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办公物品申请审批与领取登记表使用指南

一、适用范围与典型场景

本登记表适用于各类企业、事业单位及团队内部的办公物品管理，主要解决办公物品从需求提出到实际领取的全流程规范问题。典型场景包括：

新员工入职：需领取办公文具（如笔记本、签字笔）、电子设备（如电脑、鼠标）等基础物品；

日常办公消耗：部门打印机墨盒、A4纸、文件夹等易耗品不足时补充申领；

临时活动需求：如会议需额外领取投影仪、白板笔，或项目组临时申请文件夹、档案盒等；

设备更换与维护：旧办公设备（如键盘、U盘）损坏需更换时，提交新设备申请。

二、全流程操作步骤

第一步：申请人填写申请信息

登录办公管理系统或纸质登记表，如实填写以下内容：

个人基础信息：姓名（某）、所属部门（如行政部）、工号（如HR001）；

物品明细：逐项填写需申请的物品名称（如“签字笔”）、规格型号（如“黑色0.5mm中性笔”）、单位（“支”）、申请数量（如“5”）；

用途说明：简述申请原因（如“新员工入职办公用品配置”“部门日常打印消耗”）；

申请日期：填写提交当天的日期（如“2023年10月26日”）。

核对信息无误后，在“申请人签字”处签名确认。

第二步：部门负责人审批

申请人将填写完整的申请表提交至直接部门负责人（如部门经理某）；

部门负责人审核申请的必要性与合理性，重点确认：

物品用途是否符合部门工作需求；

申请数量是否在合理范围内（如避免过度申领易耗品）；

若涉及贵重物品（如电脑、打印机），需额外确认是否有替代方案或使用周期。

审批通过后，在“部门审批人签字”处签名并填写审批日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

第三步：行政部审核库存与预算

部门审批通过后，申请表转交至行政部（或综合管理部）；

行政专员（某）核对以下内容：

库存情况：确认申请物品当前库存是否充足，若库存不足，需明确采购周期并告知申请人；

预算合规性：核对申请物品是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需提交额外说明；

规格型号准确性：确认申请物品是否符合公司统一标准（如办公用品品牌、电子设备配置要求）。

审核通过后，在“行政审核人签字”处签名并填写审核日期；若需调整（如建议更换同功能低价物品），注明修改意见并退回申请人。

第四步：物品领取与登记确认

行政部根据审核通过的申请表准备物品，通知申请人领取；

申请人携带本人工牌及申请表到行政部指定地点（如前台、仓库）领取物品；

现场核对物品名称、规格、数量是否与申请表一致，确认无误后：

在“领取人签字”处签名；

填写实际领取日期（如“2023年10月27日”）；

若领取数量与申请数量不符（如库存不足临时减少），需在“实际领取数量”栏修改并双方签字确认。

行政部留存申请表原件，更新库存台账，保证账实一致。

三、登记表示例

序号

物品名称

规格型号

单位

申请数量

审批数量

领取数量

用途说明

申请人

申请日期

部门审批人

审批日期

行政审核人

审核日期

领取人签字

领取日期

备注

1

签字笔

黑色0.5mm中性笔

支

5

5

5

新员工入职办公用品配置

某

2023-10-26

某

2023-10-26

某

2023-10-26

某

2023-10-27

2

A4纸

70g500张/包

包

2

2

2

部门日常打印消耗

某

2023-10-26

某

2023-10-26

某

2023-10-26

某

2023-10-27

3

便携式U盘

32GBUSB3.0

个

1

1

1

项目组临时数据传输需求

某

2023-10-26

某

2023-10-26

某

2023-10-26

某

2023-10-27

旧U盘损坏申请更换

四、使用要点与常见问题提示

信息填写规范：所有栏目需用黑色签字笔或电脑打印填写，字迹清晰，不得涂改；若需修改，应在修改处签名确认。

审批流程完整性：严禁跳过审批环节直接领取物品，紧急情况需提前电话沟通行政部，事后24小时内补全审批手续。

物品领取核对：领取时务必当场检查物品质量（如笔是否出水、电子设备是否正常），发觉问题立即向行政部反馈更换。

剩余与归还处理：

领取后若有多余物品（如申领10支笔仅使用5支），应在3个工作日内退还行政部；

贵重物品（如电脑、投影仪）离职或项目结束后需办理归还手续，行政部检查无误后注销台账。

禁止行为：严禁冒用他人信息申领物品，严禁将办公物品挪作私用或转赠他人，违者将按公司相关规定处理。

定期汇总统计：行政部每月汇总登记表数据，分析各部门物品消耗情况，优化库存管理，避免资源浪费。