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销售合同管理流程标准化模板

一、适用场景与核心价值

二、标准化操作流程详解

（一）合同需求发起与拟定

需求发起：销售经理根据客户需求（如产品采购、服务合作等），填写《销售合同需求申请表》，明确客户基本信息、合同金额、产品/服务明细、交付时间、付款方式等核心要素，提交至合同管理专员。

合同拟定：合同管理专员收到申请表后，依据公司《销售合同模板》及客户需求，拟定合同初稿。内容需包括：合同双方主体信息、标的物详情（名称、规格、数量等）、价格条款（单价、总价、税费）、交付条款（时间、地点、方式）、付款条款（节点、方式、账户）、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。

内部审核：销售经理核对初稿内容是否与客户需求一致，保证产品/服务描述、交付时间等关键信息准确无误后，提交至下一环节。

（二）合同评审

评审组织：合同管理专员将合同初稿及《销售合同需求申请表》同步至法务部、财务部、业务部门（如产品部、交付部）进行多部门评审。

评审职责：

法务部：审核合同条款合法性（如是否符合《民法典》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式合规性；

财务部：审核付款方式合理性（如预付款比例、尾款节点）、税费计算准确性、客户信用额度匹配度；

业务部门：审核产品/服务技术参数可执行性、交付周期可行性、客户特殊需求满足度。

意见反馈与修改：各评审部门需在2个工作日内反馈书面评审意见，合同管理专员汇总意见并修改合同，形成《销售合同评审表》。若存在重大分歧，由销售经理牵头协调各部门达成一致。

（三）合同审批

审批权限划分：根据合同金额及业务类型，明确审批层级（示例）：

金额≤10万元：销售总监审批；

10万元＜金额≤50万元：分管销售副总审批；

金额＞50万元：总经理审批。

审批流程：合同管理专员将《销售合同评审表》及终稿合同提交至对应审批人，审批人重点审核合同是否符合公司战略利益、风险是否可控、审批流程是否合规。审批通过后，在《销售合同审批表》签署审批意见；若不通过，注明具体原因并退回修改。

（四）合同签署

签署准备：审批通过的合同，由合同管理专员核对合同文本与审批版本一致性，准备合同正本（一式两份，双方各执一份）或电子签署账号。

签署执行：

纸质合同：由双方授权代表人签字并加盖公司公章/合同专用章（需保证印章使用符合公司规定），客户签署后收回合同原件；

电子合同：通过合法电子签署平台（如e签宝、法大大等）完成双方签署，电子合同存档。

签署确认：合同签署完成后，合同管理专员在1个工作日内将合同复印件或电子版抄送销售经理、财务部、法务部备案。

（五）合同履行与跟踪

履行责任：销售经理作为合同履行第一责任人，按约定推进产品交付、服务实施等工作，保证交付时间、质量符合合同要求。

进度跟踪：合同管理专员建立《合同履行跟踪表》，每月更新履行进度（如“预付款到账”“生产完成”“验收通过”等），对延迟履约情况及时预警，销售经理需在3个工作日内说明原因并制定整改措施。

收款管理：财务部根据合同付款条款跟踪收款进度，对逾期未付款客户，由销售经理负责催收，必要时通过法务部发送《催款函》。

（六）合同归档

归档范围：合同正本、审批文件（《销售合同评审表》《销售合同审批表》）、履行记录（如交付签收单、验收报告）、沟通函件等全部资料。

归档流程：

合同履行完毕或终止后10个工作日内，合同管理专员整理归档材料，填写《合同归档登记表》；

按年份+客户名称+合同编号分类存放（如“2023-公司-001”），电子档案加密存储至公司服务器；

归档后，档案由法务部统一管理，借阅需经法务负责人审批并登记。

三、核心工具表格模板

（一）销售合同需求申请表

申请编号

客户名称

客户联系人

联系方式（虚拟）

合同名称

合同金额

产品/服务明细

需求部门

申请人

申请日期

需求描述（如定制产品参数、交付要求等）

期望签署日期

备注

（二）销售合同评审表

合同编号

合同名称

评审部门

评审人

评审日期

法务部

评审意见（法务：条款合法性；财务：付款方式；业务：交付可行性）

评审结论（通过/修改后通过/不通过）

修改意见

（三）销售合同审批表

合同编号

合同名称

申请人

申请日期

审批层级

销售总监

审批人

审批日期

审批意见（同意/不同意，注明理由）

审批结果

（四）合同履行跟踪表

合同编号

合同名称

客户名称

履行阶段（预付款/交付/验收/尾款）

计划完成日期

实际完成日期

责任人

销售经理*

完成情况（已完成/延迟/异常）

风险提示

处理措施

（五）合同归档登记表

归档编号

合同编号

合同名称

签署日期

归档日期

存放位置

归档人

备注

档案柜-2023-销售-01

四、关键风险控制要点

条款严谨性：禁止使用模糊表述（如“大概”“左右”），明确违约责任（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）