合同审查与签订流程表.docVIP

合同审查与签订流程工具指南

一、适用范围与业务背景

本流程工具适用于企业日常经营中各类合同的审查与签订管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、保密协议等类型。无论是内部部门间的协作约定，还是与外部客户、供应商的合作约定，均可通过标准化流程保证合同内容的合法性、合规性及权责明确性，有效降低合作风险，保障企业合法权益。同时该流程可作为新员工入职培训材料，或现有团队优化合同管理工作的参考依据。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与合同起草

责任主体：业务部门负责人（如销售经理、采购经理）或具体经办人（如业务员*）。

操作内容：

根据合作需求（如采购物资、提供服务、联合开发等），明确合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）、合作标的、数量/质量标准、价款/报酬、履行期限与方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

参考企业标准合同模板（如有），或根据实际情况起草合同文本，保证条款表述清晰、无歧义，避免使用模糊词汇（如“大概”“可能”）。

输出成果：合同初稿（含电子版及纸质版签字扫描件）、合作需求说明（如立项审批单、会议纪要等背景材料）。

完成时限：需求明确后3个工作日内完成初稿起草。

（二）部门内部审核

责任主体：业务部门负责人、相关职能部门（如技术部、财务部、人力资源部等，根据合同类型确定）。

操作内容：

业务部门负责人：审核合同内容是否符合业务目标、合作条款是否合理（如价格、交付周期是否在可控范围内）、双方权利义务是否对等。

相关职能部门：

技术部：审核技术标准、服务要求、验收流程等专业条款是否可行；

财务部：审核价款支付方式、税费承担、发票开具、违约金财务影响等条款；

人力资源部：涉及劳动、劳务合作的，审核用工性质、薪酬福利、保密义务等合规性。

输出成果：部门审核意见表（需签字确认，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改建议）。

完成时限：收到合同初稿后2个工作日内完成审核。

（三）法务审查

责任主体：企业法务部或外部法律顾问（*）。

操作内容：

审查合同主体资格（如对方是否为合法存续的企业、是否具备相应资质）；

审查合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形）；

审查权责对等性（如违约责任是否明确、是否显失公平）；

审查争议解决方式（如约定诉讼管辖或仲裁是否明确、有效）；

审查知识产权、保密条款等特殊约定是否完善。

输出成果：法务审查意见书（需标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并逐条说明修改理由及法律依据）。

完成时限：收到完整审核材料后3个工作日内完成审查（复杂合同可延长至5个工作日）。

（四）管理层审批

责任主体：企业分管领导、总经理或董事会（根据合同金额、重要性确定审批层级）。

操作内容：

审核合同整体风险与收益是否匹配（如大额合同需评估对企业经营的影响）；

审批合同最终条款，确认是否同意签订；

涉及重大决策（如对外投资、并购合作）的，需提交董事会或股东会审议。

输出成果：管理层审批意见（签字确认，注明“批准”“有条件批准”或“不批准”）。

完成时限：收到法务审查通过后的材料后2个工作日内完成审批。

（五）合同签署与用印

责任主体：法定代表人或授权代理人（*）、行政部（用印管理）。

操作内容：

确认合同文本最终版本（所有审核、审批环节已完成，无遗留问题）；

双方授权代理人需携带授权委托书（如非法定代表人签署）、证件号码复印件等材料，在合同文本上签字或盖章；

行政部根据审批权限，在合同指定位置加盖企业公章或合同专用章（骑缝章需同时覆盖合同首页与末页，多页合同需逐页加盖小章或骑缝章）。

输出成果：签署完成的正式合同文本（一式N份，根据合作方及存档需求确定份数）。

完成时限：审批通过后1个工作日内完成签署与用印。

（六）合同归档与执行跟踪

责任主体：行政部（归档管理）、业务部门（执行跟踪）。

操作内容：

行政部：将签署完成的合同原件、审批材料、审核意见等整理归档，建立合同台账（记录合同编号、名称、签约方、签订日期、履行期限、金额等信息），保证电子档案与纸质档案一致；

业务部门：按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），同时跟踪对方履约情况，及时记录履行过程中的问题（如延迟交付、质量瑕疵等），并反馈至法务及管理层。

输出成果：合同档案（电子+纸质）、合同台账、履约跟踪记录表。

完成时限：签署完成后3个工作日内完成归档；履约期间持续跟踪。

三、合同审查与签订流程表模板

流程步骤

责任部门/岗位

操作内容

完成时限

输出成果

备注（关键节点）

需求发起与起草

业务部门经办人*

明确合作需求，起草合同初稿，包含核心条款

需求明确后3个工作日

合同初稿、合作需求说明

需提供对方主体资格基础材料

部门内部审核

业务部门负责人、相关职能部门

审核业务合