行政人事档案管理流程与密集架安置规范.docxVIP

行政人事档案管理流程与密集架安置规范

引言

行政人事档案管理是组织运营中一项基础性、保障性工作，其规范化程度直接关系到人力资源信息的准确性、安全性与利用效率。档案作为记录员工职业历程的原始凭证，不仅是组织人事决策的重要依据，也承载着员工个人的职业记忆。随着组织规模的扩大与人员流动的增加，档案数量日益庞大，传统的管理模式面临诸多挑战。在此背景下，构建科学严谨的档案管理流程，并辅以高效合理的存储解决方案——如密集架的规范安置与使用，显得尤为重要。本文旨在系统梳理行政人事档案管理的核心流程，并详细阐述密集架的安置规范，以期为相关从业人员提供具有实操价值的参考。

一、行政人事档案管理核心流程

行政人事档案管理是一个系统性的工作，需遵循“收集-整理-保管-利用-流转-销毁”的全生命周期管理原则，每个环节都应有明确的规范与标准。

（一）档案的建立与接收

档案的建立始于员工入职。人力资源部门应及时收集新入职员工的各类原始材料，包括但不限于履历表、学历学位证明、身份证明、职业资格证书、离职证明、劳动合同等。接收材料时，需仔细甄别材料的真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料应及时与相关人员沟通补充或核实。所有材料经审核无误后，进行统一登记、编号，为后续整理归档奠定基础。此环节的关键在于“严”，确保档案材料的初始质量。

（二）档案的日常管理与维护

档案建立后，日常管理与维护是确保其长期可用的核心。首先，应建立清晰的档案分类体系，通常可按部门、职级或入职时间等维度进行分类，便于快速检索。档案存放应遵循一定的排序规则，如按员工姓氏拼音或工号顺序排列。

其次，档案库房的环境控制至关重要。应保持适宜的温度与相对湿度，避免阳光直射、潮湿、高温及剧烈温差，以防档案材料霉变、虫蛀或纸张脆化。配备必要的防火、防潮、防虫、防盗设施，并定期检查其有效性。

再者，档案材料的动态更新是日常维护的重要内容。员工在组织内发生的职务变动、奖惩情况、培训经历、考核结果、薪资调整、社保信息变更等，均需及时收集相应材料，经审核后归入个人档案，并在档案目录中进行标注，确保档案信息的时效性与连续性。

此外，档案的借阅与归还管理需严格执行审批制度。明确借阅权限、借阅范围和借阅期限，借阅人需履行登记手续，档案管理人员应对借出档案进行跟踪，确保及时归还。归还时，需检查档案材料是否完整、有无污损。

（三）档案的流转与移交

员工因调动、离职、退休等原因离开原单位或部门时，其人事档案需按规定进行流转或移交。档案转出前，档案管理人员应核对档案材料的完整性，确保所有应归档材料均已入档，并填写档案转递通知单，注明材料份数、页数等信息。档案的传递应通过机要渠道或专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式传递，以保证档案的安全性与保密性。接收方在收到档案后，应认真核对，并在回执上签字确认，形成闭环管理。

（四）档案的鉴定与销毁

对于已超过规定保管期限或因其他原因不再具有保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定与销毁。档案鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见。对确无保存价值的档案，需报经单位主管领导批准后方可销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案材料被彻底销毁，严禁随意丢弃或作为废纸处理。销毁过程需有详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、地点、批准人、监销人等信息，并永久保存备查。

二、密集架安置规范

密集架作为一种高效利用空间的档案存储设备，其科学合理的安置直接影响档案管理的效率与安全性。在规划与安置密集架时，需综合考虑空间布局、承重能力、操作便利性及安全防护等多方面因素。

（一）规划与设计

在安置密集架之前，应对档案室空间进行全面规划与设计。首先，需根据档案的数量、增长趋势以及现有空间大小，合理确定密集架的组数、列数及每列的节数。同时，应预留出足够的通道空间，确保人员通行、档案存取及设备维护的便利。主通道宽度应满足日常操作需求，一般不宜过窄；副通道宽度则以能顺畅取放档案为宜。

其次，需考虑档案室的整体布局，密集架的排列方向应与房间结构相协调，避免影响采光、通风及消防设施的使用。若房间存在立柱、横梁等结构，应在设计时巧妙避让，或利用其空间进行合理布局。

此外，还需根据档案的重要性、使用频率等因素，对密集架的区域进行划分，将常用档案或重要档案放置在易于存取的位置，提高工作效率。

（二）安装与调试

密集架的安装应严格按照产品说明书及设计图纸进行。安装前，需检查地面的平整度及承重能力，确保地面能够承受密集架及档案的总重量，必要时应进行地面加固处理。安装过程中，需保证密集架的垂直度、水平度，各列架体之间的间隙应均匀一致。轨道安装应牢固、平整，确保架体能够顺畅移动。

安装完成后，需对密集架的各项功能进行全面调试。包括检查传动系统是否灵活，制动装