采购申请与供应商管理工具集.docVIP

采购申请与供应商管理工具集

一、适用场景与业务价值

本工具集适用于企业内部各类采购需求的全流程管理，覆盖从需求提报到供应商筛选、合同签订、履约跟踪及评估反馈的完整闭环。具体场景包括：

日常采购需求提报：各部门根据业务需要提交采购申请（如办公用品、生产原料、服务外包等），保证需求规范、信息完整；

供应商全生命周期管理：对新供应商进行资质审核与准入，对现有供应商进行绩效评估与分级，淘汰不合格供应商，优化供应商结构；

采购流程规范化：统一采购申请审批标准，明确各部门职责，避免重复采购、超预算采购等问题；

跨部门协作与透明化管理：通过标准化流程和工具模板，实现采购申请、审批、执行等环节的信息同步，提升协作效率与决策透明度。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求发起与申请

需求部门：根据实际需求填写《采购申请表》（模板见第三部分），明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付时间等信息，并附必要的技术规格或需求说明文件；

部门负责人：审核需求的合理性（是否符合部门预算、业务必要性），签字确认后提交至采购部门。

步骤2：采购部门初审与需求确认

采购专员：接收申请后，重点审核以下内容：

申请表信息完整性（是否填写规范、附件齐全）；

预算是否符合公司财务制度（是否超部门年度预算，需特殊说明的需附审批文件）；

需求描述是否清晰（避免模糊表述，如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）。

初审通过后，与需求部门沟通确认细节；若需调整，反馈至需求部门修改。

步骤3：供应商筛选与资质审核

供应商来源：优先从《合格供应商名录》中选择；若名录内无合适供应商，可通过市场调研、公开招标等方式寻找潜在供应商；

资质审核：要求供应商提供以下材料（加盖公章）：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、经营许可证等）；

法定代表人证件号码明、授权委托书（如委托他人办理）；

近三年类似项目业绩合同（至少2-3份）；

产品/服务报价单（需注明含税价、交货期、质保条款等）。

采购小组：对供应商资质进行评估，筛选出3家及以上合格供应商进入比价环节。

步骤4：比价、议标与供应商确定

比价原则：在满足需求质量、交付时间的前提下，综合考量价格、付款条件、售后服务等因素，优先选择性价比最优的供应商；

议标流程：组织需求部门、财务部门、采购部门共同参与，与供应商就价格、技术细节、履约条款等进行谈判，形成最终谈判记录；

确定供应商：根据比价议标结果，填写《供应商选择审批表》，按权限报相关领导审批（如部门总监、分管副总），审批通过后确定最终供应商。

步骤5：合同签订与采购执行

合同拟定：采购部门根据谈判结果，拟定采购合同，明确以下核心条款：

双方主体信息（供应商名称、地址，采购方名称、地址）；

采购标的（物品/服务名称、规格、数量、质量标准）；

合同金额、付款方式（如预付款比例、到货付款节点、质保金条款）；

交付时间、地点、运输方式；

违约责任、争议解决方式；

其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属等）。

合同审批：合同需经法务部门审核法律条款，财务部门审核付款条款，最终由公司授权领导签字盖章；

合同执行：采购部门向供应商下达《采购订单》，同步跟踪生产/备货进度，保证按时交付。

步骤6：履约验收与付款

到货验收：需求部门、采购部门、质检部门（如需）共同到场验收，核对物品/服务是否符合合同约定（数量、质量、规格等），填写《验收单》三方签字确认；

问题处理：若验收不合格，采购部门需在2个工作日内与供应商沟通解决方案（如退换货、折扣赔偿等），直至验收合格；

付款申请：验收合格后，采购部门凭《采购合同》《验收单》《发票》（需与合同信息一致）提交财务部门申请付款，财务部门按合同约定付款节点办理付款。

步骤7：供应商绩效评估与反馈

评估周期：每季度/年度对合作供应商进行绩效评估，评估维度包括：

质量：产品/服务合格率、质量问题响应速度；

交付：准时交付率、订单满足率；

服务：售后响应时间、问题解决满意度；

价格：价格竞争力、价格稳定性；

合作配合度：沟通效率、合同履约态度。

评估结果应用：

评分≥90分（优秀）：优先合作，可考虑增加订单份额；

70-89分（合格）：维持合作，针对不足项提出改进要求；

＜70分（不合格）：暂停合作，限期整改，整改后仍不达标则从《合格供应商名录》中移除。

评估反馈：将评估结果书面反馈给供应商，优秀供应商可颁发“年度优秀供应商”荣誉，不合格供应商需制定整改计划。

三、核心工具模板清单

模板1：采购申请表

字段名称

填写说明

申请编号

由采购部门统一编制（格式：CG-年份-部门代码-序号，如CG-2023-CG-001）

申请部门

需求部门全称（如“生产部”“行政部”）

申请人

需求部门具体经办人（如*工）

联系方式

申请人手机/内线电话

采购类别

单选