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2025年五级秘书资格考试（专业能力）测试题卷三

注意事项

1.本试卷依据五级秘书国家职业标准。

2.请首先按要求在试卷的标封处填写您的姓名、准考证号和所在单位的名称。

3.请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。

4.不要在试卷上乱写乱画，不要在标封处填写无关的内容。

一、案例分析题（共2题，每题20分，共40分）

案例一

周五下午4点，秘书小李接到总经理的电话，要求下周二上午9:00-11:00召开公司各部门负责人会议，讨论并确定下季度的市场推广方案。总经理特别强调，所有负责人都必须参加。小李放下电话后，立即着手准备：

1.他先草拟了一份会议通知，打印出来准备下发。

2.接着，他给各部门负责人的办公室逐一打电话口头通知。

3.为了确保会议室可用，他直接去行政部确认了下周二上午的会议室预订情况，发现已被销售部预定了，他便要求行政部取消销售部的预定。

4.下班前，他将会议通知贴在了公司公告栏，并给总经理发了一封邮件汇报工作完成情况。

问题：

1.小李在会议筹备过程中，有哪些做法是不妥当的？（至少指出3处）（12分）

2.针对上述不妥之处，请说明正确的处理方式。（8分）

案例二

秘书小张负责接待一位重要的客户王总。上午10点，王总准时到达公司前台。

1.小张微笑着上前，与王总握手，并用左手引导王总前往会客室。

2.在电梯里，小张与王总寒暄，为了缓解气氛，她向王总抱怨公司最近工作太忙，任务繁重。

3.进入会客室后，小张请王总坐在了长沙发上，并将王总安排在面对门口的位置，自己则坐在了王总的对面。

4.谈话期间，小张的手机响了，她向王总示意“抱歉”，然后接听了电话，与对方聊了约2分钟。

问题：

1.小张在接待客户的过程中，有哪些行为不符合商务礼仪规范？（至少指出4处）（12分）

2.针对上述不规范行为，请说明正确的做法。（8分）

二、工作实务题（共3题，共60分）

第一题：文书拟写与处理（20分）

公司将于2025年6月15日（星期六）上午9:00在公司第一会议室举办“办公软件高级应用技巧”培训，要求全体员工参加，并于6月10日前到人事部报名。请你以公司办公室的名义，撰写一份规范的内部通知。

第二题：日常事务管理（20分）

请简述在使用复印机时，如何处理卡纸故障，并列出至少3项日常维护保养措施。

第三题：信息与档案工作（20分）

1.简述办公室信息收集的主要渠道。（10分）

2.按照保管期限，文书档案一般分为哪几类？（10分）

测试题卷三参考答案及评分标准

一、案例分析题（共40分）

案例一（20分）

1.不妥之处：

?未先确认参会人员时间：在下发通知前，应先与各部门负责人或其秘书协调，确认下周二上午9:00-11:00他们是否有空，确保“所有负责人必须参加”的要求能落实。（4分）

?越权处理会议室预订：销售部已预定的会议室，小李无权直接要求行政部取消。应与销售部沟通协商，看能否调整时间或更换会议室。（4分）

?通知方式不规范：仅口头通知和张贴公告，缺乏正式的书面或邮件通知，可能导致信息遗漏或不被重视。（4分）

?（其他合理答案也可酌情给分，如：未提前准备会议议程、未确认会议所需设备等。）

2.正确做法：

?先通过电话或邮件与各部门负责人确认时间。

?若会议室冲突，应主动与销售部负责人沟通，协商调整方案。

?发送正式的会议通知邮件，并附上会议议程。（答出任意2点即可，每点4分，共8分）

案例二（20分）

5.不规范行为：

?引导位置错误：引导客人时，应走在客人左前方约1-1.5米处，而不是并排或落后。（3分）

?向客户抱怨：在客户面前抱怨公司内部事务是不专业的表现，应保持积极正面的形象。（3分）

?座次安排错误：面对门口的位置是上座，应请客户王总坐在面对门口的位置。（3分）

?会谈中接听电话：会谈期间手机应静音，非紧急情况不应接听电话，以免打断谈话，显得对客户不尊重。（3分）

6.正确做法：

?走在客人左前方引导。

?谈论轻松、正面的话题。

?请客户坐在面对门口或视野好的上座。

?会谈前将手机调至静音或震动，避免接听。（答出任意2点即可，每点4分，共8分）

二、工作实务题（共60分）

第一题：文书拟写与处理（20分）

评分标准：

?标题：“关于举办‘办公软件高级应用技巧’培训的通知”（3分）

?主送单位：“公司各部门：”或“全体员工：”（2分）

?正文：

?交代背景/目的：为提高员工办公效率，提升专业技能。（3分）

?明确时间、地点、内容：2025年6月15日（星期六）上午9:00，公司第一会议室，“办公软件高级应用技巧”培训。（5分）

?明确要求：全体员工参加，于6月10日前到人事部报名。（5分）

?落款：发文单位（公司办公室）和日期（2分）

第二题：日常事务管理（2