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办公室文档管理规范与模板合集

（三）文档版本控制规范

文档在其生命周期中往往需要经过多次修改和迭代，有效的版本控制能够避免混乱，追踪变更历史。

1.版本标识：严格按照本规范“文档命名规范”中的版本号规则执行。

2.版本追踪：对于重要文档，建议在文档内部（如页眉、页脚或特定章节）注明当前版本、版本日期及修改人。复杂文档可附上“版本修改记录”表格，记录版本号、修改日期、修改人、主要修改内容及审批人。

3.版本管理：

*避免在原文件上直接修改覆盖旧版本，除非确认旧版本已无保留价值。

*重大修改或阶段性成果应另存为新版本，并在新版本中简要说明变更内容。

*明确最终正式版文档，避免多人同时修改同一文档导致冲突（可使用协作工具或提前沟通）。

（四）文档格式规范

统一的文档格式有助于提升专业性和阅读体验，便于信息的快速理解和比较。

1.通用格式要求：

*字体字号：正文建议使用宋体或微软雅黑，字号五号或小四号；标题字号应逐级增大，并可加粗。

*页边距与行距：设置合理的页边距（如上2.5cm，下2cm，左3cm，右2cm）和行间距（如1.5倍行距），确保页面整洁。

*页眉页脚：重要正式文档（如报告、合同）应包含页眉（如公司名称、文档标题）和页脚（如页码、版本号、日期）。

*图表编号：文中图表应有序编号（如图1-1，表2-3），并配有清晰的图题和表题。

2.特定类型文档：可针对常用文档类型（如报告、会议纪要、通知）制定更详细的格式模板（详见本合集“模板部分”）。

（五）文档流转与审批规范

文档的流转与审批是确保信息准确、责任明确的重要环节。

1.流转路径：根据文档性质和重要程度，明确规定其流转环节和审批权限。例如，一份对外发布的市场推广方案可能需要经过部门负责人审核、法务审核、分管领导审批等环节。

2.流转方式：可通过邮件、OA系统、协作平台等方式进行，并在流转过程中清晰记录流转状态和审批意见。

3.审批记录：重要文档的审批意见应予以保留，可作为文档最终生效的依据。鼓励使用电子化审批流程，便于追溯。

（六）文档安全与保密规范

保护公司信息资产安全是文档管理的核心职责之一。

1.密级划分：根据文档内容的敏感程度，可将文档划分为公开、内部、秘密、机密等级别（具体划分标准另行规定）。

2.权限控制：严格按照“最小权限原则”设置文档访问权限，确保用户仅能访问其工作职责所必需的文档。

3.传输安全：传输涉密文档应使用加密方式或公司内部安全通道，禁止通过非公司认可的公共通讯工具（如个人邮箱、普通即时通讯软件）传输敏感信息。

4.设备安全：个人办公电脑应设置开机密码，重要文档文件夹可设置访问密码。离开工位时应锁定电脑。

5.打印与销毁：涉密纸质文档打印后应妥善保管，废弃涉密纸质文档需使用碎纸机销毁。

（七）文档归档与销毁规范

文档的及时归档有助于历史资料的保存与查阅，而有序销毁则可避免信息冗余和泄露风险。

1.归档范围：具有查考利用价值的各类正式文档、定稿文件、重要会议记录、合同协议等均应归档。

2.归档时间：项目结束后、阶段性工作完成后或年度结束后，应及时对相关文档进行整理归档。

3.归档要求：归档文档应为最终定稿版本，文件名规范，附带必要的说明信息。电子文档应存储在指定的归档目录，纸质文档应整理成册，填写归档清单。

4.销毁管理：对于已过保管期限且无继续保存价值的文档，应按照规定的审批程序进行销毁，并做好销毁记录。电子文档的销毁应确保无法恢复。

四、常用文档模板

为进一步提升文档规范化水平，特提供以下常用文档模板，各部门可根据实际情况进行调整和使用。

（一）文件命名规则示例模板

（此为规则说明，具体应用见“文档命名规范”）

（二）文件夹结构示例模板

（此为结构示例，具体搭建见“文档分类与存储规范”）

（三）文档版本控制记录表（示例）

版本号

修改日期

修改人

主要修改内容摘要

审批人

:-----

:---------

:-----

:-----------------------------------

:-----

V1.0

YYYY-MM-DD

张三

初稿完成

李四

V1.1

YYYY-MM-DD

王五

根据部门会议意见修改3.2章节内容

李四

V2.0

YYYY-MM-DD

张三

新增第5章内容，整体结构调整

赵六

（四）会议纪要模板

[公司/部门][会议名称]会议纪要

*会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

*会议地点：[会议室/线上会议平台]

*主持人：[姓名]

*记录人：[姓名]

*参会人员：[姓名1]、[姓名2]、[姓名3]...(可注明部门/职务)

*缺席人员：[姓