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企业软件正版化自查报告及改进措施

一、引言

在当前数字化转型加速推进的时代背景下，软件作为企业核心生产力工具与业务支撑平台，其合规使用与知识产权保护已成为企业可持续发展的重要基石。企业软件正版化不仅是遵守国家法律法规、规避法律风险的基本要求，更是保障信息系统安全稳定运行、提升企业核心竞争力、树立良好社会形象的内在需求。为全面摸清我司软件资产状况，强化软件版权管理，消除潜在风险，特组织开展本次软件正版化自查工作。本报告旨在总结自查过程、分析发现问题，并提出针对性的改进措施，以期构建长效管理机制。

二、自查工作概述

（一）自查组织与范围

本次自查工作由公司信息技术部牵头，协同法务部、财务部及各业务部门共同组成专项自查小组。自查范围覆盖公司所有办公场所、数据中心及远程办公终端所安装和使用的各类商业软件，包括但不限于操作系统、办公自动化套件、设计类软件、工程类软件、安全防护软件及各业务系统相关的支撑软件等。

（二）自查依据与方法

自查工作严格依据《中华人民共和国著作权法》、《计算机软件保护条例》等相关法律法规，以及公司内部《软件资产管理规定》等制度文件。主要采用以下方法：

1.软件资产盘点：对各部门及服务器的软件安装情况进行全面摸底登记，包括软件名称、版本、安装位置、数量等信息。

2.授权文件核查：收集整理公司已采购的各类软件授权证明、采购合同、许可协议等文件，核对授权范围、授权期限及授权用户数。

3.安装使用比对：将实际安装使用的软件数量、版本与持有的有效授权进行逐一比对，筛查超授权使用、未授权使用等情况。

4.员工访谈与问卷：通过与部分员工代表访谈及发放匿名问卷，了解员工对软件正版化的认知程度及日常使用习惯。

三、自查发现与分析

（一）整体合规情况

通过本次全面细致的自查，总体来看，公司在软件正版化方面具备一定基础，核心业务系统及主要办公软件基本实现了正版化。大部分员工能够意识到使用正版软件的重要性，并在日常工作中自觉遵守相关规定。

（二）主要问题与不足

尽管整体情况尚可，但自查过程中也发现了一些不容忽视的问题，主要体现在以下几个方面：

1.部分非核心软件存在未经授权使用现象：在一些专业设计、辅助分析工具以及小众行业软件方面，发现少量员工因工作便利或旧有习惯，自行安装了非授权版本。部分软件虽已停止主要使用，但未及时从终端卸载，形成潜在风险。

2.软件授权管理不够精细化：部分软件授权信息分散在不同部门或个人手中，未能形成统一的台账管理，导致对授权到期日、授权用户数、升级维护服务等关键信息的掌握不够及时准确，存在授权浪费或过期未续的风险。

3.软件资产全生命周期管理存在短板：从软件的采购申请、审批、安装部署，到日常使用监控、版本更新、直至最终卸载退役，缺乏一套闭环的管理流程。对于软件安装的审批权限控制不够严格，存在一定的随意性。

4.员工软件正版化意识仍需提升：虽然多数员工知晓正版化要求，但对使用盗版软件可能带来的法律风险、信息安全隐患（如恶意代码、数据泄露）认识不够深刻。部分员工认为“小软件”、“试用版”无关紧要，未能充分认识到其潜在危害。

5.缺乏常态化的监督检查机制：以往软件正版化工作多以阶段性检查为主，未能形成常态化、制度化的监督与审计机制，难以实时发现和纠正违规行为。

四、改进措施与行动计划

针对本次自查发现的问题，为切实提升公司软件正版化管理水平，特制定以下改进措施：

（一）强化组织领导与制度建设

1.明确管理责任：进一步明确信息技术部作为软件正版化工作的归口管理部门，各业务部门负责人为本部门软件正版化第一责任人，确保责任落实到人。

2.完善制度体系：修订并完善《公司软件资产管理办法》，细化软件采购、授权管理、安装使用、日常维护、报废处置等各环节的管理规定，使软件管理有章可循。

3.建立正版化工作长效机制：将软件正版化工作纳入公司常态化管理，定期召开工作会议，研究解决存在问题。

（二）规范软件资产全生命周期管理

1.建立统一软件资产台账：立即组织对现有软件授权进行全面梳理、登记，建立公司级软件资产动态管理台账，详细记录软件名称、版本、授权类型、授权数量、授权期限、采购信息、安装位置、责任人等关键信息，并指定专人负责维护更新。

2.严格软件采购与授权管理：推行软件集中采购制度，所有商业软件采购必须通过正规渠道，并履行严格的审批流程。加强对授权文件的集中归档管理，确保授权的真实性和有效性。对即将到期的授权，提前预警并及时办理续期或采购手续。

3.规范软件安装与卸载流程：严格执行软件安装审批制度，禁止未经授权私自安装软件。推广使用标准化操作系统及办公软件镜像，从源头上控制非授权软件的安装。定期组织对冗余、过期或不再使用的软件进行清理卸载。

（三）提升员工正版化意识与技能