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标准化合同模板与合同管理流程工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具指南适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下统称“单位”）在开展业务活动中涉及的标准化合同管理，涵盖采购、服务、合作、委托等常见合同类型。具体应用场景包括：

单位与供应商签订采购合同时需明确标的、数量、质量、交付及验收标准；

单位与外部机构或个人（如咨询方、服务方）签订服务合同时需界定服务范围、成果交付及费用结算方式；

单位内部部门间或与关联方签订合作合同时需规范权责划分、利益分配及风险承担；

其他需通过标准化流程管理合同全生命周期的业务场景。

二、标准化合同管理全流程操作步骤

（一）合同起草阶段：明确需求，构建基础框架

需求梳理与资料收集

业务部门根据合作事项，明确合同核心要素：合作双方基本信息、合同标的（如产品/服务名称、规格型号）、数量/期限、质量标准、价款及支付方式、交付/履行地点、违约责任、争议解决方式等。

收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明），保证合作方具备履约能力。

模板选择与内容填充

从单位合同模板库中选择对应类型的基础模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），避免从零起草导致条款遗漏。

根据实际需求替换模板中的占位符（如“[合同编号]”“[签约方名称]”），补充特殊约定条款（如保密条款、知识产权归属等），保证条款与业务需求一致。

内部初审与修订

业务部门负责人对合同内容进行初审，重点核对标的描述是否准确、金额与预算是否匹配、履行期限是否合理。

根据初审意见修订合同，保证语言表述清晰、无歧义，避免使用“尽量”“大概”等模糊词汇。

（二）合同审核阶段：多重把关，防控法律风险

法务合规审核

法务部门（或聘请的法律顾问）重点审核以下内容：

合同主体是否适格（如是否为依法注册、未处于吊销/注销状态）；

条款是否符合法律法规（如《民法典》《招标投标法》等），是否存在无效或可撤销情形；

权利义务是否对等，违约责任是否明确且合理，争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼，以及管辖地）。

法务部门出具书面审核意见，对存在风险的条款提出修改建议。

业务与财务协同审核

业务部门再次审核合同内容与业务需求的匹配度，保证服务范围、交付标准等无遗漏；

财务部门审核价款计算是否准确、支付方式是否符合单位财务制度（如是否需分期支付、是否约定发票类型及开具时间），避免资金支付风险。

修订确认与定稿

业务部门根据法务、财务及业务部门的审核意见，综合修订合同内容，形成最终版本；

所有审核部门在《合同审批表》（见“三、管理表格示例”）中签署“审核通过”意见，完成合同定稿。

（三）合同签署阶段：规范程序，保证效力生效

签署主体与权限确认

确认签约方法定代表人或授权代表人信息：法定代表人签署需提供证件号码明，授权代表人签署需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限及期限）。

单位内部合同需加盖合同专用章或公章（根据单位规定），严禁使用部门章或财务章替代。

签署方式与流程

纸质合同：双方在合同文本每页加盖骑缝章（多页合同），最后一页由法定代表人或授权代表人签字并加盖公章；

电子合同：通过合法电子签名平台签署（如符合《电子签名法》要求的第三方平台），保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。

合同文本与分发

签署完成后，业务部门收回对方签署的合同原件（至少2份，双方各执1份），同时扫描存档电子版；

将合同文本分发至法务、财务、档案管理等相关部门，同步更新《合同登记台账》（见“三、管理表格示例”）。

（四）合同履行阶段：动态跟踪，保障权益实现

履行进度跟踪

业务部门指定专人负责合同履行跟踪，建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交付时间、验收日期、付款进度）的完成情况；

对逾期未履行或履行不符合约定的，及时向对方发出书面催告函（通过快递留存签收记录），并启动违约处理程序。

变更与解除管理

合同履行过程中如需变更（如标的、数量、价款等），双方应签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及后续影响，经原审批流程审核后签署；

需解除合同的，应协商一致签订《合同解除协议》，约定解除后的责任承担（如已付款项返还、损失赔偿等），避免单方面解除导致法律纠纷。

验收与结算

按合同约定组织验收（如产品验收需提供质检报告，服务验收需提交成果物清单），验收合格后由双方签署《验收确认书》；

财务部门根据《验收确认书》及合同约定支付款项，同时要求对方开具合法合规的发票（如增值税专用发票/普通发票），发票信息需与合同主体一致。

（五）合同归档阶段：规范管理，便于追溯查询

资料整理与分类

合同履行完毕或终止后，业务部门将合同及相关资料整理归档，包括：合同正本、审批表、变更/解除协议、验收单、付款凭证、往来函件等；

按合同类型（如采购、服务）及签订时间分类，标注“合同编号+签约方名称+签约日期