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合同管理审批流程模板文档标准化版

一、适用范围与场景说明

业务部门发起合同时的标准流程指引；

跨部门协作（业务、法务、财务、管理层）的审批节点规范；

合同归档与后续查阅的标准化管理；

企业内部合同合规性审查与风险防控。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与资料准备

发起主体：业务部门经办人（如销售专员、采购专员等）。

操作内容：

填写《合同基本信息表》（详见模板表格1），明确合同双方主体信息、合同标的、金额、履行期限、核心条款等；

起草合同文本，需参照公司《合同示范文本库》（若无示范文本，需保证条款完整、逻辑清晰）；

收集附件材料（如对方主体资质文件、项目需求说明书、报价单等），与合同文本一并提交至部门负责人。

输出物：合同草案、《合同基本信息表》、相关附件材料。

（二）部门初审

审批主体：业务部门负责人（如销售部经理、采购部主管）。

审核要点：

合同业务真实性（是否符合公司业务规划、市场需求）；

合同条款完整性（是否明确标的、数量、质量、价款、违约责任等核心要素）；

附件材料齐全性（对方资质、报价单等是否与合同内容一致）。

操作内容：

部门负责人在《合同审批流程表》（详见模板表格2）中填写初审意见；

审核通过后，将材料流转至法务部门；审核不通过时，退回业务部门修改并重新发起。

时限要求：1个工作日内完成初审。

（三）法务合规审核

审批主体：法务专员/法务部门负责人。

审核要点：

合同主体合法性（对方是否为依法设立并存续的企业，是否具备相应资质）；

合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险）；

权利义务对等性（双方责任、违约条款是否公平合理，是否存在“霸王条款”）；

争议解决方式（是否明确约定管辖法院、仲裁机构等）。

操作内容：

法务部门出具《法务审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论；

需修改时，业务部门根据意见调整合同文本，再次提交法务复核；

审核通过后，流转至财务部门。

时限要求：2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日）。

（四）财务审核

审批主体：财务专员/财务部门负责人。

审核要点：

合同金额合理性（是否符合预算标准，定价是否公允）；

付款方式与进度（是否约定明确的付款节点、账户信息，是否符合公司财务制度）；

税务条款合规性（发票类型、税率是否明确，是否存在税务风险）；

履约保证金、质保金等约定是否合理。

操作内容：

财务部门在《合同审批流程表》中填写审核意见，重点关注资金安全与财务合规；

审核通过后，根据合同金额层级流转至对应管理层审批；审核不通过时，退回业务部门与财务部门沟通修改。

时限要求：1个工作日内完成审核。

（五）管理层最终审批

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+分管副总审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理审批；

金额＞50万元：总经理+董事长审批。

审核要点：

合同是否符合公司战略规划及年度经营目标；

履约风险与收益是否匹配；

重大合同需评估对公司经营、财务状况的长期影响。

操作内容：

管理层在《合同审批流程表》中签署审批意见；

审批通过后，流转至行政/综合管理部用印；审批不通过时，终止流程并通知业务部门。

时限要求：2个工作日内完成审批（董事长审批可延长至3个工作日）。

（六）用印与归档

执行主体：行政/综合管理部（用印管理岗）、档案管理岗。

操作内容：

用印管理岗核对审批流程完整性、《合同用印申请单》与合同文本一致性，确认无误后加盖公司公章/合同专用章；

档案管理岗将合同正本（含附件、审批流程表）进行编号登记，存入档案室；同步扫描电子版至合同管理系统，保证纸质与电子档案一致；

业务部门领取合同副本，按约定交付对方单位。

输出物：用印完成的合同正本、电子档案档案、台账登记记录。

三、核心模板表格清单

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人）

乙方信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人）

合同标的

合同金额（大写/小写）

履行期限

核心条款摘要（如付款方式、违约责任）

附件清单

发起部门

经办人

发起日期

表2：合同审批流程表

审批环节

审批人

部门

审批意见（通过/修改后通过/不通过，具体说明）

审批日期

备注

部门初审

法务审核

财务审核

管理层审批

用印登记

表3：合同变更记录表

合同编号

原合同主要条款

变更内容（具体条款、金额、期限等修改说明）

变更原因

审批流程（参照原审批流程）

生效日期

备注

表4：合同台账登记表

合同编号

合同名称

签订日期

甲方

乙方

合同金额

履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）

负责人

归档日期

档案存放位置

四、执行要点与风险提示

合同要素完整性：合同文本必须包含《民法典》规定的必备条款