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企业行政公文写作模板

一、适用范围与常见场景

发布企业规章制度（如考勤管理、会议规范等）；

传达上级单位或公司管理层的重要决策、通知；

部署跨部门协作任务或专项工作安排；

回复内部请示或函询事项；

通报工作进展、表彰先进或提醒注意事项。

二、撰写流程与操作步骤

第一步：明确发文目的与受众

确定公文核心目标（如告知、执行、请求等），保证内容与受众需求匹配（如面向全体员工、特定部门或管理层）；

根据受众调整语言风格（如对全体员工需简洁明了，对管理层需侧重数据支撑）。

第二步：收集基础信息与素材

整理政策依据（如公司章程、previous规定、上级文件等）；

收集具体数据、案例或执行细节（如涉及工作部署，需明确时间节点、责任部门、完成标准）；

核对人名、部门名称、日期等关键信息，避免误差。

第三步：搭建公文框架结构

简洁概括核心内容，格式为“发文单位+事由+文种”（如“行政部关于规范办公区物品管理的通知”）；

主送机关：明确接收公文的部门或人员（如“各部门负责人”“全体员工”）；

按“背景/依据—事项/内容—要求/执行”逻辑分层撰写；

附件：如有配套文件（如制度细则、表格模板），注明附件名称及数量；

落款：包含发文部门、成文日期（中文大写）及盖章位置。

第四步：撰写核心内容

开头：简述发文背景、依据或目的（如“为提升办公效率，根据《公司行政管理办法》（行政部〔2023〕5号），现就……通知如下”）；

主体：分条列项说明具体事项，每条内容聚焦单一主题，使用“一、二、三”或“1.2.3.”序号，语言简练、无歧义（如“一、物品登记：各部门需于每月5日前提交办公耗材需求表至行政部邮箱”）；

结尾：提出执行要求或补充说明（如“请各部门严格遵照执行，如有疑问请联系行政部*经理”）。

第五步：审核与校对

初稿完成后，对照检查：格式是否规范、信息是否准确、逻辑是否清晰、有无错别字或语病；

涉及跨部门内容需提前沟通确认，避免职责冲突或信息偏差；

按审批流程报请相关负责人（如部门负责人、分管领导）审阅签字。

第六步：印发与归档

定稿后按公司规定格式排版（如字体、字号、行距：标题二号宋体加粗，三号仿宋，行距28磅）；

通过内部办公系统、公告栏或会议传达至受众，保证覆盖到位；

将电子稿及纸质版（含签字审批页）分类归档，留存备查。

三、标准模板结构及填写说明

以下以“企业行政通知”为例，提供模板框架及填写指引：

部分

内容模块

填写说明

标题

发文单位+事由+文种

示例：“行政部关于2024年春节放假安排的通知”

主送机关

接收公文的对象

根据受众填写，如“各部门、全体员工”“各分公司负责人”

开头

背景/依据/目的

简述发文原因，引用文件需注明文号（如“根据《国务院办公厅关于2024年部分节假日安排的通知》（国办发明电〔2023〕X号）精神”）。

主体

具体事项（分条列项）

按逻辑顺序分条说明，每条聚焦一个主题，包含时间、地点、要求等要素。

结尾

执行要求/联系方式

明确落实责任及反馈方式，如“请各部门提前做好工作安排，假期期间值班表于1月20日前报备至行政部，联系人：*，电话：-X”。

附件

附件名称及数量

如有附件，注明“附件：1.2024年春节值班表（1份）”，并在文后附附件内容。

落款

发文部门、日期、盖章

发文部门为全称（如“公司行政部”），日期为中文大写（如“二〇二四年一月十日”），需加盖部门公章。

四、使用规范与注意事项

格式规范：

严格遵循公司公文格式标准，标题居中、主送机关顶格、首行缩进2字符、附件与分隔清晰；

数字、标点符号使用规范（如年份用“2024”而非“二零二四”，文件名用书名号《》）。

内容准确：

涉及时间、数量、部门名称等关键信息需反复核对，避免表述模糊（如“尽快完成”改为“X月X日前完成”）；

政策引用需注明原文及文号，保证依据有效。

语言得体：

使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”改为“完成”）；

语气根据文种调整（通知需严肃，函件需礼貌，报告需客观）。

逻辑清晰：

结构遵循“总-分-总”或“背景-事项-要求”逻辑，避免内容交叉或遗漏；

复杂事项可配流程图、表格辅助说明，保证易懂。

时效性与保密：

紧急公文需标注“特急”“加急”字样，并明确优先传达；

涉及公司机密的内容需按规定标注“秘密”“内部文件”等，并控制知悉范围。

归档管理：

公文印发后3个工作日内完成电子归档（命名格式：“发文单位+文种+日期+版本”，如“行政部-通知定稿”）；

纸质版公文按年度分类存放，保管期限符合档案管理规定。