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会展活动承办方案

一、合同双方

（一）甲方信息

甲方：__________

注册地址：__________

法定代表人：__________

（二）乙方信息

乙方：__________

注册地址：__________

法定代表人：__________

甲方与乙方（以下合称“双方”）基于平等自愿原则签订本方案以明确会展活动承办相关事项。

二、合同目的与活动描述

（一）活动概述

本方案旨在规范甲方委托乙方承办一次会展活动的合作框架该活动主题为“__________”（由甲方指定）活动内容包括但不限于展位布置、参观者接待、媒体宣传及成果展示等乙方需根据甲方需求提供全面服务活动预计在某年度内举行具体日期由双方后续协商确定活动场地为__________（如“某展览中心”）。

（二）活动目标

本次会展旨在促进产业交流与合作甲方需提供必要背景资料乙方负责制定详细策划方案确保活动规模达预计参会人数约__________人目标覆盖地域范围不超过中国境内。

三、乙方的服务内容

（一）活动策划与设计

乙方负责提供完整会展策划书包括活动流程设计方案及风险管理计划策划内容须涵盖场地布局技术设备支持与视觉效果规划乙方须提前某周提交初稿供甲方审阅。

（二）执行与现场管理

乙方组织团队负责活动当天的现场执行包括签到引导安全保障应急处理及后勤协调乙方需配备不少于__________名专业人员确保所有服务符合行业标准。

（三）宣传推广与媒体联络

乙方承担活动前期宣传与后期跟进工作包括但不限于制作宣传材料、管理社交媒体平台及协调媒体采访费用已纳入整体预算。

（四）技术支持与物料准备

乙方提供所有必需技术设备如音响灯光及网络系统并负责物料采购与运输确保活动物资充足未使用的物料在活动结束后返还甲方。

四、甲方责任

（一）信息提供与协调

甲方负责及时提供活动相关信息包括品牌标识、产品资料及目标受众清单甲方须指派专人与乙方对接协助处理外部协调事宜。

（二）资源支持与验收

甲方提供必要的内部资源如公司介绍材料并负责最终服务验收工作甲方需在活动结束后某周内完成反馈避免延误乙方费用结算。

（三）费用分摊义务

除本合同约定费用外甲方承担因活动变更新增成本甲方需确保授权代表全程参与重大决策。

五、费用与支付条款

（一）费用构成

本次服务总费用为人民币__________元（大写）涵盖乙方前述服务内容具体分项包括策划费__________元、执行费__________元及宣传费__________元。

（二）支付方式与时间

甲方分三期支付首期占总费用30%于合同签署后某周内付中期30%于活动启动前某周内付尾期40%于活动结束后某周内结清所有付款以转账形式至乙方指定账户账号保密采用替代信息。

（三）报销与额外成本

活动相关额外成本如差旅食宿经甲方书面同意后实报实销乙方需提供正式发票甲方不得无故延迟支付。

六、活动时间安排

（一）筹备时间表

乙方于合同生效后某周内提交详细时间表包括策划期（某月至某月）执行期（某日至某日）及总结期活动总周期不超过__________天具体日期双方协商调整。

（二）进度监督

双方每月召开进度会议乙方汇报阶段成果甲方有权提出修改要求逾期提交乙方承担违约责任。

七、保密义务

（一）保密范围

双方承诺对活动敏感信息保密包括策划细节参与者数据及商业机密任何泄露信息以“张某”、“*”等替代处理。

（二）保密期限

义务自合同签署起生效至活动结束后某年终止乙方员工须签署附加保密协议。

八、知识产权

活动相关知识产权如策划文件及宣传材料归属甲方乙方可获署名使用权未经书面同意乙方不得对外使用。

九、违约责任

（一）违约情形

乙方逾期提供服务或未达质量标准须按日支付违约金违约金金额为总费用1%如造成甲方损失乙方赔偿实际损失甲方逾期支付按未付额日千分之三计息。

（二）责任限制

非因故意或重大过失所致间接损失（如利润损失）免于赔偿违约方须在收到通知后某周内整改。

十、争议解决方法

因本方案争议应首先友好协商协商不成交由甲方所在地某仲裁委员会仲裁仲裁裁决为终局双方均需遵守适用中国法律排除其他法律冲突。

十一、合同生效与终止

（一）生效条件

本方案自双方签署日起生效终止于活动结束及费用结清后若一方破产或违约另一方可提前某月书面通知终止。

（二）变更与解除

任何修改须书面经双方同意解除合同不影响已履行义务终止后乙方交接所有资料。

十二、其他条款

不可抗力事件（如自然灾害）影响履行受影响方及时通知双方协商延期或免责适用中国通用标准未尽事宜参考相关法规解释权归双方共有。

十三、签署

甲方签署人：__________（签署日期：____年__月__日）

乙方签署人：__________（签署日期：____年__月__日）