跨部门会议纪要模板及注意事项清单.docVIP

适用场景

操作流程详解

一、会前筹备：奠定高效会议基础

明确会议目标与核心议题

组织者（通常为发起部门负责人）需提前梳理会议要解决的核心问题，如“确定项目Q3关键里程碑”“协调研发与市场部对产品推广方案的分歧”等，避免议题发散。

将议题按优先级排序，预计每个议题的讨论时长，保证会议节奏可控。

确定参会人员与分工

邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人，避免无关人员参会（如财务部参与技术方案讨论时，仅邀请需对接财务流程的人员）。

明确主持人（负责控场）、记录人（负责纪要撰写）、材料准备人（提前分发背景资料）的角色，提前3天告知参会人员。

发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议题清单、需提前准备的资料（如“市场部请提前准备竞品分析报告”）。

通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送，并设置“已读”提醒，保证参会人员知晓。

二、会中执行：聚焦问题，达成共识

开场与议程确认

主持人开场后，重申会议目标及议题顺序，询问是否有需调整的议题（如“是否有部门需新增紧急议题？建议控制在10分钟内”）。

记录人同步分发会议签到表，明确参会人员名单。

议题逐一讨论

按议题顺序展开讨论，主持人引导发言，避免某部门垄断讨论（如“请研发部先分享技术可行性，再请市场部反馈用户需求”）。

对争议点，需记录不同部门的核心观点（如“销售部认为需优先降低成本，产品部坚持保证功能完整性”），而非简单记录“双方有分歧”。

形成决议与行动项

每个议题讨论结束时，主持人需总结共识，明确“决议”（如“确定项目延期至9月15日启动”）和“行动项”（需包含具体任务、责任人、截止日期）。

记录人实时同步展示行动项清单，保证参会人员确认无误（如“请*经理确认‘技术方案初稿’的完成时间为8月20日，是否正确？”）。

三、会后跟进：保证成果落地

整理与发送会议纪要

会议结束后24小时内，记录人完成纪要整理，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、行动项（责任人+截止日期）、下次会议安排（如有）。

纪要通过主持人审核后，发送至所有参会人员及相关部门负责人，并设置“确认反馈”期限（如“请于明天18:00前确认纪要内容，如有异议请提出”）。

跟踪任务进度

组织者建立“行动项跟踪表”，在截止日期前2天提醒责任人（如“*经理，’用户调研报告’将于3天后截止，请保证按时提交”）。

每周同步一次行动项进展，在跨部门周会中汇报，避免任务遗漏。

归档会议记录

将会议纪要、签到表、行动项跟踪表等资料统一归档至企业共享文档库，按“年份-月份-会议主题”分类，便于后续查阅。

会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目跨部门协调会

会议日期

2023年8月15日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A

主持人

*（研发部经理）

记录人

*（行政部专员）

参会部门及人员

研发部：、；市场部：、；销售部：；财务部：

缺席人员及原因

财务部*（出差）

议题与讨论内容

议题编号

议题内容

讨论要点

1

项目Q3里程碑调整

研发部：因供应链延迟，原定8月底完成原型测试需延期至9月15日；市场部：需保证9月20日发布会前完成最终版本，建议增加测试资源；销售部：延期可能影响客户订单，需同步向客户说明情况。

2

产品推广方案预算分配

市场部：申请推广预算50万元，主要用于线上广告；销售部：建议增加线下渠道投入，预算需增加20万元；财务部：总预算控制在60万元内，线上广告需优化投放策略。

3

跨部门协作流程优化

研发部：需求变更流程需缩短至3个工作日；市场部：需提前1周提交需求文档；行政部：建议建立需求变更线上审批系统，下周完成测试。

决议事项与行动项

决议编号

决议内容

行动项

1

同意项目Q3里程碑延期至9月15日，市场部提前3天向客户说明情况

1.研发部完成原型测试并提交报告；2.市场部准备客户沟通话术并同步销售部

2

产品推广总预算60万元，线上广告40万元，线下渠道20万元

1.市场部8月20日前提交详细预算分配表；2.财务部审核后启动资金拨付

3

建立需求变更线上审批系统，9月30日前上线

1.行政部负责系统搭建；2.研发部与市场部配合提供需求模板

下次会议安排

会议主题

项目进度复盘会

预计时间

2023年9月10日

参会部门

研发部、市场部、销售部

关键注意事项清单

一、会前准备

议题聚焦：单次会议议题不超过5个，避免“大而全”导致讨论不深入；每个议题提前明确“需达成的目标”（如“是否同意预算调整”而非“讨论预算”）。

材料提前共享：背景资料（如项目进度表、数据报告）需至少提前1天发送，避免会议中占用时间阅读材料。

场地与设备检查：线下会议需提前确认投影仪、麦克风、白板等设备可用；线上会议需测试网络稳定性，提前分享会议。

二、会中记录

客观记录