企业采购需求与审批表单.docVIP

采购需求与审批表单使用指南

一、适用场景与发起时机

本表单适用于企业内部各类采购需求的规范提报与审批流程，具体包括但不限于以下场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备（电脑、打印机等）的补充或更换；

项目相关采购：为特定项目采购所需设备、材料或服务（如项目专用软件、实验器材等）；

固定资产采购：单价较高、使用周期长的资产购置（如生产设备、运输工具等）；

其他非生产性采购：如办公场地装修、绿植养护、员工活动物资等。

发起时机：当部门存在明确采购需求时，需提前至少3个工作日发起表单审批（紧急采购需标注“加急”并说明原因），保证采购流程前置，避免临时突击采购影响工作进度。

二、全流程操作指引

1.需求部门：填写采购需求明细

操作步骤：

（1）登录企业OA系统或采购管理模块，选择“采购需求与审批表单”模板；

（2）填写表单基础信息：申请部门、申请人（需为部门负责人或指定采购对接人）、联系方式（内部短号）、申请日期；

（3）明确采购类型（勾选“办公物资/项目物资/固定资产/其他”）、预算金额（需符合部门年度预算额度）；

（4）详细列明采购明细：每项物品需填写“物品名称、规格型号（或技术参数）、单位、数量、预估单价、总价、用途说明（需具体到使用场景或项目）”，如为服务类采购，需补充服务内容、服务周期等；

（5）附件：如技术参数说明书、市场询价单（至少2家供应商报价）、项目立项批复（涉及项目采购时）等支撑材料。

关键要求：物品名称需规范统一（如“笔记本电脑”而非“电脑”），规格型号应明确到品牌、型号（如“联想ThinkPadX1Carbon2023款i7/16G/512G”），数量需与实际需求匹配，避免过度采购。

2.部门负责人：审核需求合理性与必要性

操作步骤：

（1）接收表单后，重点审核“采购需求明细”是否符合部门工作计划，“预算金额”是否在部门可控范围内，“用途说明”是否合理；

（2）对于常规办公物资（如A4纸、签字笔），可快速审批；对于大额采购（如超过5000元）或项目相关采购，需核对项目立项文件，确认采购与项目目标的关联性；

（3）审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字（电子签章或手写扫描件），并注明“同意提交采购部”；若审核不通过，需注明驳回理由（如“超预算”“需求描述不清晰”），退回申请人修改。

时效要求：需在1个工作日内完成审核，避免流程延误。

3.采购部：审核采购可行性与合规性

操作步骤：

（1）接收表单后，检查“附件材料”是否完整（如无市场询价单，需要求申请人补充）；

（2）审核“规格型号”“技术参数”是否明确，是否存在可替代的现有资源（如其他部门闲置设备可调配）；

（3）对于“固定资产采购”或“单价超过1万元”的采购，需组织技术部门（如IT部、设备部）对参数的合理性进行评估；

（4）审核通过后，在“采购部审核”栏签字，并同步启动供应商寻源流程；若需调整采购方式（如从“单一来源采购”改为“公开招标”），需注明建议并反馈给申请人。

特殊情况处理：若遇市场紧缺物资或紧急采购，需在审核栏标注“紧急采购”，并同步抄送财务部备案。

4.财务部：审核预算与支付方式

操作步骤：

（1）核对“预算金额”是否与财务系统中的部门预算余额一致，超预算采购需申请人提交《预算调整申请》并附审批文件；

（2）审核“支付方式”（如“对公转账/公务卡/预付款”）是否符合财务制度，大额预付款（超过30%）需提供供应商履约保函；

（3）确认无误后，在“财务部审核”栏签字，并备注“预算充足，同意支付”；若预算不足或支付方式不合规，需注明原因并退回。

5.分管领导：最终审批

操作步骤：

（1）根据采购金额分级审批：

金额≤5000元：由部门负责人与采购部双签即可，无需提交分管领导；

5000元＜金额≤2万元：需部门负责人、采购部、财务部审核后，提交分管副总审批；

金额＞2万元：需提交总经理最终审批。

（2）审批重点：大额采购需关注性价比、供应商资质（如是否为合格供应商名录内企业），战略物资采购需符合企业长期发展规划；

（3）审批通过后，在“领导审批”栏签字，表单流转至采购部执行；若驳回，需明确批示（如“暂缓采购，待预算批复后重新发起”）。

6.采购部：执行采购与结果反馈

操作步骤：

（1）根据审批通过的表单，通过招标、询价或定点采购等方式确定供应商，签订采购合同；

（2）采购完成后，在OA系统中更新表单状态，《采购合同》《验收单》等附件，并通知申请人领用或验收；

（3）每月汇总采购数据，提交财务部备案。

7.归档管理

表单执行完毕后，由采购部将纸质版（含签字附件）与电子版一并归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。

三、采购需求与审批表模板

基础信息

申请部门

申请人

联系方式（内部短号）

申请日期

年月日

采购类型（勾