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会议纪要编写与归档标准

一、引言

会议纪要作为组织内部沟通决策、明确行动、追溯历史的重要书面载体，其质量直接影响管理效率与决策执行。为规范会议纪要的形成过程，确保其准确性、完整性、规范性和可追溯性，特制定本标准。本标准旨在为各部门及员工提供清晰的指引，使会议纪要的编写与归档工作有章可循，提升组织运营的规范化水平。

二、会议纪要编写标准

（一）会前准备

1.明确会议信息：记录者需提前知晓会议名称、目的、议题、预定起止时间、地点及参会人员名单（包括姓名、部门、职务）。

2.熟悉背景资料：尽可能提前获取与会议议题相关的背景材料、提案或议程草案，以便更好地理解讨论内容，准确捕捉关键信息。

3.准备记录工具：根据习惯和需求，准备纸笔、录音设备（需事先征得会议组织者或主持人同意）或电子记录设备。确保设备工作正常。

（二）会议记录过程

1.专注与客观：记录者应全程专注，保持中立客观态度，准确记录发言者的核心观点、论据及结论，避免加入个人主观判断或情感色彩。

2.捕捉关键信息：重点记录以下内容：

*各议题的讨论要点、不同意见及辩论过程。

*达成的共识、形成的决议或决定。

*明确的行动计划，包括任务内容、责任主体、完成时限。

*需进一步研究、讨论或向上级汇报的事项。

*会议中提出的重要数据、事实或参考资料。

3.快速与准确：采用清晰的速记方法，确保信息捕捉的速度与准确性。对于不确定或未听清的内容，应适时礼貌地向发言者确认。

（三）会议纪要结构与内容

会议纪要应包含以下核心要素，并按逻辑顺序组织：

1.标题：简明扼要，准确反映会议主题。通常格式为“[组织/部门名称]关于[会议主题]的会议纪要”或“[年份]第[X]次[会议类型，如：总经理办公会/项目例会]纪要”。

2.会议基本信息：

*会议时间：精确到小时分钟，如“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”。

*会议地点：明确具体，如“公司X号会议室”、“线上会议平台（会议ID：XXX）”。

*主持人：姓名及职务。

*参会人员：列出实际参会人员姓名、部门、职务。可根据会议规模和性质，采用“出席：XXX（职务）、XXX（职务）……”的方式，或附签到表作为附件。

*缺席人员：如有必要，列出主要缺席人员姓名、部门、职务及缺席原因。

*记录人：姓名及部门。

3.会议议题/议程：列出本次会议讨论的主要议题，可与会前分发的议程保持一致。

4.会议主要内容与决议：这是纪要的核心部分。应按照会议议题的顺序，逐项记录：

*议题概述：简要介绍议题背景或讨论的引子。

*讨论情况：提炼各方的主要观点、意见和论据，避免逐字逐句的原始记录。对于重要的分歧点，应清晰呈现。

*决议事项：明确记录会议达成的最终决定、共识或结论。使用“同意……”、“决定……”、“审议通过……”、“原则同意……，具体由XX部门落实……”等明确措辞。

5.待办事项（ActionItems）：建议单独列出或在每个议题决议后紧随列出。清晰记录：

*任务描述：具体、明确。

*责任部门/责任人：明确到部门或个人。

*完成时限：尽可能具体，如“YYYY年MM月DD日前”。

*（可选）优先级、所需资源等。

6.其他事项：记录会议中提及但未归入上述议题的重要信息或声明。

7.下次会议预告：如有初步安排，可注明下次会议的初步时间、地点或议题方向。

8.附件：如有必要，可附上会议签到表、相关报告、演示文稿、投票结果等支持性文件。

（四）纪要撰写要求

1.语言风格：

*简洁明了：使用规范、精炼的书面语言，避免冗余、口语化和模糊不清的表达。

*准确无误：用词精准，避免歧义。涉及数据、名称、职务等信息务必核对准确。

*专业客观：保持中立立场，不掺杂个人观点或情感。客观反映会议情况和决议。

*逻辑清晰：结构合理，层次分明，段落之间过渡自然。

2.内容真实性：忠实于会议实际情况，不虚构、不篡改、不夸大。对有争议的问题，应如实反映不同意见。

3.突出重点：围绕会议目标和核心议题展开，避免记录与会议主旨无关的细枝末节。

（五）审核与分发

1.初稿完成：会议结束后应尽快整理纪要初稿，一般不超过一个工作日。

2.审核：

*记录人自查无误后，提交会议主持人或指定负责人审核。

*审核重点包括：内容的准确性、完整性、决议的清晰度、待办事项的明确性以及文字表达的规范性。

*根据审核意见进行修改，直至审定。

3.分发：

*经审核批准的会议纪要，应及时分发给相关参会人员、需执行待办事项的责任人及其他相关方。

*分发时可注明“已审定”或“正式版”。

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