合同签订及档案管理标准模板.docVIP

合同签订及档案管理标准模板

一、适用范围与业务场景

二、全流程操作指引

（一）合同准备阶段

需求明确与信息收集

业务部门根据合作需求，明确合同标的（如商品名称、服务内容、项目范围）、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素。

收集合作方主体信息：若为企业，需核实其营业执照（统一社会信用代码、法定代表人、注册地址）、经营范围、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）；若为个人，需核实证件号码信息、联系方式及履约能力证明（如职业资质、过往业绩）。

合同模板选择

根据合作类型，从企业标准合同库中选择对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》《保密协议模板》），保证模板条款符合行业规范及企业内部制度。

若无合适模板，由法务部门牵头起草合同明确核心条款（如双方权利义务、违约责任、争议解决方式）。

（二）合同谈判与起草阶段

条款协商

业务部门与合作方就合同条款进行沟通，重点协商标的描述、价格及支付方式（如分期支付、验收后支付）、交付/履行节点、质量验收标准、违约责任（如逾期履约的违约金比例、赔偿范围）等关键内容。

协商过程中形成的补充协议、会议纪要等文件，需作为合同附件一并管理。

合同文本起草

根据协商结果，在选定模板基础上填写具体内容，保证：

合同编号规则统一（如“年份+部门代码+序号”，如“2024-CG-001”）；

双方主体信息准确（名称、地址、法定代表人/授权代表姓名*某某、联系方式）；

标的、数量、价格等核心要素无歧义，避免使用“大约”“左右”等模糊表述；

违约责任、争议解决（如约定“提交企业所在地有管辖权的人民诉讼解决”）等条款完整。

（三）合同审核阶段

内部审核流程

业务部门初审：审核合同内容是否符合业务需求，合作方主体信息是否真实，条款是否与协商结果一致。

财务部门审核：审核合同金额是否符合预算，支付方式、发票类型（如增值税专用发票）及税务处理是否合规，资金安排是否合理。

法务部门审核：审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险（如格式条款是否公平、争议解决方式是否有效），保证企业权益得到充分保障。

分管领导审核：对合同的整体业务必要性、审批流程合规性进行最终确认。

审核反馈与修改

审核部门需在2个工作日内反馈审核意见，明确修改内容及理由。

业务部门根据审核意见与合作方协商修改，修改后重新提交审核，直至所有部门无异议。

（四）合同签订阶段

文本最终确认

审核通过后，由业务部门与合作方共同确认合同最终文本，保证双方持有版本一致，文本中无空白条款（若有空白处需划线注明“以下空白”）。

签字盖章

企业方：由法定代表人或其授权代表*某某签字，并加盖企业公章（合同专用章）及骑缝章（多页合同需加盖骑缝章，防止拆换）；

合作方：核实其签字人是否为法定代表人或授权代表（需提供授权委托书），加盖合作方公章（或合同专用章），保证印章清晰可辨。

签订日期：以双方最后一方签字盖章日期为准，合同自签订之日起生效（另有约定生效条件的除外，如“本合同自双方签字且盖章之日起生效”）。

（五）合同履行与变更管理

履行跟踪

业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行台账》，定期跟踪合同进度（如交付节点、验收情况、付款节点），保证双方按约定履行义务。

若出现履约延迟、质量问题等情况，需及时与合作方沟通，留存书面沟通记录（如邮件、函件）。

合同变更

履行过程中需变更合同内容（如标的、数量、履行期限）时，应由双方协商一致并签订《合同变更协议》，明确变更事项、生效条件及与原合同的效力关系（如“本变更协议作为原合同的补充，与原合同具有同等法律效力”）。

变更协议需履行与原合同相同的审核流程，签订后及时更新《合同履行台账》。

（六）档案管理阶段

档案收集与整理

合同签订后3个工作日内，业务部门需收集合同正本（一式X份，双方各执X份，企业留存X份）、签订过程中的附件（如补充协议、审核意见表、履行过程中的验收报告、付款凭证等），按“合同+附件”的形式整理成套。

档案材料需按时间顺序排列，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，保证纸张平整、字迹清晰。

档案归档与登记

整理完成后，填写《合同档案归档登记表》（见模板），内容包括合同编号、合同名称、签订日期、双方主体、合同金额、归档日期、档案编号、存放位置等信息，由业务部门负责人签字确认后移交档案管理部门。

档案管理部门对档案进行分类编号（如按“年度+合同类型”分类），存入专用档案柜，标注清晰标签，便于查阅。

档案保管与利用

保管期限：根据合同类型及重要性确定，一般合同保管期限不少于5年，重要合同（如长期采购合同、重大服务合同）保管期限不少于10年，法律另有规定的从其规定。

查阅流程：内部因工作需要查阅合同档案，需填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人批准后，在档案查阅室现场查阅，严禁带出或复制（经审