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复印室设备管理与使用细则

一、总则

为规范复印室各类设备的日常管理与使用行为，确保设备运行安全、稳定、高效，延长设备使用寿命，降低运维成本，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本细则。本细则依据国家相关设备管理规定及单位内部办公管理制度，并结合复印室实际情况制定。

本细则适用于单位内部所有使用复印室设备的人员（包括员工、实习生及经批准使用的外来人员），以及负责复印室设备管理与维护的相关人员。复印室内所有复印机、打印机、扫描仪、多功能一体机及其配套设施均在本细则管理范畴之内。

二、管理职责

（一）管理部门及人员

复印室设备的归口管理部门为单位行政部（或指定其他部门），该部门应指定专人（或兼职人员）作为复印室管理员，全面负责复印室的日常管理工作。管理员应具备一定的设备操作与基础维护知识，并保持相对稳定。

（二）管理员职责

1.日常运维：负责每日检查设备运行状态，确保设备整洁、连接正常、功能完好。下班前应检查并关闭不必要运行的设备电源，做好安全防范。

2.耗材管理：负责监控复印纸、墨粉/墨盒、硒鼓等耗材的库存水平，根据消耗情况及时申购，确保耗材供应充足。建立耗材领用登记制度，倡导节约使用。

3.设备保养：按照设备说明书要求，定期对设备进行清洁、简单保养（如清洁稿台玻璃、擦拭机身等），配合专业维修人员进行定期维护。

4.故障处理：负责设备小故障的初步判断与排除。对于无法自行解决的故障，应及时联系设备供应商或专业维修服务，并做好故障记录与维修跟进。

5.使用指导与监督：对初次使用设备的人员进行必要的操作指导，解答使用疑问，监督用户是否按照本细则规范操作设备。

6.记录与报告：建立设备台账，记录设备型号、购置日期、维修历史、耗材更换等信息。定期向管理部门报告设备使用状况、耗材消耗情况及存在问题。

7.环境维护：保持复印室内清洁、整齐，维持良好的通风与适宜温度，营造安全、舒适的使用环境。

三、设备使用规范

（一）基本操作要求

1.使用前应仔细阅读设备操作面板上的简易指引或咨询管理员，熟悉设备基本功能后方可操作。

2.开机前检查设备电源线、数据线连接是否稳固，周边有无杂物堆放。

3.设备启动后，应等待其自检完成进入就绪状态方可进行操作。

4.放置原稿时，应确保原稿平整、清洁，文字/图像面朝下（或按设备指示方向放置于自动进稿器），并对齐相应刻度线。

5.根据复印/打印需求，正确选择纸张类型（如A4、A3等）、纸张来源（纸盒或手送）、复印份数、缩放比例、色彩模式（黑白/彩色）等参数。

6.对于多页原稿，建议使用自动进稿器（如有），但需注意原稿的厚度与平整度，避免卡纸。单页或特殊规格原稿则放置于稿台玻璃。

7.操作完成后，应及时取走输出的文件和原稿，避免遗落造成信息泄露或文件丢失。

8.使用完毕，如长时间无人接续使用，应主动关闭设备电源或使其进入节能模式（若设备支持）。

（二）复印/打印操作

1.复印：确认原稿放置正确，设定所需份数及相关参数，按下“复印”键。复印过程中如遇卡纸，应按照设备提示或管理员指导，小心取出卡住的纸张，避免强行拉扯损坏设备或纸张。

2.打印：通过连接的电脑选择正确的打印机驱动，设置打印参数（页码范围、打印质量、双面打印等），确认无误后发送打印任务。打印文件应及时取走，避免堆积。

3.特殊介质处理：如需使用信封、标签纸、厚纸等特殊介质，应先咨询管理员，了解设备是否支持及正确的放置方法，通常需从手送纸盘手动送入。

（三）扫描操作

1.根据设备功能，可选择扫描至电脑、扫描至邮箱或扫描至U盘等方式。

2.放置原稿，选择扫描功能，设置扫描分辨率、文件格式（如PDF、JPG）、色彩模式等参数。

3.确认扫描目标路径正确后启动扫描。扫描完成后，应检查扫描文件的完整性和清晰度。

4.涉及敏感信息的扫描文件，应及时转移至个人存储设备或加密文件夹，并删除设备临时存储（如有）。

（四）使用后注意事项

1.取走所有原稿和已完成的输出文件，清理遗留在设备上的纸屑。

2.如进行了特殊设置（如放大缩小比例、特殊纸张类型），使用完毕后建议将设置恢复默认值，以便后续使用者操作。

3.发现设备有异常声音、异味或其他故障迹象，应立即停止使用，并及时告知管理员。

四、安全管理

1.用电安全：严禁私拉乱接电线，不得随意插拔设备电源。设备运行时，禁止触摸内部高温部件或运动部件。如遇雷雨天气，应关闭设备电源，拔掉插头。

2.设备安全：爱护设备，严禁用力敲击、拍打设备机身或控制面板。禁止在设备上放置水杯、重物及其他与工作无关的物品。

3.消防安全：复印室内禁止吸烟，不得存放易燃易爆物品。管理人员应确保消防器材（如灭火器）在有效期内且置于易取用位置。

4.信息安