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跨行业采购管理流程模板

适用行业与核心价值

全流程操作指南

第一步：需求确认与申请——明确采购目标

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目组等）

关键动作：

需求提报：需求部门根据业务计划（如生产计划、项目立项、日常运营等），填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额及质量标准。

需求初审：部门负责人审核需求的合理性（如是否必要、预算是否符合部门计划），签字确认后提交至采购部。

需求复核：采购部对接需求部门，确认技术参数、预算准确性及市场行情，必要时组织技术部门联合评审，避免需求描述模糊或预算偏差。

输出文档：《采购需求申请表》（含部门负责人、采购部审核意见）

第二步：供应商寻源与评估——建立优质合作资源池

责任部门：采购部、需求部门（技术/质量参与）

关键动作：

寻源渠道：通过公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购（仅限独家或紧急情况）等方式筛选供应商；优先从合格供应商名录中选择，新供应商需提交资质证明（营业执照、行业许可证、相关认证等）。

供应商评估：组织评估小组（采购、技术、质量、财务），从资质合规性、价格竞争力、供货能力、服务质量、合作历史（如有）、履约风险等维度进行评分，形成《供应商评估报告》，确定候选供应商名单。

谈判与确定：与候选供应商就价格、交期、付款方式、售后服务等细节谈判，最终选定供应商并发出《合作意向书》。

输出文档：《供应商寻源记录表》《供应商评估报告》《合作意向书》

第三步：采购订单——锁定合作细节

责任部门：采购部

关键动作：

订单制作：根据《合作意向书》及《采购需求申请表》，制作《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间、交付地点、付款条件、质量验收标准、违约责任等条款。

订单审批：采购部负责人审核订单金额、条款合规性；大额订单（如超过部门审批权限）需提交至管理层或采购委员会审批。

订单下达：审批通过后，将《采购订单》正式发送至供应商，并同步抄送需求部门、财务部、仓库部。

输出文档：《采购订单》（含审批签字页）

第四步：订单执行与跟踪——保证交付进度

责任部门：采购部、需求部门

关键动作：

交付跟进：采购部定期与供应商沟通生产/备货进度，确认是否按计划交付；如遇延期风险（如供应商产能不足、物流问题），及时协调解决方案（如调整交期、更换备选供应商），并通知需求部门。

到货确认：供应商交付物品/服务时，需求部门或仓库部核对送货单信息（订单号、物品名称、数量、批次）与《采购订单》是否一致，确认无误后签字收货；如数量不符或外观异常，需在24小时内反馈至采购部。

输出文档：《送货单》《到货异常反馈表》（如有）

第五步：验收与入库——把控质量与数量

责任部门：需求部门（技术/质量）、仓库部

关键动作：

质量验收：需求部门（或质量部）根据《采购订单》中的质量标准，对物品/服务进行检测（如功能测试、规格核对、服务成果验证），出具《验收报告》。

合格：验收人签字确认，办理入库手续；

不合格：填写《不合格品处理单》，启动退货、换货或索赔流程，采购部负责与供应商对接。

数量与入库：仓库部核对验收合格物品的实际数量与《采购订单》数量，确认无误后办理入库，更新库存台账，并将《入库单》反馈至采购部、财务部。

输出文档：《验收报告》《不合格品处理表》（如有）、《入库单》

第六步：付款结算——完成资金闭环

责任部门：财务部、采购部

关键动作：

单据核对：财务部收集《采购订单》《验收报告》《入库单》《供应商发票》等单据，核对金额、付款条件、发票信息是否一致，保证“三单匹配”（订单、收货单、发票）。

付款审批：财务部根据公司付款流程（如月度集中付款、按合同节点付款）提交付款申请，经财务负责人、管理层审批后安排付款。

供应商反馈：付款完成后，财务部将付款凭证同步至采购部，由采购部通知供应商确认收款。

输出文档：《付款申请单》《付款凭证》

第七步：合同归档与供应商复盘——沉淀经验，优化管理

责任部门：采购部、档案管理部门

关键动作：

合同归档：将采购合同（含订单、补充协议、验收单等附件）统一整理，按供应商名称或订单编号分类归档，保存期限符合公司档案管理规定（通常不少于5年）。

供应商复盘：每批次采购完成后，采购部组织需求部门、质量部对供应商履约情况（交期准时率、合格率、服务响应速度）进行复盘，更新供应商评级，作为后续合作的重要依据。

输出文档：《合同归档清单》《供应商履约评价表》

核心流程表单模板

表1：采购需求申请表

申请部门

需求日期

订单编号（暂定）

物品/服务名称

规格型号

单位

用途说明

□生产□办公□项目□其他

预算金额（元）

质量标准/技术要求

需求部门负责人签字

采购部审核意见

日期

日期

表2：供应商评估表

供