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财务报销凭证填写规范与审批流程

一、适用范围与使用场景

本规范适用于公司各部门员工因公发生的各项费用报销，包括但不限于：

日常办公费用：办公用品、印刷费、通讯费、快递费等；

差旅费用：交通费（机票、火车票、市内交通）、住宿费、伙食补助、市内交通补助等；

业务招待费用：客户接待餐费、活动礼品费等；

其他合规费用：培训费、会议费、固定资产采购（单笔2000元以下）等。

典型场景：员工因公出差归来整理票据、部门日常办公耗材采购后报销、业务部门招待客户后提交费用申请等。所有因公支出均需按本规范填写报销凭证并履行审批流程，保证费用真实、合规、可追溯。

二、报销凭证填写全流程操作指引

（一）第一步：费用发生与票据收集

费用发生前：单笔费用超过5000元的（如固定资产采购、大型会议），需提前填写《费用预算申请表》，经部门负责人及财务部审批后方可执行。

票据获取：

取得合规发票（增值税普通发票或专用发票），发票抬头需为“公司全称”，税号、项目名称、金额等信息完整无误；

差旅费需附行程单（机票/火车票）、住宿费发票（需注明入住日期、天数）、消费明细（如餐饮发票需注明“工作餐”）；

业务招待费需注明接待对象、人数、事由（如“接待公司洽谈合作”）。

（二）第二步：填写《费用报销单》

基础信息栏：

报销部门、报销人姓名、填报日期（需填写实际提交日期）；

报销周期：填写费用所属起止日期（如“2023年10月1日-2023年10月7日”）。

费用明细栏：

按费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”“招待费”），每项需注明“日期”“事由”“金额”；

金额大小写一致，小写前加“￥”，大写顶格填写，如“壹仟元整”，若金额尾数为“0”，需写“零”或“整”（如“壹仟零元整”）。

附件信息栏：

填写附件张数（如“发票5张，行程单1张”），并在报销单后依次粘贴附件（原件），附件需按类别排序，票据左上角对齐粘贴，避免褶皱。

（三）第三步：部门负责人初审

报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人；

部门负责人审核：

费用是否在部门预算范围内；

报销事由是否真实、与业务相关；

附件是否齐全、票据是否合规；

审核无误后签字，并注明“同意报销”及日期。

（四）第四步：财务部复审

报销人将部门负责人签字后的《费用报销单》提交至财务部；

财务专员审核：

票票合规性：发票抬头、税号、印章是否正确，是否在有效期内（如增值税普通发票需在开具之日起180天内认证）；

金额准确性：报销单金额与附件汇总金额是否一致，大小写是否匹配；

填写规范性：字迹是否清晰、有无涂改，事由是否明确；

审核通过后，在“财务审核”栏签字；若不通过，注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件不全”），并退回报销人修改。

（五）第五步：分级审批

根据报销金额确定审批权限：

单笔金额≤5000元：部门负责人+财务部审核即可；

5000元＜单笔金额≤20000元：部门负责人+财务部+分管副总审批；

单笔金额＞20000元：部门负责人+财务部+分管副总+总经理审批。

审批人需在对应栏签字，并注明“同意”或“不同意”及理由（如“超预算，需补充说明”）。

（六）第六步：财务复核与付款

财务部汇总已审批完成的《费用报销单》，核对审批流程是否完整、金额是否准确；

复核无误后，于5个工作日内完成付款（银行转账或备用金退还）；

报销人可通过财务系统查询付款进度，若有疑问，联系财务专员（财务部电话：内线8888）。

三、标准报销凭证模板及填写说明

《费用报销单》模板

报销凭证单号

报销部门

报销人

填报日期

年月日

费用所属周期

年月日至年月日

附件张数

张

币种

□人民币□外币（请注明：______）

费用类型

日期

事由

金额（元）

附件备注

办公费

差旅费-交通

差旅费-住宿

业务招待费

其他

合计金额（大写）

仟佰拾万仟佰拾元角分

合计金额（小写）

￥

附件清单

序号

名称

张数

金额（元）

备注

1

2

审批意见

部门负责人

财务审核

分管副总

总经理

签字：______日期：______

签字：______日期：______

签字：______日期：______

签字：______日期：______

备注

□备用金退还□银行转账（收款卡号：______________________）

填写说明

报销凭证单号：由财务部统一编制，格式为“年份+月份+部门简称+流水号”（如“202310-销售-001”）；

费用类型：按“办公费/差旅费/招待费/其他”分类填写，差旅费需细分交通、住宿等；

附件清单：需逐项填写附件名称（如“增值税普通发票”“火车票”）、张数及对应金额，与“费用明细栏”一致；

审批意见：审批人需手写签字，不得盖章，日期需填写实际审批日期。

四、常见问题与操作注意事项