企业合同审核流程化管理系统模板.docVIP

企业合同审核流程化管理系统模板

一、系统应用场景与核心价值

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与材料准备

发起人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理）

操作内容：

登录合同管理系统，选择“合同发起”模块，填写合同基本信息（合同名称、合同类型、对方主体信息、合同金额、签订期限等）；

合同草案（需为最终版本，标注修订痕迹）、附件材料（如对方资质文件、技术协议、报价单等）；

勾选审核流程路径（如“业务初审→法务审核→财务审核→总经理审批”），根据合同金额及类型自动匹配审批权限（如金额≥50万元需增加分管副总审批）。

输出结果：《合同审批申请单》，关联合同材料，流转至下一审核节点。

（二）业务部门初审

审核人：业务部门负责人（如采购部经理、销售总监）

审核重点：

合同内容是否符合业务需求，双方权利义务是否对等；

对方主体资质是否齐全（如营业执照、相关行业许可证等）；

合同金额、付款方式、交付标准等业务条款是否与前期沟通一致；

附件材料是否完整、有效。

操作内容：

在系统中逐项审核合同条款，填写《业务初审意见表》，注明“同意”“需修改”或“退回”；

若需修改，注明修改意见并退回至发起人，发起人修改后重新发起；

若初审通过，提交至法务部门审核。

输出结果：《业务初审意见表》，合同材料流转至法务审核。

（三）法务部门审核

审核人：法务专员/法务经理

审核重点：

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度；

约定的违约责任、争议解决方式、知识产权归属等法律风险点是否明确；

合同是否存在显失公平、条款歧义等法律漏洞；

业务部门初审意见是否已落实。

操作内容：

对合同条款逐条进行法律风险评估，填写《法务审核意见表》，标注“通过”“附条件通过”（如“增加不可抗力条款”）或“否决”；

若否决，详细说明法律依据及修改要求，退回业务部门重新协商；

若通过，同步更新合同风险等级（低/中/高），提交至财务部门审核。

输出结果：《法务审核意见表》，合同材料及风险等级流转至财务审核。

（四）财务部门审核

审核人：财务经理/财务总监

审核重点：

合同金额是否符合预算要求，资金支付安排是否合理；

发票类型、税率、开票时间等财务条款是否合规；

对方收款账户信息是否准确，是否存在关联方交易风险；

合同履行过程中的成本控制及财务影响评估。

操作内容：

审核合同财务相关条款，填写《财务审核意见表》，明确“同意”“调整付款节点”或“否决”；

若涉及大额资金支付，需同步附《资金支付风险评估表》；

审核通过后，提交至对应权限领导审批。

输出结果：《财务审核意见表》，合同材料流转至领导审批。

（五）管理层最终审批

审批人：根据合同金额及类型，依次为部门分管副总、总经理、董事长（如合同金额≥100万元需董事长审批）

审批重点：

合同是否符合公司战略发展方向及年度经营目标；

审批流程是否完整，各部门审核意见是否妥善处理；

关键条款（如重大利益让步、独家合作等）是否经管理层集体决策。

操作内容：

管理层在系统中查看合同全流程审核记录及各环节意见，填写《最终审批意见表》；

审批通过后，系统自动《合同审批通过通知书》，同步至发起人及相关部门；

若审批未通过，注明原因并退回至发起部门（如需重新谈判则终止流程）。

输出结果：《最终审批意见表》《合同审批通过通知书》，合同进入用印阶段。

（六）合同用印与签署

负责人：行政部/综合管理部用印管理员

操作内容：

发起人凭《合同审批通过通知书》提交用印申请，附最终版合同文本；

用印管理员核对审批流程完整性、合同文本与审批版本一致性，确认无误后加盖公司公章/合同专用章；

签署完成后，扫描合同文本至系统，同步更新合同状态为“已签署”。

输出结果：已签署合同原件，系统归档电子版本。

（七）合同归档与履行跟踪

负责人：档案管理员（行政部）、业务部门经办人

操作内容：

档案管理员将已签署合同原件分类归档（电子档+纸质档），标注归档编号及保管期限；

业务部门在系统中录入合同履行关键节点（如交付日期、付款节点、验收时间等），定期更新履行状态；

合同到期前30天，系统自动提醒业务部门启动续签、终止或验收流程。

输出结果：合同档案台账，履行跟踪记录表。

三、关键表单模板示例

（一）合同基本信息表

字段名称

填写要求

示例值

合同编号

按规则自动（如“HT-年份-部门-序号”）

HT-2024-采购-001

合同名称

?体现合同核心内容

原材料采购合同

合同类型

单选（采购/销售/合作/服务等）

采购

甲方（我方）信息

公司全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式

有限公司、9111X、张*、

乙方（对方）信息

公司全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式

YY科技有限公司、9111X、李*、1395678

合同金额

大小写一致，币种明确（人民币/美