商业连锁超市库存管理规范.docxVIP

商业连锁超市库存管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范本商业连锁超市（以下简称“公司”）的库存管理工作，提高库存周转效率，保障商品供应的及时性与准确性，降低库存成本及损耗，防范经营风险，提升整体运营效益，特制定本规范。本规范依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，并结合连锁超市经营特点制定。

1.2适用范围

本规范适用于公司总部及各连锁门店所有商品的采购、验收、存储、盘点、销售、调拨、退换货及报损等库存相关环节的管理活动。公司内所有涉及库存管理的部门及人员均须遵守本规范。

1.3基本原则

1.准确性原则：确保库存商品的数量、规格、批次、金额等信息记录准确无误，账实相符。

2.及时性原则：库存信息的录入、更新、传递及相关操作应及时高效，保障经营决策的时效性。

3.经济性原则：在保证商品供应的前提下，优化库存结构，合理控制库存总量，降低库存持有成本和损耗。

4.安全性原则：确保库存商品在存储和流转过程中的质量安全与数量安全，防止损坏、变质、丢失和盗窃。

5.先进先出原则：对于有保质期的商品，应严格遵循“先进先出”（FIFO）原则进行存储和销售，确保商品新鲜度，减少临期损失。

二、组织与职责

2.1总部管理职责

1.采购部门：负责制定总体采购计划，选择合格供应商，谈判采购价格与terms，监控商品到货情况，协同处理供应商相关的退换货及索赔事宜。

2.运营管理部门：负责制定库存管理总体策略和标准，指导并监督各门店的库存管理工作，组织库存分析与优化，处理跨门店的商品调拨协调。

3.财务部门：负责库存商品的价值核算，定期与业务部门进行账账核对，监督库存盘点工作，对库存减值、报损等进行财务审核与处理。

4.信息部门：负责库存管理信息系统（如ERP、WMS）的日常维护、技术支持与数据安全，确保系统稳定运行及数据准确。

2.2门店管理职责

1.店长：对门店库存管理负总责，确保本规范在门店的有效执行，审批门店层面的库存相关操作，组织门店盘点，处理重大库存差异及问题。

2.收货组：负责商品的接收、数量清点、质量查验、保质期检查及入库信息录入，确保入库商品符合规定。

3.理货组/部门主管：负责所辖区域商品的上架、存储、陈列、补货、理货，执行先进先出原则，监控商品保质期，及时上报临期、破损、滞销商品。

4.收银组：准确完成商品销售收银操作，及时处理销售过程中的商品退换货，并确保相关信息准确录入系统。

5.库存管理员/指定人员：（若设）负责门店日常库存数据的监控，协助店长进行库存分析，发起补货申请，处理门店内部调拨及报损、报溢流程。

三、库存管理操作规范

3.1商品入库管理

1.到货验收：供应商送货至门店或指定仓库后，收货人员须根据采购订单或送货单，对商品的品名、规格、数量、生产日期、保质期、外观质量、包装完整性等进行逐一核对与检查。

2.验收标准：严格按照公司制定的商品验收标准执行，对不符合标准的商品（如短少、破损、过期、临近保质期、标识不清等）有权拒收，并及时通知采购部门及供应商处理。

3.入库登记：验收合格的商品，应立即通过库存管理系统完成入库操作，准确录入商品信息、数量、批次、货位等，并生成入库单。实物与系统记录必须同步。

4.“先进先出”原则：新入库商品应放置在原有同批次商品的后面或下方，确保在后续补货和销售时能优先取出较早入库的商品。

3.2库存存储管理

1.货位规划：门店应根据商品特性（如常温、冷藏、冷冻）、销售频率、体积重量等因素，合理规划存储区域和货位，实行分区分类管理，并进行清晰标识。

2.存储条件：确保商品存储环境符合要求，如温湿度控制、通风、避光、防鼠、防虫、防潮等，尤其注意生鲜、冷藏冷冻商品的存储条件。

3.商品堆放：商品堆放应遵循安全、稳固、易于存取的原则，避免超高、超重堆放导致商品损坏或安全事故。包装标识应朝外，便于识别。

4.在库养护：定期对库存商品进行检查和整理，保持存储区域的清洁卫生，及时清理散落商品和包装废弃物。对有特殊养护要求的商品，应按规定进行养护。

5.货位管理：实行货位与商品的绑定管理，做到“见单取货、凭单发货”，确保库存移动的准确性和可追溯性。

3.3库存盘点管理

1.盘点周期：公司应设定定期盘点制度，如月度小盘、季度中盘、年度大盘。对于重点商品或易损商品，可根据需要增加盘点频次。

2.盘点准备：盘点前应做好人员安排、区域划分、工具准备（如盘点表、手持终端）、系统数据冻结或备份等工作，并对参与人员进行培训。

3.盘点实施：按照“全面、准确、客观”的原则，对所有库存商品进行数量清点、规格确认。可采用人工盘点与系统辅助盘点相结合的方式。盘点过程应有人监督，确保数据真实。

4.差异处