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企业人力资源管理平台基础设置指南

一、适用场景与目标

企业在搭建或升级人力资源管理平台时，基础设置是保证系统功能与实际管理需求匹配的核心环节。适用于以下场景：

新企业成立：首次搭建HR系统，需规范组织架构、岗位体系及人员信息等基础数据；

业务规模扩张：伴随部门增设、岗位调整，需同步更新平台中的组织与岗位数据；

系统版本升级：原有平台功能迭代后，需重新配置基础参数以适配新模块；

管理流程优化：如考勤规则、薪酬结构等调整时，需在平台底层完成对应数据初始化。

核心目标是通过系统化设置，实现人力资源基础数据的标准化、管理流程的规范化，为后续考勤、薪酬、绩效等模块应用奠定基础。

二、详细操作流程

（一）前期需求梳理与规划

在系统配置前，需明确以下核心信息，保证设置方向与企业实际管理一致：

组织架构框架：确认企业层级（如总部-中心-部门-小组）、部门名称及编码规则（建议采用“层级代码+部门简称”，如“01-总经办”“02-01-人力资源部”）；

岗位体系设计：明确岗位分类（管理岗、技术岗、职能岗等）、岗位级别（如M1-M5管理级、P1-P5专业级）及岗位编制；

人员信息范围：确定需录入平台的人员范围（正式员工、实习生等）、必填字段（如员工编号、姓名、证件号码号、所属部门、岗位等）；

权限管理规则：定义不同角色（如HR管理员、部门负责人、普通员工）的系统操作权限（如查看、编辑、审批等）。

（二）组织架构搭建

组织架构是HR平台的核心需按“自上而下”原则逐级设置：

创建顶层节点：以企业全称作为根节点（如“科技有限公司”），设置组织类型（如“公司”）；

添加下级部门：根据梳理的部门在根节点下逐级创建部门（如“总经办”“人力资源部”“技术研发中心”），填写部门编码、名称、负责人（需先在人员信息中录入负责人档案）、成立日期及备注信息；

配置部门属性：设置部门类型（如“生产部门”“职能部门”）、成本中心编码（对接财务系统）、是否为虚拟部门（如跨部门项目组）等属性；

验证架构完整性：检查部门层级关系是否正确、是否存在重复或遗漏部门，保证上下级部门逻辑清晰。

（三）岗位体系配置

基于组织架构完成岗位信息的标准化定义：

设计岗位编码规则：采用“部门编码+岗位序列+级别+序号”格式（如“01-01-M1-001”代表“总经办-管理序列-M1级-001岗”），保证编码唯一性；

录入岗位基础信息：在对应部门下创建岗位，填写岗位名称、岗位级别（如“经理级”“专员级”）、汇报对象（直接上级岗位）、编制人数、岗位类型（全职/兼职）等；

明确岗位职责与权限：简要描述岗位核心职责、任职要求（如学历、工作经验），并关联该岗位在系统中的默认权限（如“部门负责人”岗位默认拥有本部门人员信息查看权）；

同步岗位状态：设置岗位状态（“启用”“停用”“冻结”），停用岗位需说明原因（如组织架构调整），避免影响在职人员关联。

（四）人员信息初始化

将现有员工数据导入或录入平台，保证信息准确完整：

准备人员数据清单：按模板整理员工信息（详见“核心数据模板”），核对员工编号、姓名、证件号码号、所属部门、岗位、入职日期等关键字段，避免重复或错误；

批量导入或手动录入：支持通过Excel批量导入（需按模板格式调整数据），或由HR管理员逐一手动录入（适用于少量员工或新入职员工）；

关联岗位与组织：为每位员工绑定所属部门、岗位及汇报线（直接上级），保证组织架构与人员信息对应；

信息校验与确认：导入后系统自动校验证件号码号格式、入职日期逻辑性等，HR需逐一核对员工信息，特别是合同类型、社保公积金缴纳地等关键字段，确认无误后保存。

（五）权限体系设计

根据“最小权限原则”和“岗位-角色-权限”逻辑配置权限：

定义系统角色：创建基础角色（如“HR超级管理员”“部门HR专员”“普通员工”），明确各角色的职责范围（如超级管理员拥有全部权限，部门专员仅可管理本部门人员信息）；

配置角色权限：为角色分配具体权限，按模块划分（如“组织架构管理”“人员信息维护”“考勤审批”等），细化到操作级别（如“查看”“新增”“修改”“删除”“审批”）；

绑定角色与人员：将员工与其岗位对应角色绑定（如部门负责人绑定“部门负责人”角色），支持批量绑定；

权限测试与调整：登录不同角色账号测试权限是否生效（如普通员工无法查看其他部门人员信息），根据实际需求调整权限边界，避免越权操作。

（六）基础数据模板配置

为考勤、薪酬等后续模块提供基础数据支持：

考勤规则设置：配置考勤制度（如“标准工时制”“综合计算工时制”）、打卡规则（如“上午9:00-18:00，午休1小时”）、假期类型（年假、事假、病假等）及计算规则；

薪酬结构定义：设置薪酬组成项目（如“基本工资”“岗位工资”“绩效奖金”“社保公积金”等），明确各项目的计算公式、发放规则（如“