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采购需求申请与审批流程表（简化版）

一、适用情境

本流程表适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖日常办公物资采购、生产项目原材料采购、设备维修更换配件采购、市场活动物料采购等场景。通过标准化流程，可解决传统采购中需求描述模糊、审批环节冗余、责任追溯困难等问题，保证采购需求清晰、审批高效、过程可追溯，尤其适用于中小型企业或采购流程需优化的部门。

二、流程操作指引

1.需求发起与表单填写

操作人：采购需求申请人（如部门专员、项目负责人）

操作内容：

（1）明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度；

（2）填写《采购申请审批表》（模板见第三部分），附必要说明文件（如技术参数、市场询价记录、项目需求函等）；

（3）根据采购金额（如单笔≤5000元由部门审批，＞5000元需逐级上报），提交至部门负责人。

注意事项：需求描述需具体（如“A4纸”需注明“70g白色，500张/包”），避免模糊表述；紧急采购需在“紧急程度”栏标注“特急”，并说明原因（如“设备突发故障，24小时内需更换”）。

2.部门初审

操作人：需求部门负责人

操作内容：

（1）审核采购需求的必要性（如是否为日常必需、是否可替代）；

（2）核对预算是否符合部门年度预算额度，超预算需说明理由；

（3）审核附件材料的完整性（如技术规格、报价单等）；

（4）签署“部门意见”，通过后转至采购部门。

注意事项：部门负责人需在2个工作日内完成初审，如需补充材料，需明确告知申请人。

3.采购部门审核

操作人：采购部门专员/负责人

操作内容：

（1）审核需求的合规性（是否符合企业采购政策、是否需招标/询价）；

（2）进行市场调研（常规采购需≥2家供应商比价，紧急采购可简化为1家报价说明）；

（3）确认采购方式（如直接采购、招标采购、单一来源采购等），并说明理由；

（4）签署“采购部门意见”，通过后转至财务部门。

注意事项：采购部门需在3个工作日内完成审核，特殊情况（如供应商调研困难）可适当延长，但需与申请人沟通。

4.财务复核

操作人：财务部门专员/负责人

操作内容：

（1）审核采购金额的准确性（预估总价与预算是否匹配）；

（2）确认资金来源（如部门预算、专项经费等）；

（3）审核付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票要求等）；

（4）签署“财务意见”，通过后转至相关领导审批。

注意事项：财务部门需在2个工作日内完成复核，如预算不足，需退回并说明调整建议。

5.领导审批

操作人：按采购金额权限确定（如部门总监审批≤2万元，分管副总审批2万-10万元，总经理审批＞10万元）

操作内容：

（1）根据采购金额和重要性，最终审批采购需求；

（2）对重大采购（如＞10万元），可要求召开专项评审会；

（3）签署“领导审批意见”，审批通过后流程结束，转至采购部门执行。

注意事项：领导需在3个工作日内完成审批，紧急采购可优先处理，缩短审批时限。

6.采购执行与反馈

操作人：采购部门

操作内容：

（1）根据审批意见，联系供应商下单、签订合同；

（2）跟进交付进度，保证物品/服务按时送达；

（3）交付后，组织需求部门验收，填写《采购验收单》；

（4）将验收结果反馈至财务部门，办理付款手续。

注意事项：采购部门需在验收后1个工作日内，将《采购验收单》同步给申请部门和财务部门。

三、采购申请审批表（模板）

申请单号

申请日期

申请部门

申请人

联系方式

*

采购物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

资金预算科目

用途说明

紧急程度

□常规□紧急□特急

附件清单

（如报价单、技术规格书等）

部门负责人意见

采购部门意见

财务部门意见

签字：_____________日期：__________

签字：_____________日期：__________

签字：_____________日期：__________

领导审批意见

备注

签字：_____________日期：__________

四、使用要点提示

表单填写规范：所有栏目需如实填写，不得遗漏；“规格型号”“用途说明”需详细，避免歧义（如“笔记本电脑”需注明“CPU型号、内存容量、用途”）。

审批时限要求：常规流程需在5个工作日内完成审批，特急采购需在24小时内完成，超时未反馈视为默认通过。

紧急采购处理：特急采购可先口头沟通启动流程，但需在24小时内补全书面表单，并在“备注”栏注明紧急原因及联系人。

附件材料要求：单笔采购金额＞3000元，需附供应商报价单；采购专业设备（如服务器、检测仪器），需附技术参数说明书或需求确认函。

责任追溯：申请人需对需求真实性负责，采购部门需对供应商选择合规性负责，财务部门需对资金使用准确性负责，全程留档保存（保存期限≥3年）。

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