设备、家具等），需评估采购对整体运营的影响及投入产出比；

紧急采购特批：对于“特急”标注的采购，确认紧急原因的真实性，可先通过口头沟通审批，事后补签书面流程。

6.总经理（或最高负责人）终审

审批人：总经理（*）或单位最高负责人（根据采购金额及授权范围确定，小额采购可跳过此步骤）。

终审职责：

对超出分管领导审批权限的重大采购进行最终把关；

签字确认后，审批表流转至行政部（或后勤部）作为采购执行依据。

7.采购执行与反馈

执行部门：行政部（或后勤部）根据审批通过的表单，按建议采购方式实施采购，保证供应商资质合规（如营业执照、相关经营许可证等）、物品质量达标。

反馈要求：

采购完成后，采购人需在“采购执行情况”栏填写实际采购金额、供应商名称、采购日期，并附采购凭证（如订单截图、送货单等）；

物品送达后，由申请人所在部门指定人员（*）验收，确认数量、规格无误后在“验收人”栏签字，验收不合格需及时反馈行政部处理。

三、采购审批表模板

办公室物品采购审批表

基本信息

申请部门

申请人

*（姓名）

联系方式

*（内线/办公电话）

申请日期

年月*日

物品信息

序号

物品名称

1

2

3

采购需求说明

□计划内采购□紧急采购（预计到货日期：年月*日）

审批流程

环节

审批人（*）

部门负责人审核

行政部复核

财务部预算核对

分管领导审批

总经理终审

采购执行情况

实际采购总金额（元）

采购日期

年月*日

验收人

*（姓名）

备注

（如：质量异常、退换货情况等）

四、关键注意事项与规范

填写规范性：

物品名称、规格型号等信息需准确完整，避免使用“大概”“类似”等模糊表述，防止采购物品与实际需求不符；

预估单价需基于市场调研或历史数据填写，虚报、漏报可能导致审批延误或预算偏差。

审批时限要求：

常规采购审批流程应在收到申请后3个工作日内完成；

紧急采购需在24小时内完成审批，保证不影响正常办公。

预算与采购原则：

严格执行预算管理，无预算或超预算采购需提前履行预算调整程序，不得擅自采购；

优先选择性价比高的供